簡析企業(yè)檔案管理社會化問題

魏麗麗

摘要：隨著國際經(jīng)濟一體化進程的推進，國內企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，而企業(yè)生存的環(huán)境也越來越復雜。企業(yè)要想在行業(yè)中處于發(fā)展優(yōu)勢，除了要不斷強化營運能力擴大經(jīng)濟效益，還要做好內部管理如項目與文書檔案管理工作，充分利用企業(yè)外部社會資源及其專業(yè)人才、技術與設備來提高檔案管理效率來提升企業(yè)競爭力。但從當前部分企業(yè)檔案社會化管理過程中暴露出的問題來看，還需要不斷完善與強化。鑒于此，檔案相關管理人員還需要提高重視與認識，找出解決問題的有效措施，并針對性的開展討論與研究。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理;社會化;必要性;可行性

檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的重要資料，因此對提供歷史依據(jù)促進企業(yè)發(fā)展具有重大、積極的作用。而企業(yè)檔案管理社會化是近年來出現(xiàn)的全新理念，也代表了企業(yè)檔案管理工作模式的突破與變革，主要是指企業(yè)檔案資料管理工作采用集約、集中或外包的方式，利用先進、完善的社會化管理制度來提升企業(yè)檔案管理效率與質量，為企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展夯實基礎。

一、企業(yè)檔案管理社會化的優(yōu)勢

（一）有效控制管理成本、提高資源利用效率

企業(yè)檔案管理社會化可以有效實現(xiàn)企業(yè)利益最大化，一方面，企業(yè)以外包的形式將檔案管理工作交付給第三方，承接該業(yè)務的組織或個人則對企業(yè)檔案開展專業(yè)化、規(guī)范化的管理，使得整個檔案管理工作更加科學合理。而近年來隨著承接企業(yè)檔案管理的中介機構數(shù)量規(guī)模不斷擴大，更多的企業(yè)也逐漸采用這種檔案管理模式，從而節(jié)約了可觀的管理成本。另一方面，檔案管理外包還能實現(xiàn)資料管理的透明化，快捷化，相關人員可以隨時調取所需資料。而從企業(yè)經(jīng)營的角度來說，雖然外包檔案管理不能直接為企業(yè)創(chuàng)造價值，但通過將檔案管理工作逐步精細化，是一項低投入高回報的管理措施。

（二）有利于資源優(yōu)化配置科學性的提高

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷完善，企業(yè)與員工之間的關系轉為聘用制，盡管這種勞資關系極大的促進了人才的合理流動，但對于企業(yè)檔案管理來說卻增加了難度，而社會化的企業(yè)檔案管理能很好的解決這一矛盾。首先，企業(yè)檔案管理社會化實現(xiàn)了相關管理工作的精細化，在借助外部資源為企業(yè)提供專業(yè)性的服務，有效的減少了此項工作的難度與工作量，減少了企業(yè)內部設置的檔案管理專人專崗，并將此處節(jié)約的資源投放到其他部門及崗位中，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。其次，企業(yè)檔案管理社會化的實施還充分利用了外部檔案管理機構，促使社會資源被有效利用，這也是當前新形式下時常經(jīng)濟所提倡的資源配置能效最大化的宗旨。

（三）為社會提供更多機會

企業(yè)檔案管理社會化不但可以切實實現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化，該需求還可以為社會提供更多的創(chuàng)業(yè)機會與就業(yè)崗位。盡管檔案管理一直以來都屬于企業(yè)內部管理的范疇，但隨著檔案管理社會化理念的提出，近年來出現(xiàn)了越來越多的檔案管理機構組織，而部分高校也開始注重培養(yǎng)相關專業(yè)人才。此時企業(yè)利用社會化的檔案管理機構及其提供的人才、技術與設備，增強了自身的檔案資源利用效率，與此同時，檔案管理機構也獲得到長足的發(fā)展動力，進一步滿足市場需求。

二、企業(yè)檔案管理社會化問題完善途徑

企業(yè)要想進一步做好檔案管理就要加快實現(xiàn)社會化，致力于企業(yè)檔案社會化管理效率與科學性的提升，在切實控制企業(yè)檔案管理費用的前提下，優(yōu)化企業(yè)資源配置，打造企業(yè)核心競爭力。具體完善途徑包括以下幾點：

（一）通過宣傳強化檔案管理意識

檔案管理社會化進程中，為了提升對檔案管理工作及相關工作人員的配合意識，以及強化檔案管理工作的效率，必須擴大對相關工作的宣傳。不但要在企業(yè)內部普及檔案法，還要通過具體的案例與事件來廣泛宣導，讓全體員工了解到檔案管理的重要性，以及開展檔案管理社會化的重大意義，從而積極配合檔案社會化管理系列工作，并為后續(xù)工作的有效開展提供有力支持。

（二）對檔案管理手段積極創(chuàng)新

要想進一步提高檔案管理水平，就要順應時代、科技的發(fā)展趨勢，摒棄傳統(tǒng)落后的管理思想并用于創(chuàng)新、變革。具體來說即通過引入先進的管理思想與技術，以當前發(fā)展成熟的網(wǎng)絡信息技術為核心構建企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫平臺，對數(shù)據(jù)規(guī)模龐大的檔案開展科學、高效的管理。另外，積極創(chuàng)造利于開展數(shù)字化檔案管理的軟環(huán)境，在電子檔案管理過程中要求相關管理人員具備一定的理論知識與實際操作能力，以此來為檔案管理的高效化提供保障。最后，不斷關注該領域的先進技術與理論知識，緊跟時代發(fā)展，切實解決當前企業(yè)檔案管理社會化中的存在的問題。

（三）集中統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理社會化是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定程度后的必然產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式相較，具有更加突出的優(yōu)勢。傳統(tǒng)管理方式下由于缺乏先進技術與正確的管理理念，極易形成管理混亂無序的不良現(xiàn)象，檔案管理的質量與效率也就無從談起。而現(xiàn)代化集中統(tǒng)一式的檔案管理模式下，則可以充分利用社會管理機構的專業(yè)性與技術、設備上的優(yōu)勢，切實提高企業(yè)檔案管理質量，更加專注于檔案的管理，切實增強企業(yè)的發(fā)展效應。

（四）推動檔案管理社會化相關法治建設

不但要加快企業(yè)外部檔案管理機構建設進程，促使通過檔案管理及其信息服務質量的提高，還要注重推動相關法律規(guī)范的構建，為行業(yè)規(guī)范、企業(yè)需求提供有力保障。市場經(jīng)濟不斷完善的當今，以法律制度來規(guī)范與約束行業(yè)行為，在推動企業(yè)檔案管理社會化進程中也需要完善、合理的法律法規(guī)的護航。尤其是企業(yè)檔案涉及到企業(yè)機密與員工的勞動權益，就更加需要加快相關法律制度的構建。在這個方面的建設上，無論是政府有關部門還是企業(yè)本身，都需要積極轉換理念，善于向國內外擁有優(yōu)秀管理經(jīng)驗的組織機構學習、借鑒，在推動我國企業(yè)檔案管理社會化進程中更加快捷、高效的實現(xiàn)目標。

（五）完善檔案社會化管理制度

企業(yè)檔案不但包含企業(yè)運營基本信息、員工資料，還涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)、管理、營銷以及科研等內容，是企業(yè)擁有的重要無形資產(chǎn)，也是企業(yè)在行業(yè)市場中打造核心競爭力的關鍵。因此，企業(yè)在將這些重要機密的檔案管理工作移交至社會管理機構時，必須要制定完善、健全的約束機制與管理制度來限定社會管理機構的行為，不但要維護檔案管理的完整性，更要提供安全保障。企業(yè)要基于檔案社會管理機構的特性來全面分析機構的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)管理實力，持續(xù)優(yōu)化檔案管理制度并嚴格執(zhí)行，促進檔案社會化管理機構能夠更加全面、有效的發(fā)揮職能。

三、結語

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)每一個發(fā)展歷程的憑據(jù)，為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供歷史依據(jù)與決策參考，因此企業(yè)檔案管理工作具有十分重要的意義。而在新時期下企業(yè)檔案管理要遵循社會發(fā)展的趨勢，積極創(chuàng)新拓展適應社會經(jīng)濟不同時期的需要，并將新的技術、理念充分融入到企業(yè)檔案管理中，有效提升管理的效率與水平。另外，檔案管理人員也要給予足夠的重視，規(guī)范化檔案管理流程，以先進的檔案管理技術推動企業(yè)有序、健康的發(fā)展。

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