高校檔案如何在大數據時代進行管理創新

安麗君

摘 要：在物聯網技術、云計算等技術不斷發展的大背景下，我國全面進入了大數據時代，大數據時代高校的檔案信息量急劇增長，檔案價值有了很大的提升，并且檔案信息的需求呈現出多元化的趨勢，這給高校的檔案管理帶來了極大的挑戰。大數據時代下如何進行高校檔案管理創新引起了人們的高度重視，本文就高校檔案如何在大數據時代進行管理創新進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：高校;檔案;大數據時代;管理創新

引言

高校檔案是高校的本源性信息源，也是學校發展記憶的基石，檔案管理是高校管理的重要內容，做好檔案管理對于高校的發展具有非常重要的作用。當前，我國已經全面進入了大數據時代，高校的檔案數據急劇增長，傳統的檔案管理方法和模式已經不能滿足大數據時代的管理需求，這就要求高校要充分利用大數據來進行檔案管理創新。但是，從實際的情況來看，部分高校在利用大數據技術來進行檔案管理創新時還面臨著一定的問題。

一、大數據時代高校檔案管理的特點

1.高校檔案信息量急劇增長

近幾年來，我國的高校一直在擴招，為了實現高等教育普及化，高校學生數量越來越多，導致高校的檔案信息量大量增加。不僅如此，在大數據時代，各種信息不僅僅以文字的形式呈現，視頻、音頻、數據和文本等都成為了檔案的表現形式，這就使得高校的檔案信息數量和種類急劇增長。大數據時代的一個最突出的特點就是每時每刻數據的增長都極為快速，對于高校來說也是一樣，檔案管理的數據在不斷增多，因此，傳統的檔案管理手段和方法已經難以滿足大數據時代的檔案管理需求。

2.高校檔案利用價值大幅提升

大數據時代下，人們要從海量的信息中得到自己需要的信息難度有所增加，并且要確保信息的可靠性和真實性才能為自己所用。對于高校的教師和學生來說，檔案具有原始性和權威性，是師生都非常認可的信息，具有非常高的利用價值，因此，大數據時代背景下高校檔案價值大幅提升。

3.高校檔案信息需求多元化

隨著社會的不斷進步和高校的不斷發展，高校更加重視自身的發展歷程相關信息的保存，而對于學校的師生來說，他們對國家的政策法規以及學校的政策法規需求非常大，迫切想要了解最新的政策動態，這些都大大增加了高校檔案管理的工作量，高校檔案信息需求表現出多元化的趨勢和特點。

二、大數據時代高校檔案管理模式的變革

1.檔案管理觀念的轉變

大數據時代，高校檔案管理觀念發生了一定的轉變，在傳統的高校檔案管理中，檔案管理的主要內容是收集檔案、整理檔案、保存檔案和利用檔案，檔案人員在正式開展管理工作之前，會先對檔案的實際價值進行預判，結合相關的法律法規來預判檔案的價值，事先確定好檔案保存的方式和時間，然后才會正式開始檔案管理工作，并且很多時候需要提出對應的服務需求之后才會開展進行檔案管理。在大數據時代的背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代社會人們檔案的發展需求，各種計算機以及云技術等的發展，為檔案儲存提供了新的媒介，大數據時代人們的檔案管理理念也發生了轉變，不僅注重檔案的收集、整理和儲存等，同時，也越來越注重檔案的利用功能和服務功能。

2.檔案數據的采集和處理

在大數據時代背景下，高校檔案數據的采集和處理也發生了很大的變化。首先，是檔案數據的采集，需要對原有的相關數據進行整合，針對學員所屬的部門，來進行網絡數據建檔，做好數據的分類整理，可以根據數據的來源進行分類，然后建立數據庫，將其上交給上級部門。另外，還應該加強對檔案數據的校對，將一些超過保存年限的數據刪除，并將現有的數據進行更規范的管理，提高數據的真實性和準確性。在數據的采集和處理過程中，應該充分利用大數據技術，充分發揮大數據技術的優勢來提升數據采集和處理的效率和質量。

3.檔案數據的歸檔和保存

大數據時代背景下，檔案管理人員應該充分利用計算機技術，來做好檔案數據的歸檔和保存，在檔案入庫時，應該采用統一的時間標注，并設置保存期限，為檔案的查詢和利用提供便捷。檔案管理人員還應該結合檔案管理的相關標準，來做好檔案的分類和歸檔工作。

三、大數據時代高校檔案管理存在的問題

1.大數據的運用意識相對薄弱

人的思想意識決定了行為模式，高校領導層運用大數據技術的意識比較薄弱，影響了大數據技術的運用。在大數據時代的背景下，高校的檔案管理面臨著一定的挑戰和機遇，運用大數據技術來創新檔案管理已經成為必然的趨勢。但是，從實際的情況來看，部分高校的管理層對大數據的認識不夠深刻，大數據的運用意識相對薄弱，還沒有充分認識到大數據技術的重要作用和價值。大數據技術能夠高效處理海量的信息，全面提升信息處理的準確性和效率，但是，由于領導層對大數據的運用意識比較薄弱，導致高校的檔案信息化建設方面的支持力度較小，投入的物資、財力和人力都比較少，高校檔案管理沒有適應大數據時代的發展。

2.對大數據技術的運用能力不足

大數據時代，可以充分利用大數據技術來實現對高校檔案的高效管理，而檔案管理人員的大數據技術運用能力則直接決定了檔案管理的質量和效率。但是，從實際的情況來看，我國部分高校的檔案管理人員的大數據技術運用能力參齊不齊，一些年齡比較大的檔案管理人員對大數據技術的認識不足，對新思想和新技術的接受能力比較差，對計算機知識以及網絡技術缺乏了解，導致實際的檔案管理過程中面臨著各種阻礙。

3.檔案信息的安全性問題

高校的檔案信息是非常機密的信息資源，在大數據時代的背景下，任何事物都可以被信息化，當檔案信息資源置于大數據平臺上時，檔案信息的安全性就成了一個大問題。充分利用大數據技術，就要將高校的檔案和整個數據系統連接在一起，因此，高校的檔案信息安全性受到一定的威脅。在整合高校的檔案時，結構性的檔案和無結構性的檔案融合過程中，會讓檔案整體性受到威脅。

四、大數據時代高校檔案管理創新的有效對策

1.增強運用大數據的意識

要想促進大數據時代高校檔案管理創新，就要求高校的領導層和管理人員要強化對大數據技術的認識，增強運用大數據技術的意識。國家層面要加強對高校領導人員的思想引導，可以結合新時代的檔案管理實際情況，來對高校的檔案管理提出新的要求，以時代的發展來對高校檔案管理工作是否與時俱進進行督查，為高校的檔案管理工作方向提供引導。另外，國家還可以通過人力、資金和政策等方面來加強對高校檔案管理的支持。

除了國家層面的方向性引導之外，高校自身的管理人員和領導人員也要充分提高對大數據技術的認識，理解大數據的內涵，重視高校的檔案管理工作，并結合時代的發展來推進檔案管理改革，明白大數據時代，運用大數據技術處理信息的準確性和便捷性，以此來提升領導者對高校檔案信息化管理的重視程度，指導檔案管理人員，融合大數據技術來做好檔案管理。大數據時代背景下，高校的檔案管理工作在檔案搜集、檔案整理以及檔案歸檔等方面都有了新的要求，這就要求相關的管理人員要增強自身運用大數據技術的意識，充分利用大數據技術來滿足檔案管理的新要求。

2.提高檔案管理隊伍的整體素質

檔案管理人員的專業素養和工作能力直接決定了檔案管理的質量和效率，面對當前部分檔案管理人員運用大數據技術能力不足的現狀，高校應該采取有效的措施，來全面提升檔案管理人員的素質。學校要加強對檔案管理人員的日常專業培訓，對檔案管理人員的現有水平和工作素養進行分析，并結合實際的情況和需求來提供針對性的專業培訓，以此來提升檔案管理人員的職業素養。由于高校檔案管理具有復雜性和長期性的特點，因此，檔案人員的專業培訓也應該具有長期性，要循序漸進來加強培訓，不斷更新檔案管理人員的知識結構，針對性提升檔案管理人員的云計算使用水平、大數據運用能力和互聯網素養。

除了要加強對現有檔案管理人員的專業培訓之外，高校還應該積極引進高素質的人才，堅持人才專業化、人才多元化的原則來引進人才，對檔案管理人員的信息素養提出更高的要求，引進熟練掌握大數據技術、云計算等的專業人才。

3.建立現代化的檔案安全保障系統

大數據時代背景下的高校檔案管理安全性至關重要，所以，在檔案管理的工作中，要借助各種技術手段來確保檔案管理的安全性，強化對身份認證、權限設置以及密碼加密技術的管理，做好檔案備份。檔案管理部門還可以購買專業的網絡安全軟件，通過可靠、安全的軟件來實現檔案的傳輸安全和管理安全，并做好安全軟件的升級和維護，以此來確保檔案管理的安全性。同時，還應該確保檔案服務客戶端的網絡安全，升級檔案服務客戶端，采用專業的軟件和人員來維護管理檔案服務客戶端。

另外，還應該建立科學的檔案借閱規章制度，避免檔案借閱過程中泄露了檔案信息。高校檔案管理系統，還應該建立技護、人防和物防等多個層面的防護體系，設置用戶的訪問權限和操作權限，同時，采用水印技術、防火墻技術以及信息加密技術，來保障檔案管理系統的安全性。

4.引進先進的檔案管理信息化設備

大數據時代背景下，高校的檔案數量非常龐大，傳統單一的計算機輸入檢出的手工管理方式已經難以適應高校檔案數據增長的步伐，因此，學校的檔案管理部門應該充分利用云計算技術，來做好檔案管理工作，充分發揮云計算通用性強、可靠性高和規模大的優勢，就能夠有效提升檔案管理的效率和質量，節約檔案管理的人力資源。

云計算技術的運用需要依賴于更加先進的檔案管理設備。大數據時代高校的檔案管理工作變得更加復雜，要充分利用大數據技術來實現檔案管理創新，就要求高校要及時更新信息管理設備，增加資金的投入來引進先進的檔案管理信息化設備。在引進新型檔案管理設備時，一定要聽取大數據技術專業人員的意見，并從高校檔案管理的實際需求出發來合理引進，避免設備引進的盲目性。

5.建立更加完善的檔案資源體系

大數據時代，每時每刻都會產生大量的數據，檔案資源的收集范圍也更加廣闊，這就要求高校要拓寬檔案資源的收集類別，不僅要將紙質等傳統檔案作為檔案收集的重點，同時，還應該加強電子檔案的收集，將結構化、半結構化以及非結構化的電子檔案當成檔案收集的主流，并完善檔案資源的建設主體。在大數據時代，每一個人都無法置身于數據之外，不同的群體會產生不同的數據，這就要求檔案部門要將多元化的數據都收集起來，加強和檔案形成者的合作，并和檔案管理者建立合作關系，充分利用各種網絡力量和社會力量來完成檔案資源的管理工作。除此之外，還應該加強和檔案保存者、檔案利用者的合作。

另外，高校檔案管理部門還應該對傳統的檔案資源采集方式進行改革，對于網絡資源要主動抓取，做好檔案采集和歸檔。網絡資源的更新速度非常快，并且數量非常多，網絡上有很多沒用的資源，而檔案部門要主動采集數據，對相關的網絡動態信息進行實時監控，通過主動出擊的方法，來選擇重要的網絡資源，并做好歸檔。

最后，高校還應該對檔案資源進行科學整合，大數據背景下，檔案管理也應該朝著系統化和結構化的方向轉變，因此，學校的檔案管理部門一定要充分掌握新一代的信息技術以及相關工具的使用方法，穩定接收電子檔案和數字化檔案，全面提升檔案資源優化整合的能力。高校的檔案資源往往分布在互不連通的數據庫中，檔案資源具有碎片化和底層化的特點，檔案管理部門應該采取有效的方法來將孤立的數據庫連通，將分散的檔案信息資源集中在一起，以此來實現對檔案資源的優化整合，這樣才能將檔案資源的價值充分發揮出來。

五、結語

在大數據時代的背景下，高校檔案管理面臨著新的挑戰，由于高校檔案的信息急劇增長，所以，采用傳統的檔案管理模式和方法已經很難滿足大數據時代的高校檔案管理需求。因此，高校的檔案管理部門應該結合大數據時代下的檔案管理特點，來創新檔案管理的手段和方式，提高對大數據技術的正確認識和運用意識，同時加強培訓，建立高素質的檔案管理專業隊伍，建立現代化的檔案管理安全保障體系，并引進先進的檔案管理信息化設備，以此來全面提升高校檔案管理的整體水平和效率。

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（作者單位：重慶青年職業技術學院）