新形勢下基層人事檔案信息化管理工作研究

王永輝

摘要：基層人事檔案管理的工作是人事管理中非常重要的一項工作，檔案信息已經變成了社會信息當中很重要的一部分。基層人事檔案是基層工作人員投身基層工作的真實記錄，對工作查考、職位晉升等具有十分重要的價值。本文主要對基層人事檔案管理存在的薄弱環節進行了分析，并提出了新形勢下基層人事檔案信息化管理的對策。

關鍵詞：基層人事;信息化;檔案管理工作

檔案作為信息資源，是歷史發展和社會實踐活動的真實記錄，也是各項管理和業務活動中取之不盡的信息源，是立足新時代、適應新形勢、取得新發展的重要參考和依據。基層人事檔案是對基層工作人員進行管理的重要載體，它關系到廣大基層人事人員信息保存安全問題，因此在基層人事建設事業中發揮著非常重要的作用。基層人事檔案主要是指基層工作人員日常工作以及投身基層黨建工作的真實記錄，其形式可以是各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的歷史記錄。在復雜的基層工作中，基層工作人員發揮了一定的先鋒模范作用。而基層人事檔案就是這些先鋒模范事跡的載體。因此，如何做好基層人事檔案信息化管理工作成為一個全新課題。

一、檔案信息化管理的特點

傳統意義上的檔案管理工作主要借助于人類的管理行為，對相關材料進行直至存檔，比較依賴人工工作模式，檔案管理工作效率較低。檔案信息化管理的顯著特點是借助于計算機、硬盤、U 盤等存儲介質及網絡，實現檔案資料的電子化和數字化，由于電子化、數字化具有易存儲、易提取等優點，可以使檔案管理更加透明化，檔案資料的安全性較高。檔案信息化管理可以使部分檔案資料可以被復制和分享，操作較為方便，可以為很多業務的辦理提供便利，更加突出檔案資料的價值，提高檔案文件的利用率。

二、基層人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高基層人事檔案資料的利用價值

基層人事檔案管理中有很多的資料和憑證，這些資料都是各項工作的重要依據，也是企業或事業單位做出決策的重要根據，提高檔案資料的利用效率才是關鍵的內容。檔案信息化建設有助于實現檔案資料的高效管理，檔案資料的編目、檢索、查找和閱覽工作都需要依賴先進的信息化技術。先進的信息化技術應用在疫情期間檔案管理中，采用先進設備將紙質檔案資料轉變為電子文件，對基層人事檔案的信息化處理可以將電子文件保存在網絡、計算機、U盤等介質中，提高存儲的安全性，降低檔案管理成本，提高檔案的利用率。

（二）提高基層人事檔案的宣傳教育作用

基層工作人員是聯系群眾的紐帶和橋梁，基層工作人員和群眾朝夕相處、緊密相連，共同生活，共同學習，每一位工作人員的一舉一動、一言一行直接影響到基層單位在廣大群眾心中的形象和地位，比如一些默默無聞的社區、村莊、小區工作人員、志愿者等，這些社會基層小人物的先進事跡，對凝聚民族力量、提升民族自豪感具有較大的宣傳教育作用。完整、安全地收集整理基層人事檔案，可以記錄基層工作人員參與基層工作全過程，為帶動廣大群眾廣泛參與并支持基層工作起了很重要的宣傳作用，有利于維護政府的公信力。

三、基層人事檔案管理存在的薄弱環節

（一）檔案管理方式較落后、材料時有缺失

目前，我國的人事管理有嚴格的制度，但是部分基層單位人事檔案管理方式較落后，對人事檔案管理的崗位要求、檔案管理人員的業務水平、管理能力等沒有明確的規定，對人事檔案的收集、保管、安全防范、信息化等沒有詳細的要求，再加上基層檔案管理工作人員，多為兼職人員，普遍不太熟悉網絡信息技術，在利用網絡信息平臺系統處理文檔、查閱和傳遞文件、接收和下發各類通知、進行知識技能培訓以及基層工作人員與群眾之間的互動等重要工作環節上缺少必要的技術支持，導致部分基層單位人事檔案材料時有缺失。

（二）基層人事檔案信息不完善、資源利用率不高

基層人事檔案信息不完善、資源利用率不高，主要表現在基層檔案管理人員利用網絡平臺的意識不強，檔案信息化程度不高，導致資源利用率不高。基層單位人事檔案在積極適應現代化要求，運用數字化、信息化平臺管理，但許多單位仍采用傳統的以紙質檔案為主的管理模式，運用網絡信息平臺開展工作的意識不強，基本上處于被動狀態。很多基層人事檔案僅有一份原始材料，往往會“檔隨人轉”，并未真正成為網絡資源，基層工作人員參與各類基層工作的歷史記錄，也僅僅是保留了一份紙質原始檔案，無法實現資源的調取和共享。

四、新形勢下基層人事檔案信息化管理的對策

（一）制定科學嚴密的基層人事檔案信息化管理工作

首先，抓好最小安全網格，以思政教育提振檔案管理人員的工作積極性，基層檔案管理部門指定專人參與基層領導小組工作，負責各基層單位黨員服務群眾真實資料，將基層人事日常工作以及投身基層工作的真實記錄整理歸檔，扎實做好基層人事檔案管理工作，使基層人事檔案管理工作更加具體化，為各方面發展提供有力支持和保障。其次，提升基層檔案管理人員水平，創造更多機會為他們的學習提供方便，定期進行業務學習，利用集中學習、上級主管部門業務培訓、專業技術人員繼續教育、知識更新培訓等機會，努力做好全面系統地更新檔案專業理論知識，不斷提高理論水平、專業技能、政策功底和知識素養，為基層人事檔案管理工作打下扎實的基礎。

（二）建立基層人事檔案管理數據庫

首先，各基層單位應積極實行基層人事檔案信息化管理模式，確保掌握基層人事信息的準確性、及時性。共同構建統一共享、上下對接的基層工作動態全員信息庫，使基層工作人員日常工作與人事檔案管理工作在網絡中有機地結合開展起來，共同利用，資源共享。其次，積極主動做好基層人事檔案收集和建檔工作，全面記錄和保存基層人事帶頭組織動員群眾參與基層工作的真實狀態。同時收集歸檔基層工作人員日常工作中來自社交媒體、網站、電子郵件等平臺的電子文件，完善基層人事檔案資源庫。再次，強化數據庫的交互功能，支持用戶隨時在線訪問，進一步滿足用戶對基層人事檔案的深化利用需求。

（三）做好基層人事檔案管理信息化基礎設施建設

基層檔案管理部門要加大資金投入，做好檔案信息化基礎設施建設，購置所需的計算機、復印機、掃描儀等設備，做好硬件與軟件的開發與應用，加大資金投入建設檔案室，保證檔案資料室的溫度、濕度控制在一定范圍內，為檔案資料的存儲提供良好的環境。檔案資料不僅僅包括紙質檔案，還有電子文件和資料，要做好紙質檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲也至關重要，充分利用計算機、硬盤、U 盤等介質做好存儲和備份，避免檔案資料的丟失和被盜竊、篡改等。

檔案工作是一項紀錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。基層人事檔案是基層工作人員日常業務活動的真實記錄，是基層工作人員成長和發展的歷史見證。加強基層人事檔案信息化管理，實現基層人事檔案資料的真實性記錄、留存以及有效利用，使基層人事檔案管理工作逐步走向規范化、信息化、制度化建設，為基層工作順利開展，基層干部隊伍發展、穩定提供必要且優質的服務。

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