創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

柳楊

摘 要：一直以來檔案作為最為關(guān)鍵的信息資源之一，不僅是信息的核心載體，同時(shí)還是了解所有事件的有效途徑。在新時(shí)代迅速發(fā)展的時(shí)期下，我國(guó)檔案管理工作也正隨之發(fā)展，因此，對(duì)檔案管理理念予以創(chuàng)新，落實(shí)信息化管理就變得愈發(fā)重要。由于創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與我國(guó)資源發(fā)展及其應(yīng)用之間具有極為緊密的關(guān)聯(lián)，所以對(duì)此展開更深層次的研究和分析就變得愈發(fā)重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;理念創(chuàng)新;信息化管理

在我國(guó)社會(huì)持續(xù)發(fā)展與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)愈發(fā)完善的現(xiàn)況下，現(xiàn)如今所實(shí)行的檔案管理，特別是僅僅依托于人為調(diào)研與檢索的方式早已不能達(dá)到新時(shí)代迅速發(fā)展的需求?，F(xiàn)代檔案管理工作的主要目標(biāo)主要是借助把遠(yuǎn)程通信技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等各種現(xiàn)代化前沿技術(shù)進(jìn)行的有機(jī)結(jié)合，獲得一套完善且有效的服務(wù)模式。同時(shí)將此作為前提，促使信息資源共享及其遠(yuǎn)程傳輸能夠得以實(shí)現(xiàn)，讓我們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行管理與檢索時(shí)更為簡(jiǎn)便、迅速。

一、檔案信息化管理的重要作用

（一）對(duì)提升辦公效率具有重要作用

以往的檔案管理基本上都是依托于人工所實(shí)現(xiàn)的，促使相關(guān)工作者的任務(wù)量較為繁重，全部材料信息都必須依托于工作者進(jìn)行收集，并且在整理與記錄期間，往往會(huì)出現(xiàn)檔案缺失、記錄無序等多種問題，以此對(duì)信息解析產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，傳統(tǒng)的檔案管理工作程序十分復(fù)雜，極易發(fā)生失誤。在借助計(jì)算機(jī)展開檔案管理工作時(shí)，檔案管理工作能夠愈發(fā)便捷、有序，促使檔案收集、存放、歸檔以及檢索等多項(xiàng)操作都更為簡(jiǎn)單，在降低工作者任務(wù)量的同時(shí)，還能夠進(jìn)一步提升其辦公效率。

（二）對(duì)資源共享具有重要作用

在以往的檔案管理工作中，查閱形式十分滯后，借助工作者逐一進(jìn)行查找的方式，會(huì)消耗大量的精力和時(shí)間，十分復(fù)雜，促使許多信息歸檔后極少查閱，無法落實(shí)信息共享，甚至還會(huì)導(dǎo)致信息資源浪費(fèi)問題發(fā)生。而借助計(jì)算機(jī)展開檔案管理工作時(shí)，能夠?qū)θ课募M(jìn)行劃分和統(tǒng)計(jì)，著重針對(duì)檔案展開全方位的管理，無論是檔案收集，又或是檔案存檔、查閱均會(huì)更為便捷，人們能夠借助網(wǎng)絡(luò)鋼平臺(tái)，對(duì)其他部門單位的檔案予以查閱，可以對(duì)所需信息資源進(jìn)行及時(shí)、有效的了解，以此促使檔案管理信息化以及資源共享可以得以落實(shí)。

（三）對(duì)提升檔案信息傳輸效率與安全性具有重要作用

部分文件信息必須傳輸，在以往，文件信息的傳輸都是依托于郵政系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)，然而在這期間需要大量的時(shí)間，在文件信息傳輸期間極易出現(xiàn)缺失問題，甚至還會(huì)受到破壞，從而對(duì)文件信息傳輸安全產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，檔案管理工作極易丟失核心文件，促使查閱文件的相關(guān)工作者無法切實(shí)的了解到文件的具體內(nèi)容，為人們帶來許多麻煩。而借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)展開檔案管理工作時(shí)，能夠很好的改善文件信息傳輸問題，借助網(wǎng)絡(luò)直接將文件信息傳輸給需要的人，以此確保文件信息傳輸?shù)募皶r(shí)性與安全性。

二、檔案管理信息化的考驗(yàn)

（一）網(wǎng)路媒介極易對(duì)檔案管理工作的保密性產(chǎn)生制約

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷發(fā)展，在為資源共享帶來許多便利的過程中，同樣為檔案管理工作的保密性以及安全性帶來了許多考驗(yàn)。因?yàn)闄n案管理者針對(duì)檔案管理工作并未具備良好的安全意識(shí)，加之現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)存在缺陷、黑客惡意攻擊等多種因素的存在，極易對(duì)檔案管理工作的安全性產(chǎn)生一定的影響，所以就需要立足于管理者和管理技術(shù)兩個(gè)層面予以改善和優(yōu)化。

（二）檔案管理部門缺乏協(xié)作意識(shí)

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)嚴(yán)峻，促使內(nèi)部工作者并未具備良好的協(xié)作意識(shí)，從而極易對(duì)檔案管理工作的協(xié)調(diào)交流產(chǎn)生嚴(yán)重的制約。檔案管理工作者相互協(xié)調(diào)，能夠在加快檔案處理自動(dòng)化程度的同時(shí)，提升檔案管理效率與技術(shù)，而這也早已成為現(xiàn)如今檔案管理信息化發(fā)展必須妥善應(yīng)對(duì)的問題之一。所以，積極強(qiáng)化檔案管理部門的整體協(xié)作意識(shí)就變得愈發(fā)關(guān)鍵，這與檔案管理工作效率、保密性以及安全性之間具有極為緊密的關(guān)聯(lián)。

（三）電子檔案管理措施亟待優(yōu)化

電子檔案的普遍存在促使人們必須對(duì)其管理措施進(jìn)行深入的思考，立足于檔案信息處理措施與信息儲(chǔ)存措施和怎樣確保網(wǎng)絡(luò)流通期間的安全三個(gè)層面予以創(chuàng)新，所以，就必須確定一個(gè)完善且有效的管理措施，讓檔案管理工作能夠不斷朝著更具便捷性與安全性的趨勢(shì)不斷發(fā)展。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)方案管理信息化的有效策略

（一）完善檔案信息管理機(jī)制

若想促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，就需要對(duì)檔案管理模式予以創(chuàng)新，不斷完善檔案信息管理機(jī)制。以往的檔案管理工作并未具備一套更具統(tǒng)一性與合理性的標(biāo)準(zhǔn)，并且機(jī)制也存在許多欠缺。新型檔案管理形式一經(jīng)研發(fā)，就表明必須積極創(chuàng)新檔案信息管理機(jī)制，編制一套適宜新型檔案信息管理形式的新機(jī)制，從而進(jìn)一步提升我國(guó)檔案信息管理工作的整體水平和效率。

（二）積極強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提升檔案管理水平

現(xiàn)階段，大部分從事檔案管理的工作者并未對(duì)這項(xiàng)工作予以高度重視，工作懈怠、敷衍，促使一些檔案管理問題頻頻發(fā)生。所以，檔案管理者必須積極強(qiáng)化自身管理意識(shí)，以最認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案信息記錄的精準(zhǔn)性，并認(rèn)真做好檔案整理期間的裝訂、分類與存檔工作。與此同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)檔案管理者展開深入的教育培訓(xùn)，從而不斷提升其檔案管理能力，促使其能夠借助更具前沿性的措施與認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，進(jìn)行檔案管理。

（三）積極提高檔案信息管理工作的安全性

由于檔案信息管理工作的安全性是開展檔案管理工作時(shí)必須確保的主要問題之一，所以就需要立足于多個(gè)層面著手，不斷提升檔案信息管理工作的安全性。首先，必須對(duì)檔案管理者展開教育培訓(xùn)，積極強(qiáng)化其責(zé)任感，確保其工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。然后，必須對(duì)檔案信息管理展開有效的安全保護(hù)，加強(qiáng)檔案信息備份處理，建設(shè)防火墻以及檔案檢索身份認(rèn)證等一系列措施，必須積極強(qiáng)化檔案管理者網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。

（四）架構(gòu)高素質(zhì)的檔案管理以及服務(wù)人才團(tuán)隊(duì)

基于信息化發(fā)展的背景下，現(xiàn)如今的檔案管理以及服務(wù)并非是單純的文件信息接收和儲(chǔ)存，而是必須將此作為首要前提進(jìn)一步提高信息服務(wù)。所以，就需要架構(gòu)高素質(zhì)的檔案管理以及服務(wù)人才團(tuán)隊(duì)。首先，必須對(duì)以往的檔案管理人員展開教育培訓(xùn)和深入指導(dǎo)，以此不斷強(qiáng)化其檔案管理能力與服務(wù)能力。然后，應(yīng)該積極引入適量的高素質(zhì)檔案管理人才和服務(wù)人才，以此完善檔案管理團(tuán)隊(duì)和服務(wù)團(tuán)隊(duì)。最后，必須編制完善的激勵(lì)制度，不斷激勵(lì)檔案管理工作者展現(xiàn)出其自身創(chuàng)造性，同時(shí)予以適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而讓其能夠迅速適應(yīng)信息化環(huán)境下的工作氛圍。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)如今，在信息化建設(shè)速度日漸增快的時(shí)期下，各行業(yè)、各領(lǐng)域都相繼應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù)，而檔案管理工作同樣應(yīng)用了這一技術(shù)，借助更具前沿性的信息技術(shù)替代以往復(fù)雜的人工處理，在降低工作者任務(wù)量的同時(shí)，還能夠進(jìn)一步加快檔案管理效率。而如果想促使檔案管理工作更具信息化，就必須對(duì)檔案管理理念予以創(chuàng)新，積極推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，這樣才能夠在提升檔案管理工作水平的與此同時(shí)，促使檔案管理工作展現(xiàn)出其實(shí)質(zhì)效用。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃穎.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].環(huán)球市場(chǎng)，2020（2）：216.

[2]王櫟源.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].科學(xué)與財(cái)富，2020（1）：16.

[3]王萌.運(yùn)用創(chuàng)新檔管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].卷宗，2020，10（3）：123.

[4]張容.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（31）：127.

[5]王娜.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].百科論壇電子雜志，2019（16）：713-714.