企事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

王志剛

摘 要：檔案的記錄性是非常明顯的，人們在工作和活動當中形成的各種需要被記錄下來的資料都可以被統稱為檔案。在企事業單位中的檔案管理，為之后的工作能夠提供更多的價值參考。基于此，本文首先討論了檔案管理中存在的問題，其次從三個辦法方面討論了如何解決這些問題的策略。以供相關人員參考。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理;問題;對策

檔案是一種記錄歷史的行為，也是人類活動數據的重要載體。企事業檔案管理是非常重要的，隨著我國現代化建設的推進，檔案管理對社會發展以及進步，還有企事業單位工作的展開，都有著極為重要的意義。檔案的管理的工作是不是科學，和企事業單位的正常運行以及發展，是有直接關系的。所以單位對檔案管理的重要性必須要給予更多的認知和肯定，并且找到其中存在的問題及時解決，使企事業單位檔案管理能夠獲得更多提高。

一、檔案管理存在的問題

（一）人員素質需要提升

人才競爭已經成為了在競爭當中最重要的一項環節，隨著市場經濟不斷的發展，競爭變得更加激烈，一大部分的企事業單位都已經充分的了解到了人才的重要性，對人才隊伍的建設也提上了日程。而在檔案管理的過程中，管理人員專業度不高的問題仍然較為明顯，工作人員的綜合素質也有待提高。有一些單位的檔案管理，仍然處于比較原始的手工操作的階段，比較缺乏專業的工作人員，運用先進的現代化信息技術，來完成檔案管理的工作。而上級部門對但管理方面的工作不夠重視，也使檔案管理能夠收獲的人才和投資不足。目前有很多檔案管理工作人員的專業能力以及文化素養，都很符合成這個崗位的實際需求。因為對檔案管理的工作不夠重視，有些企事業單位進行人員招聘的過程中，錄用的工作人員往往不夠專業，這些工作人員對工作的不了解，后天又比較缺乏培訓，因此檔案管理工作仍然按照傳統的方式進行，檔案管理難以獲得長期的發展[1]。

（二）技術需要加強

檔案管理的數字化和網絡化的特征是非常重要的，比較傳統的對紙質檔案的保存，不但會讓大量的空間被占用，而且收發以及查找起來非常麻煩。隨著時間不斷的推進，很有可能會因為紙張老化或者是蟲蛀的問題，使檔案信息缺失。而在網絡化建設的過程中，有一些單位對網絡信息在安全管理方面較為忽視，檔案在網絡傳輸的過程中，雖然可以節省時間，或是節省一些人力物力的問題，可是網絡上的風險也是極大的，比如在傳輸的過程當中，很有可能會因為數據丟失，而造成檔案缺失或者是檔案信息丟失等。

（三）制度需要完善

檔案管理的工作制度相對較為匱乏，具體在企事業的檔案工作當中，我國檔案管理工作管理范圍是非常有限的，檔案的使用率也比較低，而檔案信息無論是安全性還是保密性相對比較差。在收發的過程當中管理不夠嚴密，因此經常會出現有借無還，或者是缺乏記錄和流失比較嚴重的現象，所以，檔案工作經常會顯示出一種不夠專業化，也不夠系統化，無法得到長期管理的特征，這些狀況也會讓檔案管理現代化的進程受到比較嚴重的阻礙。

二、解決檔案管理問題的對策

（一）選拔專業人才

只有專業的能力以及文化素養能夠合格的管理人員，才是更加符合目前社會要求的檔案管理人員，給檔案管理的長期發展，才能夠提供更加基礎的保障，雖然科技在不斷進步，檔案管理工作仍然和人的操作是分不開的，所以必須要重視提高工作人員的整體素質。檔案管理人員應該端正自己的職業思想，并且對檔案管理的重要性有所了解，以宏觀角度踏實做事，認真工作，并且富有更多的責任心，在進行檔案管理的過程當中，要重視培養自己的專業素質，同時要按時對目前有的員工進行培訓，其中包括對檔案管理方面知識的基本應用，以及計算機的一些操作，和外語的使用等。要能夠對本單位一些核心工作的專業知識有更充分的了解[2]。

（二）提高關鍵技術

目前是一個信息化的時代，檔案管理的工作信息化的特征變得更加明顯，全面數字化已經成為了檔案管理的必然趨勢之一。檔案管理的數字化改進，不但可以避免紙質檔案出現損毀的可能性，同時也可以讓檔案的管理工作走上積極發展的道路。所以，檔案的工作要和檔案管理的現代科技相互對接起來，利用計算機等更加具有現代化的儀器進行管理。使用計算機的工作方法，比如排序等，可以有效地減少檔案工作的繁瑣度，避免重復勞動，不但節省時間，也可以減少因為人為所導致的錯誤，讓工作效率可以獲得提高。檔案管理的信息化以及數字化，可以使檔案管理工作獲得更多發展，當然其中存在的風險是比較大的，因此檔案管理的工作必須要注重信息設備是安全穩定的，同時也要及時備份電子信息，防止出現丟失的可能性[3]。

（三）建立嚴格制度

目前，我國企事業單位在進行檔案管理工作的時候，遵照的最主要的法律就是檔案法，要根據其中的有關規章制度，按照法律的要求完成檔案管理工作。并且要結合本單位在檔案管理工作當中表現出來的實際情況，制定更加適合本單位工作要求的，更加合理的管理制度。制度化正是讓檔案管理工作能，夠有效落實的最為重要的基礎之一。檔案管理工作要能夠始終堅持，將依法完成檔案管理當做最為基本的核心，按照該單位的制度，完成相關的檔案管理要求，讓檔案管理能夠更具制度化的特征[4]。

三、結束語

綜上所述，隨著我國科技的發展以及社會的進步，企事業單位對檔案管理的認識也有所提高。很多企事業單位已經對檔案管理變得更加重視，在技術上也給予了更多的支持，并且建立了更加嚴格的制度，選拔了一些更加專業的工作人員，不僅如此，企事業單位還要積極地總結的檔案管理當中存在的一些比較典型的問題，對這些問題及時進行分析，并且討論行之有效的方式，及時解決問題，使檔案管理的工作能夠更具備科學化以及現代化的特征。只有這樣，我國的企事業單位在進行檔案管理工作的時候，才能夠真正的符合時代發展的要求，促使我國企事業單位的工作獲得更多的提高。

參考文獻：

[1]廖艷婷. 基層企事業單位檔案管理存在的問題與解決對策分析[J]. 企業文化（中旬刊）， 2019， 000（005）：204.

[2]衡利娜. 事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 辦公室業務， 2018（8）：112-112.

[3]燕麗. 事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 環球市場， 2018， 000（035）：243.

[4]單龍. 事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 區域治理， 2018， 000（046）：94.