提高圖書招標采購效率和采購質量對策研究

趙慧真

摘?要：圖書招標采購規范了采購市場、降低了圖書采購價格、提高了采購資金使用效益，但也存在采購流程長、采購效率低、低價中標、圖書質量不高等問題。文章分析了圖書招標采購方式的利弊，提出了一次招標多年多家、采用資格標、優化價格評分標準、實行多種采購方式等對策，以期提高圖書采購效率和采購效益。

中圖分類號：G250文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）08-0077-04

關鍵詞：圖書招標;采購效率;采購效益

圖書采購效率是指從圖書采購招標到圖書進館上架流通所投入的精力和時間與所采購圖書數量和圖書到館速度之對比，圖書采購效益是指圖書采購所花費的資金與所采購圖書的數量和質量之對比。理想的圖書采購是二者兼顧，既能及時滿足讀者的需求，為讀者提供高質量、高契合度的圖書，又能使圖書采購經費發揮最大效益，保證館藏體系的系統性、完整性、延續性。自2000年1月1日《中華人民共和國招標投標法》（以下簡稱《招標投標法》）施行以來，公開招標逐漸成為大多數高校圖書館圖書采購的主要方式，標志著圖書采購工作逐漸趨于標準化和規范化[1]。2003年施行的《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《采購法》）也規定，公開招標應作為圖書采購的主要方式。圖書實行招標采購利弊并存，筆者根據多年從事采編工作的經驗，對圖書招標采購中存在的問題進行了全面剖析，提出了提高圖書采購效率和采購效益的可行性舉措。

1?圖書實行政府招標采購方式的利弊分析

1.1?實行政府招標采購方式有利于提高圖書采購資金的使用效益

《招標投標法》和《采購法》頒布實施的目的在于規范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護采購人的合法權益[2]。政府招標采購規范了采購市場，使采購過程公開、公正、透明。圖書館通過公平競爭的方式選取供應商，既能有效避免供應商通過不正當手段擾亂市場，又能督促采訪人員在圖書采購過程中遵規守矩。政府招標采購方式有利于圖書館爭取資質優良的供應商，獲得更好的供書服務，發揮采購資金的最大效益。

政府招標采購引入市場競爭機制后，供應商為了爭取市場份額，不僅在圖書價格上主動降低折扣，還提供圖書加工、編目、上架等服務，在很大程度上緩解了圖書館采編人員的工作壓力，減少了圖書物理加工的耗材支出。

近年來，供應商提供特色服務的能力備受重視。在招標過程中，很多圖書館都會對供應商提出新的要求，在商務評分項中增加“提供特色服務”這一條款，主要體現在提供“讀者宣傳、閱讀推廣、讀者服務”等方面的案例和方案。為了競標成功，供應商充分發揮自身的文化資源優勢，主動配合、支持圖書館開展各種讀者活動，以期提高圖書利用率。

1.2?政府招標采購方式采購效率低下，圖書質量不高

招標流程漫長和采購效率低下一直是困擾圖書館采訪工作的重要問題。圖書招標采購程序繁瑣，流程主要包括：申報政府采購預算、申報采購計劃、編制采購文件、發布采購信息公告、開標定標、發布中標公告及擬訂、審核、簽訂合同。即便在全程順利的情況下，招標采購也需耗時一二個月。若經費無法準時下達，或出現流標，招標過程就會更加漫長。圖書館先采選下單，供應商再對圖書進行搜集、編目、加工、上架，這個過程也耗時較長。因此，新書到館速度滯后，很難及時滿足讀者的閱讀需求。

供應商惡意競標，壓低報價，影響圖書采購質量。在政府招標采購項目中，圖書采購屬于貨物類，按照規定價格評分項不能低于30%。因技術評分項多為承諾條款，得分差距難以拉開，綜合能力較差的供應商會惡意壓低報價以求中標。為了中標，供應商也會夸大自身的實力，做出虛假承諾，一旦低價中標，在逐利意識的驅使下就會降低圖書質量、編目數據質量，不僅無法及時滿足圖書館的需求，還影響了圖書館的藏書質量[3]。圖書館的圖書采購不同于一般貨物采購，既包括圖書又包括其他配套服務，如編目、加工、送貨、上架等。供應商若低價中標，就會過濾掉高價值、低利潤的圖書。一般情況下，圖書館圖書采購的一次招標服務期限為1～3年，在圖書采購訂單中有很多圖書屬于期貨圖書，出版社給的折扣無法預知。當供應商從出版社拿不到低于成本的折扣時，就會采取延遲發貨或不供貨的方式保證自身的利潤。

評審專家的專業水平、評標能力、評審態度對圖書館選擇供應商有一定影響。由于審核的漏洞，致使專業水平不高的評審專家進入專家庫，或進入與其專業技術不相符的評審項目組。在評審過程中，特別是在橫向比較時，一些評審專家無法準確分辨供應商的優劣，不能給出正確的分值。有些評審專家雖然具備圖書館專業知識或從事圖書館工作，但對圖書采訪工作并不熟悉，不了解供應商的實際情況，在評分時如果僅根據投標文件的描述，就無法做出正確的判斷。此外，一些評審專家的態度不夠認真嚴謹，沒有嚴格把關，讓劣質供應商有機可乘。這些因素都不利于圖書館選擇優質的供應商，進而影響了圖書采購質量。

2?提高圖書采購效率的對策

2.1?一招多年，節約時間精力

近年來，雖然招標程序有所簡化，但從申報預算到簽訂合同，一個流程下來仍需耗時一二個月。采訪人員應對各種申報審批手續，也需要花費大量的時間精力。圖書館采取一招多年的方式，能避免每年耗費大量的時間精力在重復工作上，不僅能減少采訪人員的工作量，提高圖書采訪工作的效率，還能節約與新的供應商磨合的時間和精力，促進圖書采編工作的順利開展。

2.2?供書服務周期跨年，采訪工作持續無間斷

圖書館的圖書采購經費一般在每年的三四月下達，到當年的六月，圖書才能上架流通。相關的財務制度要求，當年經費當年使用，若服務周期按年度，就容易造成供貨時間較短、圖書到館滯后、圖書更新不及時等問題，圖書館也不得不倉促完成當年的圖書采訪工作。服務周期跨年是解決這些問題的有效方法之一，如：一招二年，服務周期為2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的時間段，圖書館可在這個時間段開展下一個周期的招標工作和上一個周期的采購圖書工作，如此循環，既能保障采訪工作的連續性，又能保證圖書采購的延續性、及時性和新穎性。

2.3?供書先后順序按需而定

供應商一般按照圖書館的訂單先后順序搜集圖書、編目加工、送貨到館，即先下訂單先到貨。按先后順序供貨，到館的圖書并非讀者急需，而讀者急需的書卻遲遲未到，不僅打擊了讀者的閱讀積極性，還降低了圖書利用率。按需供貨是根據讀者的實際需求，科學合理地安排供書順序。采訪人員先把書目訂單發送到預約庫，優先導出被預約的圖書書目;供應商再單獨采購、編目加工、打包、送貨，不僅能及時滿足讀者的需求，還能充分發揮圖書的利用價值。

2.4?根據藏書原則篩選相應書目

藏書原則是采訪人員在采選圖書時遵循的原則，科學的藏書原則是保證館藏體系科學性、系統性、完整性的前提。例如，高校圖書館的采訪人員應根據學校的教學科研需求和專業設置特點，按照適藏圖書、必藏圖書、酌藏圖書、或藏圖書、拒藏圖書等原則，向供應商提出具體的采購要求;供應商根據高校圖書館的藏書原則對書目進行篩選，不僅能節約采訪人員的時間精力，還能提高圖書采購效率。

2.5?采取多種采購方式

集中的圖書采購、編目加工、上架方式，很難滿足讀者對圖書的即時需求。因此，圖書館應采取多種采購方式，如線上PDA采購模式、線下PDA采購模式，最大限度地滿足讀者的多元化需求。這些方式不僅能有效解決傳統圖書招標采購的到書慢、時效性差等問題，還能及時滿足讀者的閱讀需求。

3?提高圖書采購效益的有效策略

圖書采購效益主要體現在以下兩個方面：一是采購高質量、高契合度的圖書，充分發揮圖書的利用價值，最大限度地滿足讀者的需求。二是用同樣的錢盡可能地買更多的書，最大限度地發揮采購經費的使用效益。

3.1?一招多家，優勢互補

圖書館的圖書采購主要以勾選中標供應商提供的書目訂單為主，但供應商不可能與所有出版社都有合作，在供貨上各有特點和優勢。圖書館采取一招多家的方式，形成互補機制，不僅能保證書目的完整性及圖書的質量，還能利用不同供應商的優勢，分別采購特色圖書和專題圖書。多家供應商同時供貨還能加快圖書的到館速度，及時滿足讀者的閱讀需求。為了避免供應商多投多中，圖書館可在招標文件中做出詳細規定，如供應商僅能選擇一個中標合同供貨。

3.2?招資格標，形成競爭機制

為了獲得中標機會，部分供應商雖然在標書里許下各種承諾，完全響應圖書館的各種“高要求”，但在中標后往往態度不積極，不能及時滿足圖書館的需求。圖書館可采用資格標的方式，不確定合同金額，在合作過程中對供應商的綜合實力進行考量，如提供的圖書數量和質量、對訂單的響應速度、編目加工質量、發貨速度、到書率及售后服務等，并將此作為分配采購金額的依據。圖書館應掌握采購主動權，調動供應商的積極性，在供應商之間形成良性競爭機制。供應商為了爭取更多份額，必然會努力做好供書服務工作。

3.3?優化價格評分機制，避免低價中標

圖書招標價格分通常采用低價優先法計算，即滿足招標文件要求且投標價格最低的投標報價為評標基準價，其價格分為滿分。其他投標人的價格分按公式計算：投標報價得分=（評標基準價/投標報價）×100[4]。為了中標，供應商往往會壓低報價，甚至給出低于市場成本價的不合理報價。為了避免此類情況的發生，筆者認為價格分采用平均值優先法計算更為合理，即以全部有效投標人的投標報價的平均值為評標基準價，價格分為滿分[5]。投標人的價格分按公式計算：投標報價得分=（1-|（投標報價-評標基準價）/評標基準價|）×100。如果某兩個供應商的總分相同，投標報價低的供應商就會排在投標報價高的供應商前面。圖書館按照該評分標準，能有效避免低價競標，促使供應商理性報價、公平競爭，進而保證采購圖書的質量。

3.4?增設售后追責標識

圖書在上架流通后會出現一些問題，如掉頁、物理加工有誤及編目數據有誤等。由于圖書到館時間較長，圖書館已無法追溯這些有問題圖書的來源，只能花費更多的時間精力善后。因此，圖書館可在合同中設置售后追責這一條款，要求供應商對編目數據和圖書進行標識，如：在每條編目數據中加字段“801@CN@b圖書供應商首字母@c數據處理時間”及在每本書最后一頁加蓋公司印章，以降低圖書出現問題的概率，保證圖書質量。

3.5?掌握書目控制權和主動權

圖書采購實行政府招標后，書目主要來源于供應商。供應商提供的書目品種和質量決定了圖書館圖書采購的質量。圖書館若完全依賴供應商，就會處于被動地位，無法保證采購圖書的質量。例如，高校圖書館加強文獻資源建設的目的是為學校的教學、科研提供優質的信息服務，助力一流學科建設。由于一些學術書和專業書的發行量少、利潤空間小，供應商出于利益驅動很少對這部分圖書進行書目推薦。由于部分高質量的專業書、大型工具書、科學專著和時效性強的圖書未進入供應商的供貨渠道，導致高校圖書館無法從供應商處直接獲取這些圖書，無法滿足教學、科研需求。此外，供應商書目同質化的現象越來越嚴重，高校圖書館若單憑供應商提供的書目采購圖書，就會使館藏結構趨于雷同。因此，采訪人員不僅應主動與專業出版社和大學出版社溝通聯系，索取征訂目錄，還應根據學校的學科專業設置確定重點出版社，主動搜集與學校重點學科、特色專業、新增專業、特色收藏相關的出版信息，重點采購這些方面的圖書，形成館藏特色。

3.6?保質保量合理利用資金

在保證圖書質量的同時，圖書館應考慮如何更好地發揮圖書采購經費的使用效益，尤其是經費比較緊張的圖書館更應注重采購經費的使用效益。采訪人員只有對圖書出版發行市場進行全面深入的了解，在選擇圖書時才能不被供應商蒙蔽，如：同品種的圖書因其裝幀形式不同，價格就會有很大差別;禮品書、珍藏版圖書定價較高;精裝書定價高于平裝書。為了獲取更大利潤，供應商難免會過濾掉平裝書而提供高定價的精裝書，損害圖書館的采購效益。在編制招標文件時，圖書館應對供應商提供的圖書類型進行明確規定，如：不可提供禮品書和珍藏版的高價書;同時提供平裝和精裝兩種類型圖書，并進行標注。采訪人員可根據服務對象和實際用途，選擇平裝書或精裝書，在提高采購經費使用效益的前提下保證圖書質量，最大限度地滿足讀者的閱讀需求。

3.7?加強審核管理，優化評審專家隊伍結構

圖書館應加強對評審專家的資質審核，根據評審專家的行業、專業及從事的具體工作進行細分歸類，保證抽取到的專家是從事圖書采訪工作的資深人員，擁有豐富的圖書采購經驗，熟悉圖書采編工作的特點，了解供應商的情況。圖書館還應加強對評審專家的崗前培訓，引導評審專家熟悉采購招標的相關法律制度。政府采購管理部門要加強對評審專家庫的動態管理，切實履行對評審專家的考核監督[6]，根據出席評標會的速度、評審態度、評審水平等對評審專家進行綜合評價，擇優聘請優質的評審專家，不斷優化評審專家隊伍結構。

4?結語

圖書館提高圖書采購效率和采購效益除采取以上對策外，還應轉變觀念、與時俱進，積極采用新的技術和手段，提升圖書采訪工作的質量。近年來，隨著互聯網技術、大數據技術、云計算技術在各行各業的廣泛運用，各種圖書采訪云平臺也應運而生，如河南省圖書館文創中心研發的圖書館智能采訪管理系統、武漢三新書業的“云田智慧”、北京人天書店的暢想之星“阿法購”、浙江新華書店集團有限公司推出的“蕓臺購”及超星紙電一體化智能采訪平臺等。這些平臺集版權控制、紙電新書發布、圖書館采購與讀者借閱、薦購服務、PDA實體采購于一體，是面向圖書館的中文圖書紙電同步平臺。智能采選云平臺具有圖書信息齊全、檢索功能強大、選書方便快捷、大數據分析個性化推送、智能手機移動采選等功能，為圖書館提高圖書采購效率和采購效益提供了保障。

參考文獻：

[1] 顧健.高校圖書館中文圖書采購招標中的幾個問題[J].大學圖書館學報，2007（3）：15-20.

[2] 中華人民共和國政府采購法[EB/OL].[2020-06-02].http：//www.ccgp.gov.cn/zcfg/gjfg/201310/t2013 1029_3587339.htm.

[3] 蔡迎春.影響當前紙質藏書質量的深層次因素分析與思考[J].大學圖書館學報，2018（5）：65-72.

[4] 申啟明，謝其祥.圖書采購招標存在的問題與對策[J].廣西師范學院學報（哲學社會科學版），2015（4）：63-66.

[5] 賈樹珍.高校圖書館大批量圖書采購質量把控研究與實踐[J].出版發行研究，2017（12）：91-93.

[6] 孫守儉.圖書館圖書招標采購應注意的幾個問題[J].圖書館研究與工作，2017（1）：77-79.

（編校：孫新梅）