云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策分析

吳麗娟 杜運夯 陳川 史亞巍

摘要：教學(xué)檔案是學(xué)校重要的檔案資源，但是在管理的過程出現(xiàn)了許多的問題，這些存在的問題阻礙了教學(xué)檔案的科學(xué)管理，也不利于學(xué)校整體事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。本文主要對云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問題進行分析，從而有針對性地提出相應(yīng)的解決對策，致力于推進教學(xué)檔案科學(xué)管理改革，從而更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案? 問題? 對策

教學(xué)檔案是檔案的內(nèi)容之一，是學(xué)校在開展教育教學(xué)工作過程中所形成的檔案內(nèi)容，它具有檔案的各種屬性和特點。教學(xué)檔案是學(xué)校在開展教學(xué)、教學(xué)管理等活動中形成的具有保存價值的反映教學(xué)活動的以文字、圖表、聲音、圖像等形式呈現(xiàn)出料的原始記錄材料。教學(xué)檔案成為一個獨立的檔案類別，是隨著人們對檔案的認(rèn)識和在教學(xué)活動中對檔案資料的需求及重視程度不斷提高而催生的。

一、教學(xué)檔案的重要性

教學(xué)檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，反映著學(xué)校重要的教育教學(xué)管理活動，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平，對學(xué)校具有重要的作用。

（一）教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動重要的原始記錄。學(xué)校在開展教學(xué)活動的過程中會形成大量的教學(xué)管理和教學(xué)實踐的教學(xué)材料，這些材料是對教學(xué)活動的完整而真實的記錄，經(jīng)過系統(tǒng)科學(xué)地收集和整理之后形成教學(xué)檔案，規(guī)范保存起來以備今后查考利用。

（二）教學(xué)檔案對學(xué)校的管理工作具有重要意義。教學(xué)檔案完整真實地記錄了教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動，是我們檢測教學(xué)質(zhì)量、評估教學(xué)水平的重要依據(jù)材料，它反映著學(xué)校的教育教學(xué)管理水平。教學(xué)檔案的管理是否科學(xué)、規(guī)范和完整將影響到學(xué)校教學(xué)和其他工作的開展，做好教學(xué)檔案的整體管理工作具有十分重要的意義。

（三）教學(xué)檔案作為學(xué)校重要的教學(xué)信息資源可以為學(xué)校的發(fā)展改革提供信息服務(wù)和決策依據(jù)。教學(xué)檔案是學(xué)校一個完整、系統(tǒng)、真實的信息資源庫，這些寶貴的信息資源不僅可以為教師的教學(xué)工作提供服務(wù)，也可以為學(xué)校的教學(xué)改革提供依據(jù)。教師可以利用教學(xué)檔案資源了解教學(xué)過程、學(xué)習(xí)教學(xué)實踐，通過學(xué)習(xí)、實踐和反思，提升自己的教學(xué)能力，從而促使學(xué)校整體教育水平的提高。同時，教學(xué)管理人員通過對教學(xué)檔案信息的搜集和分析，進行教學(xué)評估與診斷，推進教學(xué)改革，為提高教育教學(xué)水平而提供決策依據(jù)。

二、云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）對教學(xué)檔案的重視程度不夠

教學(xué)檔案對學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用，但是為什么還會存在管理的諸多問題，一個原因就是大家的重視程度不夠。專科學(xué)校由于經(jīng)費、人員、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的不足，它不像本科高校那樣有條件建立綜合檔案館、并且配備專業(yè)專門的人員來管理檔案，形成規(guī)范的檔案管理體系。在這樣的情況下，專科高校的管理人員把學(xué)校管理的重心放到了黨政管理、科研、教學(xué)實踐上，而忽視了檔案的管理，特別是教學(xué)檔案的管理。并且學(xué)校也沒有專門的檔案機構(gòu)和管理人員來對教學(xué)檔案進行管理。

（二）教學(xué)檔案規(guī)范管理制度不健全

目前，對于云南省專科學(xué)校而言存在的最為普遍，并且也最為重要的一個問題就是缺乏健全的教學(xué)檔案規(guī)范管理制度。教學(xué)檔案管理制度是規(guī)范教學(xué)檔案管理的重要依據(jù)和要求，它涉及到對教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，是指導(dǎo)教學(xué)檔案規(guī)范管理重要依據(jù)材料。由于沒有管理制度的規(guī)范，使得教學(xué)檔案管理出現(xiàn)了諸多問題。第一，教學(xué)資料被分散于教務(wù)處、各二級學(xué)院、教研室和部分教師手中。第二，沒有明確需要被整理歸檔的教學(xué)檔案的內(nèi)容，使得一些該歸檔的教學(xué)資料沒有歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料流失。第三，材料在形成過程中缺乏規(guī)范，導(dǎo)致各種教學(xué)資料內(nèi)容、形式不統(tǒng)一。第四，缺乏制度規(guī)范的約束，管理人員在收集教學(xué)資料的過程中面臨很大的困難，比如教師不交或拖延。

（三）缺乏專門、專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員

云南省專科學(xué)校一個普遍的問題就是人員緊張，主要體現(xiàn)在編制

數(shù)少，在職在編人員專業(yè)、年齡結(jié)構(gòu)不盡合理，合同聘用制人員流動性大。在人員有限的情況下，都把主要工作重心放到教學(xué)和學(xué)校綜合管理工作上去，對于教學(xué)檔案的管理一方面是沒有專門的人員來進行管理，大多數(shù)都是兼職;另一方面是缺乏專業(yè)的人員來進行管理。目前，學(xué)校、教務(wù)處、各二級學(xué)院負(fù)責(zé)管理教學(xué)檔案的人員大多是身兼數(shù)職，甚至有的二級學(xué)院都沒有固定的人員來管理教學(xué)資料，使得教學(xué)資料收集不及時。并且，教學(xué)檔案的管理是一門專業(yè)性很強的工作，需要專業(yè)人員來進行管理。但是，目前的管理人員大多都是非專業(yè)人員，且又缺乏專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。

（四）教學(xué)檔案管理的硬件設(shè)施落后

教學(xué)檔案是學(xué)校寶貴的檔案資源，需要被長期保存起來以備今后

查考利用。在保管過程中，需要有安全的環(huán)境和適宜的溫濕度，要保證檔案的齊全完整和安全，延長檔案的壽命，需要有相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備來妥善保管檔案。目前對于云南省專科學(xué)校資金緊張、教學(xué)設(shè)施有限的情況，很難保證相應(yīng)的硬件設(shè)施，現(xiàn)有的條件已無法滿足檔案保管的需要。

（五）教學(xué)檔案的信息化程度低

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)也成為必然的

趨勢。但是，目前云南省專科學(xué)校在對教學(xué)檔案管理的過程中信息化建設(shè)主要存在三個問題。一是由于缺乏規(guī)范的教學(xué)檔案管理制度，教學(xué)檔案在收集和整理的過程中出現(xiàn)資料不齊全、整理不規(guī)范的問題，這就影響了教學(xué)檔案信息化的開展。二是許多學(xué)校教學(xué)檔案的信息化工作仍未有效開展起來。沒有對教學(xué)檔案進行專門的信息化，只是在收集教學(xué)資料的過程中對于電子資料進行了收集，沒有采取系統(tǒng)的數(shù)字化整理方式對教學(xué)檔案進行數(shù)字化。三是教學(xué)檔案的信息化建設(shè)缺乏長效性。在對教學(xué)檔案進行管理時，檔案信息化工作滯后，一方面導(dǎo)致工作積壓，影響信息化質(zhì)量;另一方面影響教學(xué)檔案的查找和利用。

三、改善云南省專科學(xué)校教學(xué)檔案管理存在問題的對策

（一）加強宣傳教育，提高認(rèn)識

要改善教學(xué)檔案管理存在的問題，首先要加強宣傳教育，提高大家的認(rèn)識。對于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變管理理念，加以重視，為教學(xué)檔案的規(guī)范化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。可以通過開展檔案管理專題講座，組織檔案管理知識學(xué)習(xí)，提供檔案參與學(xué)校管理、決策和學(xué)校活動等方式加強檔案相關(guān)知識的宣傳，在促使大家了解檔案的同時，認(rèn)識到檔案的重要性，從而提高大家的認(rèn)識。

（二）建立健全教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理制度是規(guī)范教學(xué)檔案管理的重要依據(jù)，教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管和提供利用工作都要有相應(yīng)管理制度來進行規(guī)范，各學(xué)校都應(yīng)該有相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度。對于已經(jīng)有相應(yīng)管理制度的，要結(jié)合新形勢下關(guān)于檔案管理的新要求，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實際進行完善。對于還沒有相關(guān)教學(xué)檔案管理制度的，要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新形勢下關(guān)于檔案管理的新要求和本校教學(xué)檔案的實際情況，盡快建立教學(xué)檔案管理制度。

（三）以引進和培養(yǎng)專業(yè)人才相結(jié)合的方式優(yōu)化管理隊伍結(jié)構(gòu)

針對目前普遍存在的教學(xué)檔案管理人員缺乏、專業(yè)性不高的問題，可以以引進和培養(yǎng)專業(yè)人才相結(jié)合的方式優(yōu)化管理隊伍結(jié)構(gòu)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高對教學(xué)檔案的認(rèn)識，了解教學(xué)檔案管理存在的困難，大力支持。通過專業(yè)教育培養(yǎng)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理人員，提高其專業(yè)性，積極引進專業(yè)人員來專門管理教學(xué)檔案，實現(xiàn)專人專崗，提高教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效率。因為教學(xué)檔案來源于各教學(xué)學(xué)院，所以在管理教學(xué)檔案時除了學(xué)校教務(wù)處專門負(fù)責(zé)學(xué)校總體教學(xué)檔案管理人員外，各二級教學(xué)學(xué)院和教研室也應(yīng)該配備教學(xué)檔案管理人員。學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)全校教學(xué)檔案的收集、整理、保管和提供利用。各二級教學(xué)學(xué)院和教研室負(fù)責(zé)日常形成的教學(xué)資料的收集、整理和歸檔。各部門各司其職，共同做好學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作。

（四）轉(zhuǎn)變管理模式，增加教學(xué)檔案管理投入

學(xué)校在管理的過程中，要轉(zhuǎn)變管理模式，要立足學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的實際，總體考慮，推進學(xué)校各項工作的整體發(fā)展。首先，學(xué)校要重視教學(xué)檔案的管理工作，創(chuàng)造條件予以支持，加大投入。其次，教學(xué)檔案管理部門也要轉(zhuǎn)變管理模式，把被動的提供利用向主動提供利用轉(zhuǎn)變。一方面可以通過主動提供教學(xué)檔案資源為學(xué)校決策提供依據(jù)，把教學(xué)檔案管理和學(xué)校有關(guān)活動的開展結(jié)合起來，服務(wù)于學(xué)校的管理工作，從而提高大家對教學(xué)檔案的了解和重視，從而促使增加投入。另一方面可以對教學(xué)檔案資源進行編研和開發(fā)，對社會提供利用，吸引贊助和投資，增加必要的教學(xué)檔案管理收入。通過學(xué)校投入和自己創(chuàng)收兩種方式增加經(jīng)費，保證教學(xué)檔案規(guī)范管理所需的經(jīng)費保障。

（五）大力推進教學(xué)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會是一個信息化高度發(fā)達(dá)的時代，教學(xué)檔案的管理也要緊跟時代的潮流，積極推進信息化建設(shè)。要充分利用現(xiàn)在發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，使用專門的教學(xué)檔案管理軟件對教學(xué)檔案進行管理，提高教學(xué)檔案管理的效率和科學(xué)性。

目前，在不斷深化高等教育改革的形勢下，我們要緊跟時代步伐，正確認(rèn)識和分析教學(xué)檔案管理存在的問題，轉(zhuǎn)變管理思路，改進管理方式，優(yōu)化管理模式，進一步推進教學(xué)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，最終服務(wù)于學(xué)校整體事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。