檔案數字化的質量和安全保密控制

薛薇

摘要：信息技術的不斷進步，有效推動了我國檔案事業的健康發展。在信息時代的背景下，檔案數字化是時代所趨。那么，如何高效地建設檔案數字化，保證其質量和安全保密性已成為相關部門應當重視的問題。文章針對此問題提出了相關的策略，旨在提升我國檔案數學化的管理水平。

關鍵詞：檔案數字化;檔案管理質量;安全保密;保密控制

一、引言

在日常的檔案數字化管理過程之中，經常會出現一些問題，比如說檔案失真、丟失等情況，會直接影響檔案的管理質量，損害工作人員的利益。因此，在開展檔案數字化管理工作時，一定要制定質量管理策略，做好安全保密工作，推動檔案數字化建設事業的順利開展。

二、檔案數字化存在的問題

（一）思想方面存在著對檔案數字化重視不夠的問題

基于一般認知，人們對檔案發展缺乏重視，目前大部分單位和部門的檔案管理工作還處于傳統的管理模式中。一些地區和單位在傳統檔案管理上就存在固有問題，檔案管理成為單位內部管理中容易被忽視的環節。例如，檔案庫房配備及設備等硬件配置不足，在單位預算中，用于檔案工作的資金投入較少，檔案工作人員往往是由綜合辦公室人員兼任，沒有專職人員，聲像檔案和實物檔案歸檔較少。對于這類地區和單位來說，檔案數字化更是難以實現，電子系統和數字化處理設備落后甚至缺乏，檔案數據化和電子化管理根本無從談起。

（二）數字化加工存在一定的難度

隨著檔案數字化、信息化工作的推進，數字資源必將成為信息傳播的主要形式?？稍诂F實工作中，由于數字化處理設備不齊全，檔案數字化還無法完全實現。一些單位實現了文件數據庫的查詢，但由于軟件更新快，檔案信息錄入也出現一定的問題。缺少專項人才和專項經費的投入，檔案信息的加工、存儲以及開發、利用還處于滯后狀態。因此，加強檔案數字化的加工已引起相關部門的重視。

（三）缺乏檔案管理數字化人才

新時期檔案工作日新月異，對檔案工作人員整體素質要求也有了新的要求。新時期，檔案工作不再是對方需要什么，查找什么，在大數據時代，檔案工作者要以技術為導向以服務為宗旨，積極探索大數據時代下的檔案管理工作方法。一是要具備一定的網絡信息知識、軟件的維護和管理知識，并且要能夠熟練操作檔案管理系統，二是在掌握系統論、信息論的基礎上，還要具備大數據分析能力，能根據用戶需求，利用數據統計、數據挖掘、排隊分析等方式，快速尋找有價值的信息來滿足用戶需求。這就要求檔案數字化的工作人員要加強專業及整體素質，在管理水平和管理能力上不斷提升。

（四）數字檔案公開保密問題

依據政府信息公開相關法律的規定，檔案館應該依法公開相關的檔案，以便于滿足社會公眾的知情權。事實上檔案館展開數字檔案建設工作也是為了以更加直觀便捷的方式，向社會公眾提供各種類型的檔案，滿足公眾對檔案信息的知情權。但在檔案信息公開的同時，還存在檔案保密的問題，信息公開與檔案保密之間也就形成了沖突。數據安全是大數據時代檔案管理工作的重點。數據的安全在大數據時代顯得尤為重要，目前所使用的電子軟件大多存在一定程度的漏洞，容易給不法分子帶來可乘之機，需要配備專業技術人員對檔案數字化相關軟件進行維護和管理，檔案管理人員也要提高安全意識，提高檔案管理的安全性。

數字檔案相較于傳統紙質檔案，更容易被獲取也能夠在更廣泛的范圍內，以更快的速度傳播。因此，數字檔案公開也會帶來信息安全方面的問題。如果在數字檔案形成及傳輸的過程中，因病毒感染或是黑客攻擊而導致承載著公民個人信息的檔案被泄露，則可能會侵害公民的個人信息安全權及隱私權，還會導致公共利益、國家利益因此而受損。

三、檔案數字化的質量和安全保密控制的提升措施

（一）創新檔案數字化以及安全保密的服務手段

為應對信息時代對于檔案工作新要求，檔案數字化的工作已經進行了多年，并在一定程度上解決了傳統檔案利用信息技術進行管理及共享的問題。檔案數字化為深入挖掘檔案的利用率提供了支撐。例如，可以在現行檔案管理信息平臺的基礎上，開發檔案數字化信息標準接口，鏈接數字化檔案資料，提供給用戶查找。分層分級劃分權限，在保證檔案資料使用的同時強化保密措施。各相關業務系統也可以進行關聯對接，實現數據資源的共建共享。公共平臺可以主動提供推送服務，用戶既可以在系統中主動查找訂閱自己感興趣的專題，檔案管理信息平臺也可以定期向用戶進行信息推送，平臺內實時更新的信息時也能夠準確投送給目標用戶，變被動服務為主動服務，提高檔案的社會價值。

（二）提升檔案數字化以及安全保密人員技術水平

要避免在數字檔案管理過程中出現各種法律風險，帶來法律問題，不僅需要法律制度的完善以對相關主體形成督促和約束，而且也應該要通過人員素質的提高與技術水平的提升，有效防范法律風險，確保數字檔案管理健康規范的運行，發揮出數字檔案在檔案管理中的優勢與價值。加強人員隊伍建設，檔案數字化工作的展開需要各檔案館相關人員的積極參與，也需要檔案使用者的積極配合。要加強對工作人員的培訓教育，提升其職業道德素養，提高其對數字檔案的認識。

引導檔案工作人員掌握檔案信息化相關的法律法規，并努力做到在數字檔案建設及保管的過程中，做好信息安全工作，體現對知識產權的有效保護，也要盡可能地以嚴謹的工作態度確保數字檔案的真實性與客觀性。在數字檔案管理的過程中，尤其要提高管理人員的保密意識，堅決杜絕檔案泄漏事件的發生，以從源頭上保護社會公眾的個人信息安全。要加強對檔案利用者的宣傳教育，引導檔案利用者合理規范地使用檔案，提高他們的法律意識，以免在檔案利用過程中出現故意侵害他人合法權益的行為。

（三）做好檔案數字化以及安全保密人員管理工作

做好人員的管理工作，可以有效地提升安全保密性。其過程需要從以下幾個方面開展人員管理工作：首先，在招聘工作人員時，要做好政審工作;其次，做到職責分明，明確每一個工作人員的職責，落實到細節之處，不要出現工作模糊地帶;最后，定期考核，了解工作人員的工作情況和他們的思想動態。有工作人員離職時，需要在第一時間，將其門禁卡和相關的證件收回，同時，還要在所有的工作系統里面，刪除其認證權限。

（四）完善安全保密制度

安全保密制度是很早之前就有的，但是在具體執行的時候，效果往往不盡如人意。之所以會出現這樣的情況，是因為有的工作人員沒有明確安全保密的重要性，在工作時粗心大意。還有的人認為，安全保密制度是累贅，會降低其工作效率等。因此，必須要提升工作人員的安全警惕性，讓其意識到安全保密工作的重要性。一旦出現了泄密問題，就必須要嚴格追查，并根據規定，進行處罰，不容心軟。與此同時，還要不斷提升安全防范技術，引進先進的安全防護設施，不斷優化安全軟件，盡量保證數字化檔案和實體檔案的安全性。

四、結束語

檔案數字化在檔案利用中的便捷性和檔案保存的便攜性上，較傳統檔案有著無以比擬的優勢。數字化加工后的檔案，可以利用大數據云計算技術，合理地計算和調整實際需求，快速匹配相關資源，并迅速反饋，有效地解決了傳統檔案管理中存在的“脹庫”問題。檔案管理數字化正在不斷建設和發展之中，其中還存在著不少的問題，等待相關人員解決完善，以此來促進檔案管理質量的不斷提升。

參考文獻：

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