淺談檔案管理中的電子檔案管理

吳垠

摘要：電子檔案在人們的日常生活和工作中起著非常重要的作用，通過電腦傳輸和保存記錄一些內容，實現電子檔案的存檔。因此，做好檔案管理工作，也要把電子檔案管理工作做好。而現如今，電子檔案管理工作中仍然存在很多問題，例如電子文檔在管理中很容易遭到破壞，無法保障安全。因此，我們針對完善電子檔案管理工作的方法做出討論，加強安全保障。

關鍵詞：電子檔案;管理;安全性

現如今，全球化全面發展，我們進入了一個全新的信息時代，電子檔案的管理對于檔案管理工作來說是重中之重的。電子檔案管理工作已經取得了一定的發展，但是仍然存在著一些不足之處，電子檔案雖然方便接收他人的信息但卻容易被更改，數據容易丟失，不夠安全。因此，我們應當發現存在的問題，裨補闕漏，才能有所廣益，最終提升電子檔案管理的水平。

一、電子檔案管理對于事業單位的重要性

（一）電子檔案管理用于存檔各類信息，更加的系統全面，充分利用現如今的信息技術，更加的方便快捷，用戶的信息在網絡中可以實現共享，更加方便查詢和利用，為社會和生活提供了更方便，更優質的服務。

（二） 之所以要加強電子檔案的管理，正是因為傳統的紙質檔案保存方式沒有電子檔案的保存方便和高效。電子檔案走向信息化，網絡化，緊跟現代信息技術的發展，使得日常生活中對于電子檔案的管理以及應用更加方便快捷。

（三）最近幾年，全國各項設施基本完善，檔案管理工作水平也逐漸提升，但是生活中，社會上有很多的檔案管理工作，數量增加促使傳統的檔案管理工作不在那么簡單。因此我們需要發展電子檔案的管理，可以在原有基礎上減少很多的工作量，然后更加高效地實現檔案管理水平，提高檔案管理工作效率。

二、電子檔案管理現存的不完善之處

電子檔案作為現代化社會中新興產業，仍然存在很多有待改進的地方。電子檔案可以有效的儲存大量信息，方便快捷，但是它本身還具有一些安全隱患等問題。

（一）高度樹立電子檔案管理工作的意識

現如今，電子檔案管理工作屬于新興產業，接觸電子檔案管理的工作人員，對于它的認識還有些不足，對電子檔案的重視程度也不夠深，這是因為長期以來大家都是利用紙質檔案存檔，對于兩者的不同，可能存在誤區。一些基層管理工作人員可能還沒有認識到從紙質檔案管理到電子檔案管理工作的不同之處，思想觀念還沒有形成，意識不夠強。對于網絡化，信息化的電子管理重要性認識不足。有一些部門認為檔案管理工作不是作為主要工作，就沒有指派專人或者用心的去管理，以至于電子檔案管理工作沒有條理。

（二）很難確保電子檔案的初始完整性

電子檔案很容易更改和操作，因為文件的本身就具有很高的分離性。檔案的管理人員或者是技術人員可以查看檔案信息，共享等數據信息，也就造成了信息的發散和不完整。因此，電子檔案很容易被修改和復制，多次的傳遞查看更改就會和原來的存檔不一致，最終電子檔案和原始存檔的內容有些不同，就無法確定檔案的真實性和完整性。

（三）存在安全性隱患

現如今是一個全球信息化網絡時代，網絡的使用范圍很廣，使用人很雜，這也就導致了很多文件，電子文檔在網絡上很多人可以查看和轉發，所以電子文件的初始的安全性存在很大的隱患。電子檔案的存儲空間很大，但是調理卻不是很清楚。電子檔案管理工作中，能夠實現文檔和重要數據的備份但沒有明確的規定，哪些文件要以什么樣的方式保存。除此之外，電子檔案隨意放置不夠規整，文件可能存在U盤中，也可能在硬盤里，對比之前紙質檔案的存檔都是條理清楚的放置，而且電子檔案也很容易被檔案管理工作人員以外的人查看或者拷貝，安全性存在很大隱患。

（四）管理的標準化有待加強。

電子檔案管理應該將實現標準化管理作為基礎，檔案管理部門應該加強檔案管理工作，多加指派相關工作人員，做到系統化，標準化，全方位管理。有些部門沒有將電子檔案管理工作納為重要工作安排，從部門的集體利益處罰統籌發展，以至于電子檔案管理工作零散雜亂，各行其是，電子檔案管理工作也不能夠得到發展。

三、實現電子檔案管理的可行計策

電子檔案管理工作作為新興產業，管理方式和對象與之前的傳統的檔案管理工作有很大的差異性。因此我們應該根據電子檔案管理工作的特點，因材施教，完善電子檔案管理的一些有效，可行的對策，制定出電子檔案管理相適宜的管理制度。

（一）有效建立電子檔案硬件系統

電子檔案首先是由電子文件組成的，因此，我們首先應該針對電子文件的保存做出相應對策，那就是加強硬件系統的設施管理，擁有一個穩定功能齊全的硬件存儲設備是電子檔案管理的核心基礎。硬件設施的建立需要考慮到溫度環境適宜，采用磁帶，光盤，數據熱備份等多種方式，做好電子檔案，長期保存的充分準備。而且電子數據的完整性和原始性非常重要，因此需要建立安保措施設置進入和使用的方式，防止被隨意查看和刪改，盡可能的保證電子文件的存儲安全。

（二）增強存儲信息的安全性。

電子檔案管理最重要的就是要保證檔案的私密內容，檔案管理部門首先要樹立安全保障意識，注重檔案信息的隱私，也不可監守自盜。采取現代化網絡安全技術，利用加密，防火墻等多方面手段，保護電子檔案信息的安全。除此之外，采取有效的方式將電子檔案進行統籌管理，方便查看和存檔。電子檔案管理部門的工作人員應該不斷的探索實踐，最大化的完善電子檔案管理體系。

（三）大力開展電子檔案的整理工作

電子檔案大多數是具有保存意義的，因此我們要系統化的對電子檔案進行歸納和整理。與傳統的檔案整理不同的是，電子檔案整理主要是將各類介質進行整理，對于接收到的電子文件進行分類編排，然后備份便于以后查詢使用。同樣的，建立和完善電子檔案管理制度相當重要，相關工作人員應該按嚴格按照規定，規范管理制度，結合實際情況和實際操作對電子檔案進行分類整理。同時也可以設置電子檔案管理工作各個環節的責任人。有各個責任人負責自己的部分，哪個環節出現問題更加方便查找和改正。

（四）提高工作人員的職業素養

首先，作為一名檔案管理的工作者，要有明確的檔案管理基本意識，要有高度的責任感和熱心。履行崗位職責，整理歸納檔案要具有職業道德，保證公平公正，保密周到。除此之外，新時代電子檔案管理的靈活性更強，要求電子檔案管理工作人員要學會整理歸納各項數據材料，對于計算機網絡的熟悉程度要加強。最重要的一點，工作人員的個人素養要提高，將檔案管理工作作為一個認真的工作，維護電子檔案的公正性，權威性，私密性。公平公正，不以權謀私。同時也要加強自我建設，在自己原有的水平和基礎上，豐富自我，靈活掌握計算機技能，并將其運用到電子檔案管理中。另外，部門領導可以設置一些檔案管理工作人員的培訓課，加強工作人員的各項素質，培訓工作技能。

四、結束語

電子檔案管理工作是單位蓬勃發展的基礎保障工作，順應當今信息時代的發展，有效地利用電子檔案，不斷提升電子檔案管理工作的可行性。

參考文獻：

[1]王曉偉.淺談數字檔案管理制度的完善[J].科技創業家，2011（01）.

[2]曹崢.電子檔案管理的現狀與解決之道探討[J].中國科技縱橫，2011（10）.

[3]夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部（下半月），200908-31.