中小企業內部控制流程再造

譚新艷（高級會計師）（廣西林業科學研究院 廣西南寧 530000）

隨著信息技術的快速發展，各行各業之間的競爭愈加激烈，企業要想在這樣的環境下取得長足發展，就要有開闊的發展眼光，在確保企業順暢經營的前提下，加強自身內部控制管理。另外，隨著經濟的快速發展，傳統業務流程的弊端日益顯現，無法很好地為企業管理者提供決策以及管理上的支持。中小企業應積極探索新的內部控制管理流程，以降低企業在經營過程中產生的高額成本。本文基于用友U8系統對企業內部控制管理流程進行再造，探索具體操作步驟，分析方案實施效果，對于保障該方案的更好執行具有重要意義。

一、業務流程再造與內部控制

（一）業務流程再造思路

業務流程再造是指對現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，并利用多種技術手段實現技術功能及管理的有效集成，建立全新的組織架構，實現企業經營的突破性改善。業務流程再造的基本思想是：首先，成立專門的研究小組，有針對性地對新業務內容以及管理層結構進行調整。其次，結合企業具體情況對改造后的新流程與具體業務間的匹配程度進行評估，并得出評估結果。最后，保留評估結果中相匹配的部分，將不匹配的部分進行重新改造，直至所有流程和業務全部匹配。業務流程再造的核心思想是：找出企業經營過程中的非增值項，在業務流程重組過程中將之剔除或者調整流程順序，使之優化從而具有增值價值，最終提高企業經營效益，擴大利潤空間。

（二）業務流程再造與內部控制的關系

1.業務流程再造與內部控制的區別。首先，基本方法和工具不同，內部控制是指通過風險評估結果制定風險應對策略，從而增強企業應對目前及未來風險的能力。在風險評估過程中需要考慮的因素有很多，如果評估中所需信息不能及時傳達或者考慮過細會導致無法及時識別風險，最終無法達到抵御風險的目的。而在進行業務流程再造時，企業一般采用帕累托法則，即認為產品或報酬是由少數關鍵部分所決定的，因此將業務活動的增值項和非增值項作為改造的關鍵，最大程度地找到利潤來源點。其次，組織結構要求不同，業務流程再造要求在明確各部門分工的前提下精簡管理層級，實現組織結構扁平化，將關注點集中在業務流程上。最后，管理職能不同，業務流程再造改變了企業以往各自為政的職能型管理方式，轉變為以業務流程為主的流程型管理。各部門分工更加明確，監督管理更加科學，整個經濟業務可以形成完善的體系。

2.業務流程再造與內部控制的聯系。首先，二者有著相同的控制目標，內部控制由追求業務效果轉變為追求成本效益。而業務流程再造通過對業務流程的重組改造，加強了對企業的成本控制，提高了企業利潤，將成本效益理念真正落實到工作當中，二者殊途同歸。其次，二者有著相同的控制對象。內部控制主要是通過控制業務流程中影響企業發展的因素和流程來達到控制的目標，而業務流程再造同樣是通過對業務流程進行重組或者調整來實現提高企業利潤的目的，內部控制和業務流程再造的控制對象相同，使得二者有了交集。最后，在風險控制上，由于內部控制采用了風險評估的方法防控風險，但在評估過程中，由于多種因素的限制，容易導致評估結果和現實情況不符。而業務流程再造對信息技術的要求較高，更容易深入掌握風險信息，將業務流程再造的優勢和內部控制的不足相結合，可以為企業創造更多的價值。

由此可見，業務流程再造是內部控制的前提保障，而內部控制又是各個業務流程能夠正常運轉的基石，二者相輔相成，互為依托，是提高企業價值的有效途徑。

二、基于用友U8系統的A公司內部控制流程再造

（一）公司簡介

A公司是一家以新能源產業為戰略發展方向的民營企業，主營摩托車、汽車的研發、生產和銷售，產品遠銷100多個國家和地區。目前，公司已建成沖壓、焊接、涂裝、總裝四大生產線，設計產能15萬輛，現有員工一萬余名。

（二）A公司內部控制管理流程現狀

A公司在創業初期企業規模較小，管理方式單一。經過20多年的發展，企業規模不斷壯大，部門越來越多，管理人員不斷增加，以往的管理方式已不再適應公司的發展情況，內部控制管理工作存在的問題最為突出，較為嚴重的問題有：財務管理無章可循，業務流程紕漏不斷，各部門間信息傳遞困難，制約了A公司的進一步發展，公司急需尋找有效的辦法解決內部控制中存在的難題。本文針對A公司內部控制管理中最為重要的幾個環節進行分析，其中，在財務管理上，對應付賬款和應收賬款進行分析，在業務流程上，對采購流程和庫存管理環節進行分析。

1.應付賬款流程及問題分析。A公司應付賬款流程的現狀是：采購部門將需要付款的供應商的合同和發票交給財務部門，由財務部門審核通過后交給總經理再審理，最后由總經理采取銀行轉賬的方式直接向供應商付款，不經過財務部門結算。若供應商未將相應票據交予公司，則進行預計入賬處理，當公司收到票據后再轉賬結算。在此過程中存在以下內部控制管理問題：一方面，由于公司對資金安排不合理，導致資金周轉不靈，給公司帶來危機；另一方面，在對應掛暫估科目進行評估時，由于A公司是制造業企業，原材料價格變化幅度較大，財務人員很難進行預估，這就導致暫估成本時高時低，直接影響到了A公司的會計信息質量。

2.應收賬款流程及問題分析。當客戶存貨不足時，其與A公司營銷人員聯系，確定所需商品的種類及數量，訂立供銷合同并商議付款方式，打款時營銷人員會根據客戶的信譽度進行分檔，對于打全款的訂單開具銷售發票，由財務部門確認收款；對于先付定金和先生產后收款發貨的訂單，營銷人員在訂單生產期間進行催款，等收到款后再開具發票并通知財務部門確認。在收款流程中存在以下問題：一方面，目前A公司所處行業的現狀是屬于買方市場，一般的做法都是先打款后發貨，客戶信用評價機制不健全、商品積壓銷路不暢會給公司造成嚴重的經濟損失。另一方面，銷售部門和財務部門由于信息交換不暢，容易造成發貨不及時的問題，從而影響A公司的信譽和效益。

3.采購流程及問題分析。當公司原材料不足時，庫存管理人員會向采購部門發送物資購買清單，由采購部門按規定編制采購計劃，及時與供貨商聯系，以保證生產活動的持續開展；對研發和生產需要的新增物料，由采購人員在進行市場調查后篩選出質量價格合適的商品，并由質檢部門對商品樣本進行檢測，質量合格后由采購部門與供應商簽訂合同，送貨入庫。在采購流程中存在以下問題：一方面，由于沒有制定合理的采購計劃，當物料單發生改變時容易造成庫存積壓或者缺料停工等情況，而且由于庫存管理人員工作量較大，一旦出現人員變動，可能發生工人不能領料、采購人員不能及時掌握庫存等問題。另一方面，對物料質檢把控不嚴，沒有建立科學的質檢結果管理系統，缺乏通過質量對供應商進行管理的環節。

4.庫存管理流程及問題分析。A公司現行的庫存管理流程如下：入庫時，由質檢人員負責對貨物進行質檢，若符合質量要求則辦理接收手續，若不符合要求則由供貨商運回；出庫時，領料部門根據自身需求填寫領料單，并交由采購部門審核，采購部門在對出入庫存貨進行核對后，若有庫存則同意其出庫申請，領料部門憑出庫申請單向庫存管理部門領取物料，若沒庫存則上報采購計劃進行采購。另外，庫存盤點工作采取手工記錄方式，而且沒有監管環節。在此過程中存在以下幾個問題：入庫時，按照公司規定可以接收微瑕疵的產品，但由于沒有明確標準，存在制度漏洞。其次，人工記賬的方式存在弊端，不論是信息傳遞的及時性還是賬本的真實性都有待考量，領料時很可能會出現采購部門顯示有庫存而庫存管理部門卻無料可發的情況。最后，采購物料種類分工不明確，進貨周期不確定，當急需短缺物料時比較被動。

（三）業務流程再造思路與方法

1.流程優化思路。目前，A公司采取的信息化手段較少，各類信息在企業內部傳遞的速度較為緩慢，導致各項工作效率低下，其中在成本核算、采購過程和庫存管理上存在的問題最為突出，因此，A公司需要加快內部控制信息化體系建設。建議A公司引入用友U8系統，將公司業務通過各個模塊連接在一起，構建一個完整的體系，業財融合，以實現信息在整個體系內的快速流轉。系統的核心業務模塊由制造系統、銷售系統、物流系統、人力系統和財務系統等構成，并且自帶供應商和客戶管理模塊，可以使整個供應鏈無縫銜接。

2.流程優化方法。系統化改造法和全新設計法是最為常見的業務流程優化方法，其中系統化改造法是對公司原有業務流程進行改造和革新；全新設計法是在推翻原有業務流程的基礎上重新設計流程。就A公司現在的經營情況來說，如果大規模地對公司業務流程進行改造，將嚴重影響公司正常的經營活動，而且管理層對改革意見各執一詞，難以達成共識，不利于公司的整體運行。所以，綜合考慮A公司經營現狀后，本文采取系統化改造法對該公司業務流程進行再造。

（四）基于用友U8系統的內部控制流程再造

1.應付賬款流程優化。如右上圖1所示。

（1）在系統中完善付款程序，財務部門在獲得物資入庫信息后進行核查，核查通過后記錄相應物資賬務信息，加強對付款的管理。還可以根據公司的資金周轉情況和經營情況選擇多元化的付款方式，例如：采用分期付款的方式使付款時間延后，采用預付款的方式提前預定稀缺資源以防漲價，采用直接付款的方式維護企業聲譽及形象等。

（2）在系統中對生產所需物資價格進行實時更新，利用系統將相應信息反饋給財務部門，以保證公司在支付物資款項時，不會出現由于信息傳遞不及時而造成付款錯誤，也避免了在審核賬目時重復翻看合同的情況。與此同時，為了能夠便捷地查詢物料價格，可以在系統中設置輸入存貨編碼功能，每個編碼對應獨一無二的物料，以防發生物料與價格不符的現象。另外，針對物料價格由采購主管還是財務人員更新的問題，可以采取在系統中設置供應商存貨調價單權限、指定人員進行調價的方式來解決。

圖1 應付賬款流程優化圖

（3）借助系統對物料相關信息進行匯總和剖析，合理推斷物資價格，根據相關數據估算預計入賬處理的票據，從而提升成本預算的準確性，進而形成合理的財務報表。

2.應收賬款流程優化。如圖2所示。

圖2 應收賬款優化流程圖

（1）借助系統進行客戶信譽等級評定。利用在系統中所收集的客戶相關信息，對客戶信譽進行準確評級，對于信譽評級較高的客戶可以允許先交貨再收款，對于信譽評級較低的客戶，在繳納了一定貨款之后才能發貨，以減少或防止壞賬的產生。

（2）通過系統實現信息共享。傳統方式下，A公司以書面形式進行信息互通，審批過程過于繁瑣，工作效率低下。系統通過與互聯網技術相結合，可以在網上對所要審批的事項進行批量處理，并將處理結果及時反饋給相關部門，使各個部門能夠實時掌握相關信息。

3.采購業務流程優化。如下頁圖3所示。

（1）設計部門負責編制各類車輛生產所需物料表，并將相應信息錄入系統，采購部門通過系統中生產模塊的MRP運算，制作采購計劃單，并制定各種貨物合理的安全庫存，當庫存中某種物料的可用量和庫存量達到安全警戒時，及時提醒采購部門進行物料采購。另外，在系統中公司可以根據自身業務特點，自定義安全庫存，實行動態和靜態兩種形式的安全庫存管理，其中安全庫存的計算有以下兩種方法：

圖3 采購流程優化圖

（2）供應商通過系統下達采購訂單。當部門負責人審核通過采購價格后，采購人員要在系統中對該價格進行維護，對于應付賬款則由財務人員通過系統對供應商價格表進行審核。另外，每項物料的采購訂單都要在系統中留有記錄，當采購部門向供應商下達訂貨通知時，必須將采購訂單以截圖的方式傳遞給供應商，以保證訂單數據的可靠性，防止出現差錯。

（3）利用系統中的質量管理模塊對采購質檢環節進行改進。供應商送達貨物后，由庫存管理人員收貨并開具到貨單，同時通知質檢部門進行驗貨，質檢部門將檢驗結果在系統中進行勾選后將結果傳遞到財務部門，并由其根據檢驗結果接收符合標準的物料，對于不符合標準的物料按照合同進行處理，這樣整個質檢過程都被記錄下來，以后在追查問題物料時就能有跡可循。

（4）利用系統對供應商進行信用管理和單據審核，提高審核效率。在系統中記錄供應商每次的供貨情況，對供應商貨物退換情況如交貨時間、退換率等留有歷史記錄，從而對供應商信用進行有效管理。同時，在采購過程中，要利用系統對物料的出入庫以及質量檢驗等環節進行單據審核，以提高審批效率。

4.庫存管理流程優化。如圖4、圖5所示。

（1）接收微瑕產品入庫時，在系統中對此類產品的接收標準進行詳細規定，并在進行質檢時安排專門人員實施監督，加強對質量檢測環節的管理，以防供應商和質檢人員聯手舞弊，給公司造成嚴重的經濟損失。出庫時，領料部門需要填寫領料單并提交上級領導審核，審核通過后交庫存管理人員，并由其通過系統確定庫存物資是否充足，若物資充足則填寫出庫單，同時將相應單據上報財務部門審批，審批完成后，庫存管理人員方可填寫物資出庫單，同時將相應物資數量及領用部門等信息錄入系統并上報至財務部門，并由財務部門對最終信息進行審核及記賬。

（2）公司可以利用系統先行對物資進行分類，按照不同類別對物料進行編碼，實行一碼一料。一方面，在出入庫時庫存管理人員能夠根據物料編碼掌握物資的實時狀況，防止某些物料被遺漏。另一方面，當發生退換貨時，工作人員便能根據物料編碼，準確地將貨物退還給相應的供應商，防止發生與其他供應商供應貨物相混淆的情況。另外，工作人員在查詢某些產品的在檢數量、到貨數量、待發數量、凍結數量以及預計入庫數量時，只需輸入編碼就能快速查詢到結果，從而準確地掌握庫存使用情況，更好地管理庫存。除此之外，為了防止發生物料缺失造成產品生產延遲問題，可以在系統中設置最低和最高安全庫存，當庫存數量超過警戒線時，由系統提醒采購人員及時補貨。

圖4 再造后的入庫程序示意圖

圖5 再造后的出庫程序示意圖

三、方案執行過程與保障措施

（一）業務流程優化執行過程

1.初期籌備階段。A公司可成立專業小組，小組成員可涵蓋使用系統的所有部門，并聘請專業人員做技術顧問。由公司高管做小組組長，每個部門都有專門的負責人參與，其中財務部門負責提供相關的理論支持，各部門負責人負責做好整個流程的優化實施工作。

2.系統運行階段。小組在方案實施的過程中要持續跟進，不斷根據實際業務情況提出改進建議，及時調整優化方案，使之與業務實際情況相匹配，從而達到優化效果。一方面，在A公司內部選拔有能力操作系統的技術人員，在系統實施期間，技術人員要不斷學習掌握操作系統的各項技能，做好后期維護和二次開發工作。另一方面，A公司應加強硬件設施建設，如配備小型發電機，做好服務器的維護工作。

（二）流程優化后的效果評價

1.應付賬款流程優化后的效果。系統實施之后，公司可以選擇最適合自身經營情況的付款方式付款給供應商，不會對公司的資金鏈造成負擔，通過對系統內付款信息的共享可以使公司更加合理有效地分配資金。其中，財務部門在整個業務流程優化后將受益匪淺。通過在系統中錄入供應商和采購部門之間所簽訂合同的金額、簽訂時間和付款期限等信息，當付款期限臨近時可以收到系統提醒，避免因延時付款造成公司信譽受損的情況。

2.應收賬款流程優化后的效果。系統實施之后，財務部門在對應收賬款進行審批時可以通過系統直接審批，不同部門之間無需再使用紙質單據進行信息傳遞，可以減少很多不必要的步驟，縮短應收賬款的審批時間。另外，發貨程序和收款程序可以在系統上同時進行，避免因信息傳遞不及時導致的財務信息出現差錯。

3.采購流程優化后的效果。系統實施之后，采購部門可以隨時掌握公司生產所需各項物資的品質及相應價格，以最快的速度選擇最佳供應商，減少因所獲取信息不及時或不全面導致的購料成本增加情況。而且隨著財務部門和采購部門之間實現信息共享，采購部門在遞交審批事項時，也能夠很快地得到審批結果，避免了重復審批問題的發生。

4.庫存管理流程優化后的效果。系統實施之后，公司采用一碼一料的庫存管理方式，避免了因物料分類不清，在出入庫時庫存管理人員需要對庫存進行多次盤點的問題，進而提高庫存周轉率。此外，物料在出入庫環節的所有單據憑證都有跡可循，庫存盤點方式更加規范，能夠確保倉庫中庫存登記數量的準確性，從而減少盤存不符現象。

（三）保障內部控制管理流程優化方案的措施

1.實現組織結構扁平化。系統實施之后，A公司的業務流程得到了優化，信息傳遞更加迅速。為了實現更好的管理效果，A公司的組織結構需向扁平化方向發展。其中，組織結構扁平化是指通過減少行政管理層次，裁減冗余人員，從而建立一種緊湊、干練的扁平化組織結構。在以往的組織結構中，管理者的命令需要自上而下層層下達方能得到執行，命令傳達速度慢，員工執行效率低，執行效果往往達不到預期。為了改善這種現象，需要公司精簡組織機構，管理者通過系統直接向相關工作人員下發任務命令，能夠隨時介入到工作流程中，從而提高公司運營效率。

2.加強對員工的綜合素質培訓。內部控制管理流程優化的具體實施需要公司員工的共同參與，而且業務流程再造需要高素質的人才加入，方能達到理想的執行效果。因此，公司必須加強對人才的培養。一方面，要做好員工的思想工作。在日常工作中，管理者要樹立良好的管理意識和思維，通過企業文化建設，使員工了解并認識到業務流程再造的意義和作用，使員工自覺地參與到系統運營維護的工作中。另一方面，要加強對員工的專業技能培訓，定期組織對系統技術維護人員的培訓，聘請外部專業人員對公司內部員工進行操作指導。另外，未來為了更好地維護系統，公司還需要培養二級開發人才，以確保系統能夠具備公司所需的其他性能。

3.加強系統相關制度建設。為了幫助員工加強對系統的了解并實現業務流程再造優化，公司應將關于系統應用的注意事項以及原則盡可能詳細地錄入到員工手冊當中，建立與系統應用相符合的公司制度。另外，在具體的系統應用操作細則中，應明確操作人員的使用權限，并建立授權審批制度，確保員工能夠正確地應用和操作系統，充分發揮系統的作用，防止因操作不當導致信息外泄，給公司造成財產損失。