團體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 007—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范儀器設(shè)備檔案》解讀

吳娟 覃曉燕 羅偉立

摘要：從標(biāo)準(zhǔn)制定的背景，標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍，相關(guān)術(shù)語概念，一般要求、歸檔范圍及分類、檔案編號和整理、檔案移交和裝盒、檔案保管和利用、檔案電子化，標(biāo)準(zhǔn)制定的意義等幾個方面對團體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 007—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范 儀器設(shè)備檔案》進行了詳細解讀，有助于特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備檔案規(guī)范管理的理解，有利于該標(biāo)準(zhǔn)的推廣應(yīng)用，減少因儀器設(shè)備檔案的丟失影響特種設(shè)備檢驗檢測結(jié)果的發(fā)生。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu) 檔案管理規(guī)范 儀器設(shè)備 檔案 標(biāo)準(zhǔn)

The Interpretation of Social Organization Standard T/GDCKCJH 007—2020“Specification for Archives Management of Special Equipment Inspection and Testing Institutes? Instrument and Equipment Archives”

Wu Juan， Qin Xiaoyan （Zhuhai Branch，Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research）

Luo Weili （Zhuhai Anyue Technology Co.， Ltd.）

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 007—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes instrument and equipment archives”about setting background， the scope， terms and definitions， general requirements， archives? scope and classification， archives number and arrangement， archives transfer and packing， archives storage and utilization， archives electronizationm， significance of setting of the standard. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the standardized management of instrument and equipment archives. And this paper benefits to the marketing and the usage of the standard， also helps to reduce the impact of the loss of instrument and equipment files on the inspection and testing results of special equipment.

Key words： special equipment inspection and testing institutes，specification for archives management， instrument and equipment， archives， standard

1 引言

人、機、料、法、環(huán)是5個影響產(chǎn)品質(zhì)量的主要因素，也同樣是影響特種設(shè)備檢驗檢測質(zhì)量的主要因素。“機”即特種設(shè)備檢驗檢測所用儀器設(shè)備，儀器設(shè)備是特種設(shè)備檢驗檢測的數(shù)據(jù)來源，檢驗結(jié)論判定的數(shù)據(jù)支撐。儀器設(shè)備檔案是鑒定、評價儀器設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。近年來，由于儀器設(shè)備隨機資料保管不到位導(dǎo)致無法追溯儀器設(shè)備測量范圍和精度，缺少量值溯源記錄導(dǎo)致無法保證儀器設(shè)備測量不確定度，缺少維護保養(yǎng)記錄導(dǎo)致儀器設(shè)備部分功能失效等管理問題凸顯，這些管理不善直接影響了特種設(shè)備的檢驗檢測結(jié)果。

2 標(biāo)準(zhǔn)制定的背景

根據(jù)市場監(jiān)管總局數(shù)據(jù)，截至2019年年底，全國特種設(shè)備總量達1525.47萬臺。其中：鍋爐38.30萬臺、壓力容器419.12萬臺、電梯709.75萬臺、起重機械244.01萬臺、客運索道1089條、大型游樂設(shè)施2.49萬臺（套）、場（廠）內(nèi)專用機動車輛111.69萬臺。另有：氣瓶1.64億只、壓力管道56.13萬千米。截至2019年年底，全國共有特種設(shè)備綜合性檢驗機構(gòu)454個，其中系統(tǒng)內(nèi)檢驗機構(gòu)270個，行業(yè)檢驗機構(gòu)和企業(yè)自檢機構(gòu)184個。另有：型式試驗機構(gòu)43個，無損檢測機構(gòu)563個，氣瓶檢驗機構(gòu)2065個，安全閥校驗機構(gòu)665個，房屋建筑工地和市政工程工地起重機械檢驗機構(gòu)310個。要保障如此龐大的特種設(shè)備安全運行，檢驗檢測工作尤為重要。

TSG Z7001—2004《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)核準(zhǔn)規(guī)則》、TSG Z7004—2011《特種設(shè)備型式試驗機構(gòu)核準(zhǔn)規(guī)則》、TSG Z7005—2015《特種設(shè)備無損檢測機構(gòu)核準(zhǔn)規(guī)則》、CNAS-CL52：2014《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認可準(zhǔn)則》、CNAS-CI01：2012《檢查機構(gòu)能力認可準(zhǔn)則》、RB/T 214—2017《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價 檢驗檢測機構(gòu)通用要求》等各項準(zhǔn)則在機構(gòu)資源條件上分別對檢測儀器設(shè)備配置、參數(shù)、量值溯源、維護保養(yǎng)記錄方面都有相關(guān)的要求。例如：CNAS-CL52：2014第5.5.2條規(guī)定：實驗室應(yīng)建立機制以提示對到期設(shè)備進行校準(zhǔn)、核查和維護;第5.5.10條規(guī)定：實驗室應(yīng)根據(jù)設(shè)備的穩(wěn)定性和使用情況來確定是否需要進行期間核查。實驗室應(yīng)確定期間核查的方法與周期，并保存記錄。CNAS-CI01：2012中第6.2.15條規(guī)定：應(yīng)記錄與設(shè)備相關(guān)的信息。通常包括標(biāo)識信息，適當(dāng)時，包含校準(zhǔn)和維護的信息。

由于多數(shù)的準(zhǔn)則中只是對存檔的內(nèi)容提出了要求，沒有構(gòu)成檔案管理架構(gòu)，忽視了檔案管理標(biāo)識、存檔內(nèi)容、存檔時間、設(shè)備與設(shè)施要求、借閱要求和銷毀要求、移交要求，造成了大量的檔案丟失。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理存在的問題主要有：檔案管理意識淡薄;檔案管理制度不健全、落實不到位;檔案管理力量薄弱;檔案管理方法落后;檔案歸檔不完整;檔案交接手續(xù)不嚴密，缺乏統(tǒng)一的特種設(shè)備儀器設(shè)備檔案管理規(guī)范。因此，制定特種設(shè)備儀器設(shè)備檔案管理規(guī)范是迫切的。

2019年1月，廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院等單位向廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進會提出了制定《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范 儀器設(shè)備檔案》團體標(biāo)準(zhǔn)的申請。2019年4月，廣東省測量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進會立項，并下達了該項目的制定計劃任務(wù)，由廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院等單位負責(zé)起草。2020年4月23日團體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 007—2020《特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范 儀器設(shè)備檔案》發(fā)布，2020年5月10日起正式實施。

3 標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容解析

3.1 標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍

“本標(biāo)準(zhǔn)適用于特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備檔案的管理。”

本標(biāo)準(zhǔn)是基于特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備檔案規(guī)范管理來撰寫，適用對象為特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)，其他相關(guān)機構(gòu)、行業(yè)也可參照使用。

3.2 相關(guān)概念解析

（1）儀器設(shè)備檔案，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)外購或自制儀器設(shè)備在設(shè)計、生產(chǎn)、采購、驗收、安裝、使用、維修、保養(yǎng)、報廢等過程中形成的具有保存價值的文字、圖樣、聲像等不同形式的記錄。

（2）承壓類儀器設(shè)備，用于檢驗檢測鍋爐、壓力容器、壓力管道等承壓類特種設(shè)備的儀器設(shè)備。

（3）機電類儀器設(shè)備，用于檢驗檢測電梯、起重機、場內(nèi)機動車輛、客運索道、游樂設(shè)施等機電類特種設(shè)備的儀器設(shè)備。

（4）科研類儀器設(shè)備，用于特種設(shè)備檢驗檢測科研項目的外購或自行研制的儀器設(shè)備。

（5）檔號，在歸檔文件整理過程中所用的字符代碼，標(biāo)識文件的類別和排列順序。

3.3一般要求

考慮到特種設(shè)備檢驗檢測周期不一樣，檢驗檢測報告保存的期限也不同，為方便檢驗檢測測量數(shù)據(jù)長期溯源，標(biāo)準(zhǔn)對儀器設(shè)備檔案的保管期限及形式分別進行規(guī)定：“檔案的保管期限應(yīng)為長期保管;檔案應(yīng)以卷為單位，一臺儀器設(shè)備對應(yīng)一卷檔案。”

3.4 歸檔范圍及分類

3.4.1 歸檔范圍

標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定歸檔范圍“應(yīng)保存儀器設(shè)備購置或自制前準(zhǔn)備階段、安裝驗收階段、使用階段、轉(zhuǎn)讓報廢階段形成的各種文件材料。”

購置或自制前準(zhǔn)備階段材料如申請購置儀器設(shè)備的報告、招投標(biāo)文件、購置合同等;安裝驗收階段材料如儀器設(shè)備的開箱記錄和裝箱單、儀器設(shè)備說明書、驗收報告及文件材料等;使用階段材料如設(shè)備履歷表、儀器設(shè)備定期量值溯源、儀器設(shè)備定期檢修、保養(yǎng)、核查等;轉(zhuǎn)讓報廢階段材料如儀器設(shè)備轉(zhuǎn)讓協(xié)議、報廢的技術(shù)鑒定材料或報告等。標(biāo)準(zhǔn)中給出了歸檔范圍的資料性附錄，為檢驗機構(gòu)的儀器設(shè)備檔案給出了指引。

3.4.2 分類

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：檔案應(yīng)按照儀器設(shè)備的使用性質(zhì)設(shè)置屬類，共4個一級屬類，其屬類代號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示為：

1——承壓類儀器設(shè)備;

2——機電類儀器設(shè)備;

3——科研類儀器設(shè)備;

4——其他類儀器設(shè)備。

由于特種設(shè)備分為承壓類特種設(shè)備和機電類特種設(shè)備，標(biāo)準(zhǔn)為對應(yīng)儀器設(shè)備使用的性質(zhì)，也分為承壓類儀器設(shè)備和機電類儀器設(shè)備。考慮到多數(shù)特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)都有自己的科研團隊，所以標(biāo)準(zhǔn)對于自研自制的儀器設(shè)備單獨分類。無法歸在第1～3類的，如檢驗檢測安全閥、水質(zhì)、限速器、防墜安全器等的儀器設(shè)備歸到其他類。部分儀器既可以用于承壓類設(shè)備檢驗，又可以用于機電類設(shè)備檢驗，可以按照其使用頻率予以歸類。

3.5 檔案編號和整理

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：檔案的編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號+案卷順序號。檔號章為每件檔案資料編號，應(yīng)在每件檔案資料的右上角。共包含二項內(nèi)容，檔號和序號。檔號為大類代字+屬類代號+案卷順序號（如：“C1-1” 承壓類儀器設(shè)備第1號案卷），序號為卷內(nèi)順序號。

在給儀器設(shè)備檔案編號時，需先判斷屬類代號，如承壓類儀器設(shè)備為C1，機電類儀器設(shè)備為C2。一臺儀器設(shè)備對應(yīng)一卷檔案，因此儀器設(shè)備的檔號按同一屬類依次取號。示例：C1-10（承壓類儀器設(shè)備第10號案卷），C2-5（機電類儀器設(shè)備第5號案卷），C3-2（科研類儀器設(shè)備第2號案卷），C4-3（其他類儀器設(shè)備第3號案卷）。

3.6 檔案移交和裝盒

為保證儀器設(shè)備檔案完整性，檔案經(jīng)業(yè)務(wù)部門整理后，應(yīng)于次年6月底前向檔案管理部門提交歸檔。紙質(zhì)檔案移交時，應(yīng)保持原卷的封裝。移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊清點核對數(shù)量，查驗質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保檔案真實完整、賬物相符。裝訂好的檔案應(yīng)按順序裝入對紙張無害的無酸檔案盒，并填寫檔案盒封面及盒脊等項目。不同年度、保管期限、代號的歸檔文件不應(yīng)裝入同一個檔案盒。

3.7 檔案保管和利用

依據(jù)《廣東省檔案條例》的要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檔案管理單位應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲、保管，以確保檔案實體、電子信息安全。檔案管理單位應(yīng)做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等檔案防護工作。檔案管理單位庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃之間，相對濕度控制在45%～60%之間。

由于檔案屬受控資料，有一定的保密性。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檔案管理單位的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責(zé)人或授權(quán)人批準(zhǔn)。利用檔案時，應(yīng)履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記并反饋利用效果。

3.8 檔案電子化

紙質(zhì)檔案存在不可預(yù)計的風(fēng)險，導(dǎo)致文件損壞、丟失。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檔案管理單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。電子檔案為具有保存價值的已歸檔的文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。

4 標(biāo)準(zhǔn)制定的意義

該團體標(biāo)準(zhǔn)的制定旨在通過建立系列的特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案管理規(guī)范，提高特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理水平。

該標(biāo)準(zhǔn)通過規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理，提出適合特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的要求，可有效提高儀器設(shè)備檔案管理水平，保證特種設(shè)備檢驗檢測結(jié)果的科學(xué)性、權(quán)威性，填補了行業(yè)內(nèi)儀器設(shè)備檔案管理的空白，具有積極意義。