辦公室人員如何做好行政管理工作

周永國

摘要：近年來，行政辦公室已逐漸成為體現單位綜合服務能力的機構，并成為其核心部門之一。因此，行政辦公室更要充分發揮出其在行政管理工作中的作用，通過不斷提升自身工作的質量水平，更好促進單位綜合行政能力的提升。但是目前我國大部分行政辦公室在進行行政管理工作時都存在著或多或少的問題，導致行政管理工作難以發展，行政管理質量參差不齊。為此，如何在新時代背景下做好行政管理工作，也成為辦公室相關工作人員急需思考與改進的重點內容。

關鍵詞：辦公室行政管理;問題;對策

一、辦公室行政管理工作概述

（一）含義。行政辦公室是處理單位各部門日常行政事務的重要機構，在整個行政管理過程中，有著承上啟下的作用，更是被稱為維持單位運作的中樞機構。辦公室行政管理工作主要包括會議管理和事務管理。會議管理涵蓋會前籌備，即會議策劃和會議籌備;會中服務，包括做好會議接待和現場服務、收集編發會間信息、會議管理控制等;會后服務，包括清理會場與送別、決算會議經費、收集整理文件資料、落實會議精神和會議總結等。事務管理包括辦公環境管理、辦公室日常事務管理和專題活動等。

（二）主要特點。一是服務性。辦公室行政事務管理主要是對相關事務的管理，由于其工作內容所涉及的部門十分廣泛，所以通過加強各部門的聯系與對其日常事務的管理，從而能有效地將繁雜的信息進行統計歸類，促進單位綜合行政能力的提升，進而為單位管理者的決策服務。二是復雜性。由于其所涉及的部門多、包含的內容廣，從而也導致其工作內容十分復雜。三是困難性。就目前而言，辦公室行政事務管理皆具有任務重、工作時間長、發展目標不明確等問題，而這些問題也決定了開展辦公室行政事務管理的困難性。

（三）主要職能。一是助手職能。辦公室通過有效加強行政管理工作，可以更好地促進相關政策文件的實施與落實，從而實現促進單位綜合行政能力提升的最終目的。二是輔助決策職能。辦公室行政管理主要是通過對各部門日常行政工作的內容進行統計分析，并予以歸納，從而在繁雜的信息中篩選出正確精練的信息，進而有效降低領導者工作的壓力，同時為領導作決策提供必要的數據與資料支持。三是協調職能。辦公室是確保各級部門領導與工作人員緊密聯系的重要機構，通過加強二者之間的聯系，并通過對其工作內容進行系統的統計與分析，能更好地保證信息的真實性與準確性，促進單位行政管理工作效率的提升。四是宣傳職能。這是指通過對相關政策文件的宣傳與解讀，從而有效提升相關工作人員與廣大群眾對其的認識與理解。

二、目前辦公室行政管理工作存在的問題

（一）管理制度不夠完善。目前部分政府機構的發展與運行出現了一定問題，比如，在工作過程中秩序混亂、各個部門崗位職責劃分不清等現象的出現，這些都與管理制度不夠完善息息相關。同時由于管理制度的缺失，使得相關工作人員在工作過程中，容易出現自由散漫的工作心態，從而影響了辦公室行政工作的正常運行與開展，進而使得行政管理工作的效率與質量無法得到有效提升。

（二）管理水平相對落后。在辦公室行政管理工作過程中，由于部分工作人員所關注的只是自身工作范圍的事務，在工作中顯得過于被動，從而對工作過程中所出現的其他問題表現出一種漠視的態度。有時當領導對相關問題提出了一定的要求與指示，才會對其進行整改和優化。同時，有些辦公室人員缺乏管理藝術，導致各項工作協調與溝通不順暢，進而使辦公室行政工作的效能有待提升。

（三）相關管理人員的綜合素質較低。在辦公室行政事務管理過程中，由于部分管理人員與工作人員對于行政管理工作的重視程度不足、認識不夠，并且還由于相關工作人員的個人綜合能力與專業技能知識存在著一定的不足，從而導致行政事務管理的工作無法得到有效開展。例如缺乏對辦公室行政人員的專項技能知識培訓，政策認識和執行能力就無法跟進與提高，難以緊跟政策的調整與形勢的變化。

三、新時代背景下做好行政管理工作的對策分析

（一）完善行政管理制度建設。無論是單位還是企業管理過程中，制度始終是提升行政管理工作質量與效率的重要工作內容。因此，通過積極合理的手段構建完善的規章制度，就顯得十分必要。同時，在構建規章制度時，要根據行政管理工作的實際情況，制定符合政府或者企業自身發展狀況的規章制度。在制度落實過程中明確劃分責任，通過將責任落實到部門、落實到個人，從而更好地進行權責分配。最后要針對目前各部門所存在的問題進行全面系統考慮，根據工作性質和內容的變化及時調整制度，避免因制度陳舊或偏離而影響制度落實的科學性和合理性。

（二）提升行政管理人員綜合素質。相關部門要積極組織從事行政管理工作的人員，進行全面系統的教育培訓，包括專項培訓、外出學習、參與研討、論壇等多種形式，有效促進行政管理人員綜合素質的提升。同時通過系統的培訓，還能為其樹立正確的行政管理觀念，激發個人改進工作的熱情，通過正面的激勵幫助其增強工作的滿足感，提高工作的積極性和主動性。

（三）加強信息化技術在行政事務管理中的應用。隨著互聯網技術的更新換代，信息化技術被廣泛應用于各行各業。基于這樣的背景，積極將信息化技術應用在行政事務管理的過程中，可以有效促進辦公室行政事務管理質量與效率的提高。同時，由于行政事務管理本身具有一定的復雜性，通過應用信息化技術后，就可以將原本紛繁雜亂的信息數據進行系統的歸納統計，為有關政府部門提供準確、全面以及符合政府目前發展狀況的數據信息，從而有效促進政府綜合實力的提高與發展。

（四）合理對行政管理人員進行考核激勵。要想有效保證辦公室行政管理工作的有序進行，既要有一定的激勵機制，同時也要進行必要的考核量化。通過完善考核量化標準，規范行政管理人員的行為，明確崗位職責，對其工作的業績和貢獻進行價值評定。促使管理人員不斷改進工作方法，加強各部門行政管理過程中的溝通與交流，提升辦公室行政管理的質量與效率。

綜上所述，加強對行政管理工作的重視程度與實施力度，對保障政府或者企業的穩定發展與正常運行有著重要促進作用與現實意義。而且隨著中國特色社會主義進入新時代，行政管理工作所面臨的挑戰與困難也日益增多。因此，有效構建完善的行政事務管理制度，提升相關工作人員的綜合素質，加強信息化技術在行政管理工作中的應用，明確其自身定位，可以在滿足社會新的需求的同時，不斷推動政府或者企業的可持續發展與穩定運行。