新形勢下國有企業技術資料檔案管理工作探討

柳芃燁

摘要：現代化的科學技術水平和經濟水平的提升使得我國的企業檔案管理工作必須要隨著時代的進步而進行本質上的改革創新。促使企業檔案管理工作的進行能夠在辦公自動化的情況下，將電子文件的管理和紙質文件的歸檔同時進行，建立起一種科學的信息管理體系，從而有效實現雙軌制的工作方式，促進我國企業檔案管理工作的科學性和合理性。為了實現這一目標就需要建立適合的制度，對相關的人才進行技術性的培養，從而促進企業檔案管理工作穩定發展。

關鍵詞：新形勢;企業;檔案管理工作;途徑

一、 檔案管理工作的重要意義

在新時期下檔案的管理工作也發生了重要的變化，檔案在單位的發展過程中的作用越來越明顯。因此，必須要做好檔案的管理工作，使檔案資料能夠更好的為單位的建設和發展服務。檔案資料是對單位歷史的真實記錄，從檔案資料中單位的決策者可以充分了解單位的發展變化情況，從而能夠制定出相應的對策措施，以促進單位的各項事務的發展。同時，完善、規范的檔案資料可以為單位的決策者提供重要的依據，為單位的長遠規劃發展創造條件，對提高單位的競爭力有重要的作用。在新的歷史條件下，更要更新檔案的管理形式，充分發揮檔案管理的功能與效應，使檔案管理為單位的發展提供有利的證據，因此，作為一名檔案管理工作人員也要更新管理理念，采用多樣化的檔案管理手段，充分發揮檔案管理的作用，為提升單位的整體形象服務。

二、企業檔案管理現狀

（一） 一些規模較小的企業沒有專門的檔案管理部門

對于一些小企業來說，一般都不怎么重視在經營過程中形成的檔案資料保存。甚至有的小企業認為檔案資料可有可無。這一方面是由于管理人員的管理思想淡薄，管理理念松懈。另一方面是由于這些小企業的信息化程度不高，規模不大，還有就是資金有限設備不完善。在小規模企業中，對管理工作的投入力度有限，不能夠通過現代化的方式來進行管理，只能通過“手工+電腦”或“手工+人力”，但是在信息化高度發達的今天，僅僅依靠手工很難全面的完成檔案資源管理。而一些有專業的管理部門的小企業更是少之又少，導致它們在保存、整理檔案等方面也很難達到要求。

（二）管理辦法不合理，管理體系不規范

檔案管理的制度化、規范化是檔案管理工作的基礎。在目前的企業檔案管理來看，我國的檔案管理工作還處于相對落后的狀態，主要還是依靠手工的傳統方法來完成檔案管理。在工作中，檔案內容不準確、不完整也是較為常見的現象。此外，檔案管理體系也存在問題，管理人員缺乏專業知識，綜合素質不是很高，在管理制度方面，缺乏完整的規章制度，缺乏制度保障，使管理人員無法完全遵從其制度。這樣不僅浪費了大量的人力物力，也大大降低了工作效率。

三、我國企業檔案管理工作現存的問題解析

（一） 很多企業不重視檔案管理工作

有很多企業在實際發展的過程中，只是注重對自身經濟效益的提升，而忽略了檔案管理工作的重要意義。檔案管理工作是對一個企業發展歷程的記錄和總結，一個優秀的領導者會根據之前的發展趨勢來進行企業發展經驗的總結，將一些雷區有效地避免開。但是大部分企業領導人認為發展的眼光應該是向前的，這樣使得經濟利益和眼前利益作為重要關注點，就造成了對企業檔案管理工作的忽視。一旦企業在前進的過程中出現問題，無法在第一時間啟動應急預案，會帶來較大的經濟損失。

（二） 企業檔案管理工作的制度不完善

由于企業檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對于其工作步驟的控制往往也會出錯。一般來說，大部分企業并沒有建立一套完善的企業管理工作制度，對于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實缺乏一定的系統性和科學性。有的甚至會在資料整理的過程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對于檔案的收集不全面，這些現象的發生都表明了我國大部分企業的檔案管理工作制度并不完善，是一個亟待解決的嚴重問題。

四、新形勢下完善企業檔案管理工作的措施

（一） 加強企業領導對企業檔案管理工作的認識

讓企業領導發揮出在檔案管理工作中的重要性，就需要從以下幾個方面入手：1.企業領導要重新全面認識檔案管理工作的作用，特別是在新形勢下企業面臨重組和改革問題時，企業檔案管理人員的重組和改革時，其人員的配置和機構的設置對將來檔案管理工作有著十分重要的作用，使其能夠充分發揮其職能。2.企業領導要起到先鋒模范作用，引導相關檔案管理人員轉變思想觀念，不論是管理能力還是責任意識要有很大的提升，保證企業檔案管理隊伍建設，能夠不斷推動企業檔案管理工作，幫助開展企業生產經營工作。

（二）完善檔案管理的各項規章制度

在傳統的檔案管理工作中人們的思想觀念比較落后，把檔案管理看成是一項可有可無的工作，也沒有專門的檔案管理人員，即使有檔案管理員也是兼職的，致使檔案管理工作不規范，同時，檔案管理的規章制度也不健全，不能發揮檔案管理的應有作用。隨著社會的不斷發展和進步，檔案管理工作越來越受到重視，并且檔案管理在單位的各項事務中的作用也越來越明顯。因此，人們逐漸意識到了檔案管理工作的重要性。另外，為了規范檔案管理，各單位也制定了完善的檔案管理規章制度，使檔案管理工作有章可循有制度可依。檔案管理規章制度在制定時要根據本單位的實際情況進行，從檔案的人員分配、檔案工作的主要內容、對檔案工作的具有要求、檔案管理的軟硬件設施等方面進行管理，使檔案管理工作的制度能夠滿足社會形勢的需求。

（三） 將現代信息技術與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設

我們進入信息化時代，將檔案管理工作和現代信息技術相融合，能夠有助于企業檔案管理體系建設。這就需要不斷更新傳統檔案管理的工作觀念，實現信息化技術的管理方案，對傳統不適應的手段和方法要進行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開發現代信息技術在企業檔案管理工作中的應用，檔案管理和利用的價值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評估體系，能夠更好地服務于企業的發展和進步，促進企業獲得更高的經濟效益。

（四）提高檔案管理人員的專業化水平

在傳統的檔案管理過程中對檔案管理人員的要求也不是很高，甚至有些單位的檔案管理人員都是兼職的，因而造成檔案的管理水平也不是很高，檔案管理工作不規范，不標準。而在信息化的檔案管理形式下，對檔案管理人員的要求比較高，不僅要求檔案管理工作的標準化、專業化、規范化，也要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，能夠適應新形勢下的信息化發展的要求，能夠利用計算機對檔案資料進行信息化的管理。

五、 結語

在新形勢下隨著信息技術的發展，各單位要探索檔案管理的信息化之路，推進檔案管理工作的信息化進程，以規范檔案的管理工作。在新形勢下檔案管理是事關單位的發展和進步的大事，通過對檔案資料的規范化管理，以保證檔案的真實性與完整性，提升檔案的利用率，為更好的做好各單位的人員管理和經濟活動奠定基礎。

參考文獻：

[1]姜福寧.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].黑龍江史志，2015（09）.

[2]馬金花.新形勢下檔案管理工作隊伍的建設與完善策略[J].人力資源管理，2015（06）.