事業單位檔案管理淺談

張繼峰

一、檔案的概念

檔案是指過去和現在國家機關、社會組織和個人在社會活動中從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，對國家和社會，保存備查的文字、圖表、音像及其它各種方式和載體的歷史記錄。簡單地說，檔案是原始的歷史記錄。

二、檔案的分類

1.從檔案的形成領域，可將檔案劃分為公務檔案和私人檔案兩類。對不同所有權的檔案，要按照檔案法規的規定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規定向國家檔案館移交;屬于集體或個人所有的檔案，其所有權的轉讓，一般要在自愿、合法基礎上進行。

2.從檔案產生的時間長短，可將檔案分為歷史檔案和現行檔案兩類。在我國通常分為中華人民共和國時期檔案和中華人民共和國建國前檔案兩大類。檔案是不同時代的產物，這種劃分對認識檔案的時代特點具有重要意義。

3.根據檔案內容性質可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經濟檔案、科學技術檔案、藝術檔案、宗教檔案等等。由于人們從事的專業不同，對檔案的需求都有專指性，這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

4.按照整理方法的不同，檔案可分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、圖形檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。

本文所述的事業單位檔案，一般是指文書檔案，它是在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。

三、檔案管理的作用

1.準確反映單位的發展歷程

檔案記錄著單位發展的歷程，單位的成立背景、何時成立、歷任領導、名稱變更、職責范圍等等都可以從單位的檔案中找到。

2.防患單位的秘密外泄

事業單位的檔案有一些涉及黨政機密，如果沒有科學的管理，隨意處置，極易造成泄密，從而帶來不可估量的損失或造成社會影響。

3.決策制訂的參謀和幫手

事業單位做決策、出方案，往往都要查找上級的一些文件作為支撐，并對以往發生的事件進行分析，如果沒有完整的檔案就無法進行。

4.單位宣傳的資料庫

事業單位需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，且宣傳資料真實可信，不需要臨時抱佛腳，到其他部門或單位去找，不僅打亂了正常工作，。

綜上所述，檔案管理工作既是對一個單位過去的一種有效記錄，減少檔案丟失、泄密的危險，又能夠反映當下的管理以及運行狀況，同時還能夠為日后單位的發展目標提供借鑒，并能夠為機構的發展提供強大的動力。

四、事業單位檔案管理中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分事業單位對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了，檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。事業單位檔案管理員基本沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，不能及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

3.檔案室硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案管理的一些設備缺乏，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

五、檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，要不斷提高檔案人員整體素質。一是要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。二是要普及相關學科知識，注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現代科技知識的學習，并靈活運用到實際工作之中。

（二）健全檔案管理制度。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。一是要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。二是要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。三是建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。四是制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

（三）改進和完善檔案功能。檔案記錄的內容必須全面、客觀、動態，因此對檔案的功能應進行正確定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留;二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

（四）采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

參考文獻：

行政事務人員技能考核培訓教材