探究信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法

摘要：檔案管理數據體量大，且有較高的冗余度，在實際的管理過程中易出現(xiàn)檔案數據丟失、準確性不足等問題。信息化時代下，大數據技術的應用為檔案管理提供了更多的可能。基于此，文章主要論述了提升檔案管理水平重要性，并探究了其中的策略與方法。

關鍵詞：信息化時代; 檔案管理; 管理水平; 策略

引言

檔案管理的信息化建設可在切實性強化檔案管理效率的同時，為企業(yè)的決策提供可靠的數據信息支持。信息技術的不斷發(fā)展與進步，使得檔案管理能夠與人力資源管理、財務管理等集為一體，從而使得企業(yè)的各項決策更加合理化。

一、基于信息化時代提升檔案管理水平的重要性

檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展息息相關，由如下幾點可以看出：一、提升檔案管理工作水平，能夠完善人員對于檔案的認知，可逐步提升職員的數字化應用能力，從而就所需要的檔案信息進行準確的收集與歸檔整理;二、使得檔案信息的查詢工作更加的便捷，便于就檔案信息的處理與利用，也方便了后期的電子檔案維護工作;三、檔案管理的信息化建設，擴大了信息及數據的容納量，能夠規(guī)避因資源匱乏、冗余而致使的檔案資源浪費。

二、信息化時代如何有效提高檔案管理水平

（一）恰當規(guī)劃系統(tǒng)性的檔案管理流程

其一、做好相應的準備工作，基于一系列信息數據加以綜合性的分析，深入化分析檔案的立卷、組卷等程序，進而明確基于不同的分類方式所對應的相關問題，并進行有針對性的優(yōu)化處理。將檔案來源作為管理的重點內容，以上級檔案管理中心所下達的指令作為標準依據，就檔案的來源加以準確的歸類。

其二、信息采集完成后，需及時將相關的材料傳遞給相關的部門，就檔案序號加以標注，并展開統(tǒng)一的立卷管理。然后通過信息化管理部門實現(xiàn)歸類，構建起綜合性的檔案信息庫，確保檔案分類的準確性，如此，初步的檔案管理工作便完成了。

其三、以檔案信息的重點內容作為依據，歸納出具有總結性的標題，這也是為了便于后期查詢工作的開展，從而減小檔案分包管理的任務量。與此同時，也需要再次審查檔案的完整性及準確性，重點探究其的來源。

（二）注重入庫管理的數字化建設

在展開實際的入庫管理工作時，首先需要分析檔案的類別。檔案入庫前需要依據文檔類型的不同，從而構建與其相對應的文檔保密盒子，舉一個簡單的例子來看，待處理文件、歸類成卷文檔二者便分屬不同的類型，在管理時也需要區(qū)別對待，切不可“混為一談”，從而影響到后期的檔案查詢效率。具體來看，應當以統(tǒng)一化作為基本的入庫管理原則，就所收集到的檔案做好相應的分類處理。

檔案管理水平的提升，應當恰當的應用數字化管理方式，就檔案信息加以編目，為之后的查詢工作提供支持。在完成的例卷管理步序之后，便需要開展數據庫的管理工作，我們需要基于管理部門不同的管理需求，從而針對檔案數據庫的應用信息進行合理的標定。在進行包括刪除、查詢、傳輸等在內的一系列信息操作時，需要注重其中的維護工作，進行批量掛接。

（三）架設信息化管理程序

1. 構建用戶友好的檔案管理信息化界面，以簡潔明了作設計原則，使檔案管理工作者易于操作。要求檔案管理者具備基本的計算機硬件及軟件知識，以自身的熟練度高低為依據選擇相應的處理系統(tǒng)。系統(tǒng)選用的不同，工作效果也是不一的，就拿windows xp、service2017這兩個系統(tǒng)來看，二者均可以實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化管理，但二者對于新手的友好程度卻不同，一般而言，前者更加易于新人操作。

2. 定期的升級檔案管理軟件，企業(yè)應當順應時代的發(fā)展潮流，及時的更新自身的檔案管理軟件，以提升工作效率，與此同時，也需要做好相關設備的維護工作。需要始終保持創(chuàng)新型的檔案管理理念，能夠立足于長遠角度進行整體的系統(tǒng)設計。在進行實際檔案管理時，可以權限分明原則作為一項有效的依據，從而就各個部門所對應的工作內容加以確定，比如，負責統(tǒng)計報表、數據的部門，便應當依據類型、時間及文檔等格式完成香櫻的數據化管理;而負責借閱管理的人員，重點需要核實用戶的身份信息，并基于文檔類型展開相應的收歸管理。

3. 依托bs結構進行系統(tǒng)架構設計。在操作界面的設計上簡潔應當以簡潔大方為主，能夠使操作者快速的找到自己所需要的應用程序，縮減瀏覽器的啟動時間，并依據服務器數據庫相對應的針對性設計原則，把相關的操作指令寫入服務器之中，與云端計算及其他的云端服務功能相配合，實現(xiàn)多種功能層級的有效鏈接，力求做到在保障分析層次用戶需求的同時，滿足執(zhí)行層次用戶的相關需求。舉個例子來看，依托于SQL server數據庫系統(tǒng)直線就整個檔案管理工作的分析。一個后臺數據庫能夠與12個瀏覽器建立起的鏈接，能夠大幅度提升瀏覽器服務的效率與質量。

4. 系統(tǒng)設計時需要考慮到檔案的銷毀問題，特別是對于數據量將為龐大的企業(yè)而言，在長年累月的檔案數據累積下，信息是“海量”的。那么，對于一些“老舊”的檔案信息便可進行選擇性的銷毀工作，從而防止冗余信息的產生，造成儲存資源的浪費現(xiàn)象。在具體的處理時，需要展開全方位的核實，保障目標銷毀卷宗是“無價值”的，且不會影響到現(xiàn)階段各個部門的工作、包括上級的優(yōu)化決策工作。

三、結論

綜上所述，信息化時代的當下，各行各業(yè)的檔案管理越來越追求高效率、高質量，提升檔案管理水平對于行業(yè)的進步與企業(yè)的發(fā)展是至關重要。由此，我們應當從實際問題出發(fā)，善于運用當下的信息化技術，及數字化工具，選擇恰當的優(yōu)化路徑與方式，不斷的提升檔案管理水平，從而順應時代發(fā)展的需求。

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作者簡介：

王超（1988.06-）男，民族：漢，籍貫：山東濟寧，學歷：本科;職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。