新形勢下行政事業單位增值稅發票風險管理研究

楊倩 陳俊逸（浙江省衢州市氣象局 國家電網浙江省電力有限公司衢州供電公司 浙江衢州 324000）

近幾年，整體稅收環境發生顯著變化，稅務“放管服”不斷推進、國地稅征管體制改革以及金稅三期系統深化應用，稅務部門在“以票控稅”的思想指導下，大大加強了對增值稅發票的管控，特別是電子發票的推廣使用，都對單位發票管理工作提出了更高、更嚴的管理要求。行政事業單位發票管理工作涉及面廣，以接收使用增值稅普通發票為主，但同時也涉及增值稅專用發票和通用機打票。在“以票控稅”管理日趨嚴格、金稅三期系統監控更加嚴密的新形勢下，如何防范假票、錯票入賬導致的稅務風險，敏感發票引發的潛在廉政風險和電子發票重復報銷引起的財務風險成為當前行政事業單位發票管理工作的重點和難點。

一、管理背景

（一）外部環境

2015年國家稅務總局發布關于全面推行增值稅發票系統升級版的工作要求后（稅總發[2015]42號），在全國范圍內快速推廣使用升級后的“金稅三期”系統。借助這套系統，稅務機關稅收管理信息化水平向前邁出了一大步，稅務稽查方式也從原有的線索舉報、現場稽查轉變為數據分析、綜合檢查，稽查效率和效果大幅提升。2016年，稅收大環境發生顯著變化，稅收新政不斷發布，直接影響著單位稅務工作，而發票管理作為稅務工作的重要環節也深受影響?！盃I改增”全面落地實施后，單位收取的增值稅發票量大幅增加，發票真實性、合規性審核工作量陡然加大，“互聯網+稅務”穩步推進，電子發票使用頻率越來越高。2017年，國家稅務總局發布了更為嚴格的發票管理制度，要求增值稅專用發票和普通發票必須如實、精準、清晰開具，如果單位取得了不符合規定的發票，則不得作為稅收憑證，這將大大增加單位因發票違規所產生的涉稅風險。

（二）內部環境

近年來，針對市場經濟活動中虛假發票泛濫的情況，稅務機關不斷加強發票監管工作，制定更加嚴格的發票管理規范，根據《國家稅務總局關于增值稅發票管理若干事項的公告》（國家稅務總局公告2017年第45號），要求規范票面信息，包括不限定于推行商品和服務稅收分類編碼簡稱、單位購買方提供納稅人識別號等，不符合規范要求的發票將不得進行抵扣。規定單位取得的發票如未按要求填寫票面信息，則不得進行稅額抵扣。這就要求財務人員更加認真、細致審核發票票面信息，核對開票事項與業務實際是否一致，納稅人信息是否準確、完整，從而防范涉稅風險，維護稅收權益。同時，信息技術的發展和“營改增”的落地，增值稅發票使用量急劇增長，原有紙質發票領用、開具的不便利性日益凸顯。對此，國家稅務總局于2015年發布第84號公告，在全國推行使用增值稅電子發票系統，推廣使用增值稅電子普通發票，2019年，國家也提出逐步推廣增值稅電子專用發票，電子發票時代即將到來。

根據《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號）第三條規定，增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的，可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。電子發票一般是由消費者自行打印，在紙質、大小及打印效果上都會存在差異，由于繪圖技術的發展，財務人員難以通過肉眼分辨發票的真假，電子發票可重復打印的特性也使財務人員難以防范是否重復報銷給單位帶來的財務風險。財務人員只能通過手工記錄已報銷發票的信息進行備查，大大增加了財務人員的工作量。

行政事業單位日常核算業務量較大,下屬單位包括行政事業類單位和投資設立的國有企業，涉及發票種類多，在當前“八項規定”嚴控的大環境下，如接收到煙、酒、茶葉等敏感發票需引起財務人員的高度重視，認真審核其中是否存在廉政風險，但僅僅通過人工肉眼判別與核對，不僅費時耗力，而且難免會因疏忽而遺漏敏感發票，給后續工作留下隱患。隨著電子發票的推廣，財務部門在日常報銷過程中也會接收到許多電子發票，如何分辨電子的真偽、是否已經重復報銷，是財務部門發票管理中的重點工作。

（三）當前發票管理存在的潛在問題與風險

發票作為單位財務收支的法定憑證，也是最為常見、使用最為頻繁的會計原始憑證，發票管理是否合規直接影響單位會計核算質量。目前在發票管理上存在的潛在問題主要有：一是使用假票、錯票混入單位開支，以及重復打印電子發票重復報銷個人費用，引發財務風險和稅務風險。二是通過假票、套打票騙取單位資金，私設“小金庫”而引發腐敗風險。三是敏感發票（煙、酒、茶葉等）報銷入賬，引發潛在廉政風險。財務部門作為單位的發票管理部門，負有審核發票規范、合理職責，因財務人員審核把關不到位而導致假票、錯票、電子發票重復入賬都會給單位造成重大風險，因此如何高效、規范開展發票管理成為當前行政事業單位提升財務管理水平的第一道關。

二、管理新思路——構建發票倉

針對新形勢下發票管理存在的諸多風險，原有較為粗放的人工審核、手工統計發票管理模式已不適應新的管理要求，這促使我們思考如何從審核流程和信息技術等方面對發票管理模式進行改造和優化，從而提高發票管理效率和效益，降低單位稅收風險和廉政風險。目前稅務系統提供的發票查驗與勾選認證分屬兩個平臺，而且平臺操作體驗感較差，如需驗證大量發票時將會耗費大量人力和物力，為此，本文從管理流程和信息技術出發，提出建設發票倉設想，將發票管理由線下手工方式演變為線上云服務，實現對增值稅紙質發票和電子發票的真實性、準確性高效識別，有效規避假票錯票入賬和電子發票重復報銷等涉稅風險，同時也著力減輕財務人員重復性工作，提升發票管控效率。

一是集中處理發票數據，建立統一的發票倉庫。通過掃描發票上的二維碼或者通過OCR技術對發票進行全景掃描，將發票要素信息儲存在發票倉庫中。倉庫中的發票數據可以隨時調用，用于查驗發票真偽與認證抵扣，實現發票查驗與認證環節無縫銜接，縮短管理鏈路徑，提高工作效率。在增值稅發票智能管理平臺上，使用掃碼槍查驗一張發票只需2秒鐘時間，就能識別真偽并返回發票信息，發票量較多時，可通過掃描儀進行批量快速掃描，簡化財務人員識別發票的操作流程，節約查詢時間。查驗發票真偽的同時，可以檢查是否存在重復報銷，校驗單位名稱和納稅人識別號是否有誤，并將發票信息保存到發票平臺，自動統計發票匯總信息，多維度查詢發票。也可對發票進行備注、標簽管理，所有發票信息可以導出EXCEL表和發票圖片版式文件。

二是發票倉直連稅務查驗平臺API端口，將采集的發票信息批量進行查驗與認證，驗證增值稅發票在稅務系統中的狀態是否正常，確認發票信息是否一致，發票有無作廢，同時也判斷發票名稱和稅號是否有誤。對于稅務查驗平臺反饋的信息能實時顯示，我們可在短時間內完成發票審核與查驗工作，系統審核的高精準度與高效率，也讓財務人員擺脫了肉眼審核發票的低效與低識別率。目前稅務部門的發票認證和發票真偽查驗分為2個網站，無法在業務流程上把查驗到發票認證進行有效結合。傳統的掃描認證，掃描速度慢，經常出現增值稅專用發票密文區識別錯誤，手工修改的工作效率低，另外出現卡紙的機率非常的大，造成抵扣聯褶皺、破損。增值稅發票確認平臺勾選確認，需要一張張手工查詢、勾選、確認，工作效率較低，并且在勾選的過程中無法識別發票的抬頭是否正確，無法核對開票的具體明細。發票倉直連稅務查驗平臺API端口可以將查驗的增值稅專用發票在查驗平臺反饋信息直接提交至發票認證勾選平臺進行勾選認證，大大提高發票認證工作效率。

三是設置電子發票重復報銷提醒功能。由于電子發票可以多次打印，員工有意或無意將同一張電子發票打印出來重復報銷的情況勢必存在，這就對單位內部風險防控提出了新要求。為此，我們可在發票倉中設置電子發票重復報銷告警功能，當同一份發票再次錄入時，發票倉會根據已有發票數據進行比對，如果存在重復發票自動警告，從而幫助財務人員有效識別電子發票重復報銷。

四是增加敏感票提示功能。我們可在發票倉中設定敏感字樣，如煙、酒、特產、預付卡、茶葉等，發票倉會對錄入的發票信息與敏感字進行比對，如出現敏感發票則提示財務人員進行復核，對不符合規定的票據予以退回。設定具體事項支出限額提醒功能，在該項支出已經達到累計限額時進行警告，有效避免潛在的廉政風險。

五是優化財務報銷流程，提高財務報銷效率。在原有模式下，發票審核均為手工核對，財務人員在接收發票后，手工對發票進行查驗、認證和比對，經查驗后的不合規發票，則事后通知報銷人員進行報銷單據退單，報銷效率不高，同時人工審核發票費時耗力，容易因疏忽而造成管理漏洞，特別是日常核算業務量大，財務人員人手緊缺，如正逢季末、年底等關鍵節點，很容易引發審核疏忽而形成發票管理潛在風險。運用“發票倉”技術可以對當前報銷流程優化再造，根本改變人工審核弊端。通過“發票倉”OCR全景掃描識別技術，將發票查驗核對端口前置，報銷人員提供報銷單據時，直接將發票放入發票掃描儀，掃描儀實時連接“發票倉”可在5秒內完成假票、錯票實時查驗，電子發票有無重復打印的情況，是否為敏感發票等一系列操作，如有異常則發票倉自動預警，可直接退回報銷人員核對，無需再進行事后退票，前置發票報銷查驗環節，大大縮短發票審核時限，提升財務報銷流程效率，從源頭提升發票管理規范性，化解潛在風險。

三、發票倉設立的作用

發票倉的構建思路，可以對單位的發票管理進行集約優化，提高財務部門工作效率，并且通過電子信息技術來提升單位對稅務風險和財務風險的防控能力，實現對增值稅發票的精細化管理。實時掌控發票量、報銷金額、進項稅抵扣稅情況，通過數據采集并與實物發票比對，清晰了解哪些發票收到了，哪些發票沒有收到，便于進行發票催收工作，促進部門協同，實時記錄發票真偽查驗和整個認證過程，發票的狀態明細一覽無遺。通過對查驗結果的分析，實時統計哪些發票名稱和稅號開錯了，哪些發票作廢了，哪些發票重復查驗報銷了。具體來說：一是有效查驗和識別錯誤發票、虛假發票，特別當發票審核量較大時，通過發票倉與稅務查驗平臺的互聯互通，可實時辨別發票真偽，簡化發票查驗流程，節約查詢時間，提高財務部門發票管理工作效率，防控稅務風險。二是增值稅專用發票認證方式便捷，發票抵扣工作效率得以提升。通過發票倉對已驗證通過的發票一鍵式進行自動勾選抵扣并反饋認證結果，便捷高效。三是通過設立電子發票重復報銷告警功能，能顯著降低因電子發票可重復打印報銷而引發的內部風險控制成本，在一定程度上減少財務風險。四是設立敏感發票預警功能，輔助財務人員把關審核，對“八項規定”下三公經費進行嚴格控制，有效提升廉政管控水平。五是利用預警功能，逾期不能抵扣的增值稅專用發票數量大大減少，實現增值稅進項稅額應抵盡抵，減少單位不合理損失。

四、小結

行政事業單位業務類型多，涉及面廣泛，實際業務中收取的發票類型種類繁多，既有增值稅發票，也有通用機打票。在當前新形勢下，如何實現發票精益管控，科學高效防范假票、錯票引發的稅務風險，防控由電子發票重復報銷、敏感發票不合規入賬引發的財務和廉政風險成為財務人員必須嚴肅面對的問題。因此，筆者認為運用信息技術轉變行政事業單位發票管理模式十分重要，而發票倉的構建思路就是通過成熟的OCR技術實現發票數據集成，轉變原有粗放的發票管理模式，幫助單位實現發票管理由“線下統計”向“線上管控”轉變。同時運用發票大數據進行管理功能拓展，直連增值稅發票綜合管理平臺，不僅能實時查驗發票真偽和規范性，還能自主設計管控邏輯，自動檢測和預警敏感發票、電子發票重復入賬問題，防范潛在的稅務、財務、廉政等系列風險，從發票管理前端規范費用列支，提前防范違法違規行為。此外，除了運用電子信息技術作為提升財務管理水平手段外，單位應持續強化公務消費刷卡制度，加強虛假發票治理，內部控制和外部監督多管齊下，強化反腐倡廉教育，督促單位公務人員自覺遵紀守法，合法合規使用發票，促進行政事業單位健康良性發展。