機關照片檔案管理工作有效性提升策略探討

何文斌

摘 要：機關照片檔案管理工作在機關單位的管理工作中屬于不可或缺的一部分，但是在現階段，機關照片管理工作存在著較多的問題，間接地影響著機關單位整個管理工作的開展。有效的提高機關單位檔案工作，一方面可以使管理工作的效率得到提高；另一方面，也可以很好的記錄當前的工作，以便后期的工作考核以及調查工作的展開。

關鍵詞：機關單位；照片檔案管理；有效性

照片檔案管理是指以攝影為主要方式來記錄和反映所屬機關工作的內容、重要事件、相關活動等等，是記錄和反映工作的重要依據和憑證。隨著我國經濟的迅猛發展以及科學技術的跨越式進步，機關單位的工作、學習與各種活動中產生的各種照片也逐漸的增多，這就對機關照片的管理提出了新的要求。因此，機關照片管理工作的有效性提高，是擺在當前機關單位管理以及檔案管理人員面前的 緊要任務之一。

1 現階段機關單位照片管理工作中存在的主要問題

（一）管理制度不夠健全

現階段，我國大部分的機關單位檔案已經建立了相應的照片檔案管理制度，但其管理制度依舊存在著較多的問題。缺少系統的管理和具體的細節實施要求，包括照片的歸檔時間、歸檔范圍、保管條件、歸檔要求、利用范圍、權限設置等未做出相應的規定。同時，監督部門在機關單位照片檔案管理監督方面不足，檔案管理部門在機關照片檔案管理中管理職責不夠明確，進而使得照片檔案管理人員的積極性不足，從而制約照片檔案管理工作展開。

（二）照片收集難度較大

在傳統的機關檔案管理中，基本都是對文字類、書面類的檔案資料歸檔管理，因此，長期以來，各個機關的檔案的管理人員都普遍對文字類、書面類的檔案資料歸檔管理重視度較高。這也就造成，在現階段的機關檔案管理中，往往忽視對于照片檔案的管理，反映出當前照片檔案管理效率低下的問題。因為缺乏對于照片檔案的重視，也直接的造成了照片收集的難度。同時，管理人員在照片管理工作中隨意性較大，意識薄弱。這些都是導致照片檔案收集難度較大，管理難統一的重要原因。

（三）照片整理方法不規范

照片檔案的管理不同于文書類的檔案，在整理方法方面有著較為特殊的要求。這也就要求檔案管理工作人員對于其管理辦法進行系統的學習，能夠規范的管理。比如，第一，對于機關單位的活動所拍攝的照片，要做到時間、參與人員、事項等的多種分類。第二，對于照片也應該進行篩選處理，將重要、突出主題與主體、拍攝清楚與美觀等照片篩選并保存歸檔。第三，由于信息安全的不確定性以及電腦操作的失誤等原因，對于照片檔案應備份保存。

（四）保管工作要求不到位

照片檔案包括照片、電子數據、底片等多種形式，屬于包含感光材料、電子數據等多種特殊載體的檔案。部分機關檔案管理部門缺少保存這一類特殊載體檔案的設備與設施。不具有恒溫以及恒濕的管理空間。因此，在管理中，基本都是與文書類的機關檔案同空間保存，隨著時間以及外部因素的影響，導致照片檔案毀壞或管理有效性降低。

2 機關照片檔案管理工作有效性提升策略探究

（一）完善機關照片檔案管理制度

完善機關照片檔案管理制度，需要分四步進行。

首先，提高照片檔案管理員對機關照片檔案的認識以及重視度，讓管理人員充分的認識到機關照片檔案管理的重要性，做出系統的規劃，照片管理人員應及時的了解本機關的各類活動信息，同相關部門做好溝通，并及時對有價值的照片做好歸檔保存，有效的提高機關照片管理工作。

其次，需要明確管理責任，將機關照片檔案管理的責任落實到個人，并將其納入到年度工作的考核檢查中；在工作人員或其他人員需要相關照片檔案時，做好服務工作，積極的提供所需照片或底片。并嚴格做好相關的借閱或查閱記錄和手續。

再次，需要提高監督部門對于機關檔案管理工作的監督與指導。通過不斷的完善機關單位照片檔案管理的管理制度，明確檔案管理人員的職責，提高管理意識，促進機關檔案管理工作的順利開展。

最后，好做相應照片的接收以及歸檔；在重要活動中，照片檔案管理人員也可提前向拍攝人員提出拍攝要求，更好的做好照片檔案的高質量管理。

（二）明確機關照片檔案管理人員的管理范圍

明確機關照片檔案管理的范圍，是確保機關照片檔案完整性的有效途徑之一。一方面，加強機關單位中各類照片的收集，提高機關照片檔案管理的質量的關鍵。機關單位檔案管理人員必須根據和遵循各單位照片檔案的管理規定，積極主動的做好各個部門相關的照片收集工作。另一方面，各機關單位應該對檔案管理人員以及相關人員做好培訓和教育。通過定期和不定期的培訓與學習，有效的提高檔案管理人員及相關管理人員的管理意識、管理水平以及管理能力。促使其能夠將各類照片按照相應的依據，比如按時間、地點、參與人員、活動的主要內容、活動的主體等多種要素來進行區分管理，并做好年度整理。更細節點來講，分為本機關的重大紀念活動的照片；重要領導人參觀、考察或視察的照片；與外部的重要活動；機關活動或重大成果的照片；工程設備照片等五個方面。照片檔案管理人員應該將這些與本單位有一定價值和意義的會議和活動等相關照片進行分類與保存，從而實現機關照片檔案管理最終目的。

（三）提高機關照片檔案管理的質量

提高機關照片檔案管理的質量，最主要的工作即是對照片篩選，并有目的性、針對性的進行歸檔管理。也就是說，機關照片檔案管理人員在對機關照片檔案進行收集與管理時按照其本單位的相關規章制度的前提下，在已有的照片中，挑選出對本單位有價值以意義的照片，將意義和價值較小或沒有意義和價值的照片刪除；將有意義但重復的照片，應對比挑選出質量較好的一張然后歸檔保存；對具有重要意義和價值的照片應在歸檔時對照片的主要內容和意義進行具體詳細的介紹和說明；機關照片檔案管理人員將照片歸檔后應對照片檔案進行分類并編制統一的檔案目錄。一方面，能夠方面整理。另一方面，也方便查找。

（四）做好機關照片檔案管理的安全保護工作

檔案管理對于各個機關的日常事務與工作順利開展具有重要的影響，當機關的檔案丟失、外泄、損壞等時，不僅可能會對其機關工作造成影響，也會對社會、國家以及個人的財產、聲譽、貢獻等等造成不可彌補的損失。因此，機關照片檔案管理人員必須做好機關照片檔案的安全保護工作，確保機關照片檔案的有效性與完整性。這就要求機關照片檔案管理人員應對保存管理機關照片檔案的場所進行溫度以及濕度等方面的測量并做出記錄與統計。定期做好換氣通風工作，以及做好每日的溫度與濕度變化。來保證機關照片檔案保存和歸檔管理場所的環境足夠合適與安全。

在此基礎上，機關檔案管理部門還應該不斷的完善機關照片檔案的管理制度，并加大對先進管理辦法、管理技術以及管理設備的引進力度。同時，對相對珍貴的照片或者使用頻率較高的照片，要加強管理，必要時采用復制的辦法來合理利用。不斷的解決和克服引起或能夠引起機關照片檔案丟失、外泄、損壞等不利因素。進一步實現機關照片檔案安全管理與保護，提升機關照片檔案管理的有效性與科學性。

3 總結

隨著我國社會的飛躍式發展，現代化、科技化的檔案管理辦法對其檔案管理工作人員一方面是提供了高效的管理辦法，但同時也提出了更高的工作要求。由于機關照片檔案有著一定的特殊性，要求其管理人員提高重視并不斷完善照片檔案管理規章制度，進一步做好照片的收集、照片檔案的整理與安全保護工作，不斷的提高機關照片檔案的管理質量與有效性。

參考文獻

[1]謝春霞. 淺談機關檔案室數碼照片檔案歸檔難問題[J]. 云南檔案，2015，12：32-33.

[2]李國生. 加強機關照片檔案管理的思考[J]. 辦公室業務，2016，08：169+184.

[3]金立建. 做好機關照片檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江檔案，2014，05：83.