新形勢下如何做好企業(yè)的檔案管理工作

劉禹徽

摘 要：在企業(yè)的日常業(yè)務(wù)活動中，檔案管理不僅在企業(yè)管理活動中發(fā)揮著重要作用，還是增強企業(yè)核心競爭力的必要條件。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始逐漸重視檔案管理工作，并注重探索具體的實施措施。基于此，本文以企業(yè)檔案管理為研究對象，分析了檔案管理的必要性，指出了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題，并對此提出了相關(guān)建議，以期提高企業(yè)檔案管理能力，促進企業(yè)的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;對策

一、新形勢下企業(yè)檔案管理的必要性

在企業(yè)的各項生產(chǎn)和經(jīng)營活動中，檔案不僅是具有保存價值的文件材料，也是記錄企業(yè)生產(chǎn)過程以及活動資料的主要媒介，更是企業(yè)的財富。而檔案管理工作主要是對企業(yè)檔案資源或者檔案中包含的信息進行管理的活動，其工作水平的高低直接關(guān)系到企業(yè)管理水平的質(zhì)量。與此同時，衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度就是如何科學(xué)規(guī)范地管理檔案。因此，新形勢下，做好企業(yè)檔案管理工作，不僅對有效提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率，還對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有一定的影響。具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，有利于促進企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。新形勢下，信息化特征越來越明顯的外部環(huán)境對傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理造成了沖擊，加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用促使企業(yè)管理已朝自動化的方向發(fā)展，電子檔案應(yīng)運而生。因此，新形勢下，構(gòu)建檔案管理的信息化平臺，有利于解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下出現(xiàn)的諸多問題，進而讓管理人員隨時隨地都能對檔案進行檢查、查閱以及歸檔等工作，打破了時間和空間的限制，提高企業(yè)檔案管理工作的效率。與此同時，科學(xué)規(guī)范的檔案管理不但有利于減輕檔案管理人員的工作壓力和工作量，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，還能夠提高企業(yè)的管理水平。

第二，有利于提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平。作為企業(yè)行政管理工作的一部分，檔案真實地記錄了企業(yè)各項經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)往來，為企業(yè)各項規(guī)章制度的制定提供了重要的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，體現(xiàn)了企業(yè)的文化氛圍。因此，建立科學(xué)規(guī)范化的檔案管理體系，有利于加強企業(yè)的文化建設(shè)，增強企業(yè)在發(fā)展過程中抵御風(fēng)險的能力，維護好企業(yè)的經(jīng)濟權(quán)益，并為企業(yè)各項綜合業(yè)務(wù)和研究工作的開展提供一定的參考。與此同時，由于檔案具有真實性的特點，一旦員工或者企業(yè)的合法權(quán)益受到侵犯，檔案能在一定程度上保證企業(yè)與員工的合法權(quán)益，明確各方的法律責(zé)任，減少不必要的糾紛。

第三，有利于促進企業(yè)的全面發(fā)展。作為企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要載體， 傳統(tǒng)的檔案管理工作早已不能滿足新形勢下企業(yè)發(fā)展的實際需求。因此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的時代背景下，企業(yè)檔案管理工作已朝以價值為導(dǎo)向的知識管理模式轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，雖然大多企業(yè)都早已構(gòu)建了檔案管理的信息化平臺，但信息化水平仍處于初級階段。因此，加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅有效完善了企業(yè)檔案信息管理的工作流程，提升了企業(yè)的經(jīng)營管理水平，還增強了企業(yè)的市場競爭力，從而為新時代下企業(yè)可持續(xù)發(fā)展水平的提升奠定了良好基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營理念、發(fā)展目標(biāo)以及內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等方面都發(fā)生了不同程度的變化，特別是檔案管理工作。當(dāng)前，部分企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)人員有所缺乏，更不用說專業(yè)部門設(shè)置方面，這種情況直接導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作長時間處于無人打理的狀態(tài)。與此同時，新時代下，建立現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然要求，對提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平和市場競爭力都起到了積極的的影響。盡管如此，仍然有許多企業(yè)認為檔案管理工作費時費力，投資回報比低，不僅難以給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，還浪費了企業(yè)的人力、物力和財力。具體來說，企業(yè)檔案管理工作的主要問題體現(xiàn)在以下幾個方面：

企業(yè)管理人員沒有充分認識到檔案管理的作用。現(xiàn)階段，企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟利益的最大化。但檔案管理工作是一項長期性的建設(shè)工作，給企業(yè)帶來的影響往往是潛移默化的。基于此，企業(yè)管理者難以認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，進而導(dǎo)致重視程度不高，企業(yè)檔案管理工作往往形同虛設(shè)，形式主義問題嚴重，影響了企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。與此同時，企業(yè)管理人員重視程度不高直接導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。盡管大多數(shù)企業(yè)早已將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，但由于資金投入不足，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作仍以電腦、U盤或紙質(zhì)文件等形式安放在檔案室，甚至有的企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，也沒有檔案室。還有部分企業(yè)雖然有檔案室，但專業(yè)的檔案管理有所不足，導(dǎo)致檔案直接堆放在一起，沒有分類整理擺放，從而加大了檔案管理工作的難度。

檔案管理工作人員的專業(yè)能力不高。現(xiàn)從現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，雖然部分企業(yè)建立了檔案管理部門，也配備了相應(yīng)的檔案管理人員，但在人員招聘上仍存在許多問題。一方面，現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員大多文化程度與綜合素質(zhì)都較低，無法滿足新時代檔案管理工作的實際需求。或者有的企業(yè)認為檔案管理工作是閑職，會安排退休人員去進行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作成效難以提升。隨著以大數(shù)據(jù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提高信息化建設(shè)水平已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的主要趨勢。如果相關(guān)從業(yè)人員不具備專業(yè)的檔案管理知識和信息化技術(shù)，反而會阻礙企業(yè)管理水平的提升。另一方面，當(dāng)前大多數(shù)檔案管理人員對其工作職能認識程度有所不足，認為檔案管理工作就是管理企業(yè)的全部檔案，這并沒有意識到檔案管理的真正作用。再加上企業(yè)的檔案管理工作往往比較枯燥，且任務(wù)繁重，內(nèi)容單一，導(dǎo)致員工很容易產(chǎn)生懈怠心理，不利于企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

企業(yè)檔案管理制度不完善。隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立和逐步完善，企業(yè)需要不斷增強自身的市場競爭力，進而推動檔案管理工作的有序開展。然而，在企業(yè)發(fā)展過程中，相關(guān)檔案管理制度仍存在一些問題。一方面，檔案管理工作缺乏科學(xué)規(guī)范的制度支撐，管理形式單一化趨勢明顯，也沒有實現(xiàn)檔案管理工作專業(yè)化和知識化，管理流程不明確，對企業(yè)各項經(jīng)濟活動記錄也不清晰，難以為企業(yè)各項規(guī)章制度的制度提供參考。另一方面，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性和共享性的特點，保障檔案信息的安全性成為當(dāng)前企業(yè)思考的主要問題。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理主要將電腦、U盤等作為存儲工具。然而，由于電腦的信息管理難度要比紙質(zhì)信息的管理難度更高，在電腦中存儲的信息也有可能被竊取和篡改，這就需要企業(yè)管理人員需要不斷升級更新系統(tǒng)，避免信息泄露。

三、新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高相關(guān)人員的重視程度

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高相關(guān)人員的重視程度。首先，從之前檔案管理的工作現(xiàn)狀來看，企業(yè)管理者對檔案管理工作的認識程度不足，認為其與企業(yè)的經(jīng)濟效益沒有直接的聯(lián)系。因此，在當(dāng)前企業(yè)檔案管理的實際工作過程中，要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強對管理者檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，讓管理人員充分意識到檔案是是企業(yè)增強核心競爭力的重要支柱。同時，還應(yīng)積極引導(dǎo)企業(yè)檔案管理人員樹立正確的工作認識，提高其工作責(zé)任感和使命感。只有這樣，才能提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

其次，在以往的檔案管理工作中，企業(yè)管理者往往只關(guān)注短期利益，而忽略長期利益，尤其是在檔案管理工作中。當(dāng)前，部分企業(yè)的檔案信息資源主要是由技術(shù)部門保管，而不是檔案管理部門，而且檔案管理工作很難實現(xiàn)與其他工作環(huán)節(jié)的協(xié)作，難以發(fā)揮檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用。因此，在當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作過程中，應(yīng)加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，有效開展各部門之間的溝通交流工作，讓檔案管理更加方便快捷，進而做好企業(yè)檔案管理工作。

最后，現(xiàn)階段，很多大型企業(yè)檔案管理擁有多個應(yīng)用系統(tǒng)。如果信息收集的標(biāo)準不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的一致性很難得到保證，加上大多數(shù)企業(yè)的電子檔案處于無序分散的管理狀態(tài)，導(dǎo)致信息化利用程度低。而有效開發(fā)檔案信息資源，提升其利用效率是增強企業(yè)核心競爭力的主要動力來源，因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應(yīng)緊緊圍繞檔案資源開發(fā)為主題，加大對檔案資源的開發(fā)利用程度，拓寬檔案信息資源開發(fā)的廣度，統(tǒng)一檔案資源收集的渠道，進而為企業(yè)管理者的決策提供良好保障。

2.加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊伍

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的深入發(fā)展，市場競爭越來越激烈，這對企業(yè)檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應(yīng)將企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)與人才培養(yǎng)計劃緊密結(jié)合，充分發(fā)揮出企業(yè)人力資源部門在人才培養(yǎng)方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓(xùn)方案。同時，還應(yīng)讓員工明確好個人的發(fā)展目標(biāo)，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，最大限度地調(diào)動起員工學(xué)習(xí)的積極性和主動性，從而培養(yǎng)一支創(chuàng)新能力較強、結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。

其次，隨著以大數(shù)據(jù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對檔案管理人員的信息水平也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作的實際過程中，應(yīng)加強員工信息化技術(shù)的培養(yǎng)，讓員工掌握基礎(chǔ)的計算機操作，與時俱進，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)技能，提升專業(yè)素養(yǎng)，進而讓自身成為符合新形勢下企業(yè)檔案管理工作所需的人才。與此同時，企業(yè)還應(yīng)堅持以人為本的發(fā)展理念，做好人文關(guān)懷工作，加強企業(yè)文化建設(shè)，關(guān)注員工的心理健康，并建立長效的心理疏導(dǎo)機制，營造良好的公司氛圍，從而為企業(yè)檔案管理工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

最后，在企業(yè)檔案管理工作的實際過程中，應(yīng)加強相關(guān)制度建設(shè)，積極調(diào)整人才結(jié)構(gòu)。一方面，企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的激勵機制和員工考核機制，對表現(xiàn)良好的員工進行相應(yīng)的獎勵，如升職加薪等，對表現(xiàn)不佳的員工也要適當(dāng)給予一定的懲罰，從而提升員工的工作熱情。另一方面，在人才培養(yǎng)的過程中，企業(yè)應(yīng)從戰(zhàn)略高度出發(fā)，優(yōu)化現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)，加大人才引進力度，重點改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理隊伍中的年齡結(jié)構(gòu)不平衡的現(xiàn)象，適當(dāng)將優(yōu)秀的年輕人員引入到管理部門中來，進而有效激發(fā)員工潛力，推動人才隊伍建設(shè)。

3.規(guī)范管理，健全企業(yè)檔案管理制度

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)規(guī)范管理，健全企業(yè)檔案管理制度。首先，任何企業(yè)在發(fā)展過程中都離不開檔案管理。只有具備一套完備的企業(yè)檔案管理制度，才能提升企業(yè)檔案管理工作水平。因此，在企業(yè)檔案管理的工作過程中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案管理建設(shè)的實際情況，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準，便于之后查找、整理檔案信息，并建立科學(xué)合理的企業(yè)檔案管理制度，并要求相關(guān)工作人員要嚴格遵守檔案管理的規(guī)章條例，進而約束好員工的行為，有效提升檔案管理工作的效率。與此同時，企業(yè)還應(yīng)完善現(xiàn)有的檔案管理體制，明確好具體的崗位職責(zé)，將責(zé)任落實到個人，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象。

其次，在企業(yè)信息化改革過程中，必須借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建圖書檔案信息一體化的檔案管理中心，創(chuàng)新檔案管理機制，逐步實現(xiàn)檔案信息化管理。這樣既可以讓使用者可以快速地查閱所需使用的資料信息，打破了傳統(tǒng)信息交流下時間和空間的限制，提高了信息獲取的便捷性，還可以提高檔案的更新速度，促進企業(yè)的良性發(fā)展。與此同時，企業(yè)還應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，特別是要對電子檔案歸類分檔的程序進行優(yōu)化，并注重加強各部門之間的協(xié)調(diào)溝通工作，提升企業(yè)檔案信息的分析質(zhì)量，進而推動企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展水平。

最后，隨著改革開放進程的深入發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也得到了快速發(fā)展的。但從現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，仍存在法律意識不足、制度執(zhí)行力不夠等問題。因此，在企業(yè)檔案管理工作中，必須開展檔案管理工作法律意識的培訓(xùn)，加大對檔案法制的宣傳力度和監(jiān)管力度，規(guī)范好企業(yè)檔案管理人員的行為，推動形成有法可依、執(zhí)法必嚴的工作氛圍，進而推動企業(yè)檔案管理工作朝制度化的方向發(fā)展。此外，經(jīng)濟社會發(fā)展水平的提高也帶來了企業(yè)檔案管理工作量的增加。因此，在企業(yè)檔案管理工作中，必須逐漸適應(yīng)當(dāng)前市場的發(fā)展需求，注重培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才，實現(xiàn)檔案管理的全盤信息化。同時，企業(yè)還應(yīng)定期對檔案管理的信息化平臺進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中存在的問題，從而提升風(fēng)險防范的能力，保證檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)信息泄露等問題。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立和完善，不僅給企業(yè)檔案管理工作帶來了更好的發(fā)展機遇，也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，有利于推動企業(yè)檔案管理工作向規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平增強企業(yè)的市場競爭力，進而實現(xiàn)長遠發(fā)展。但從現(xiàn)階段的情況來看，企業(yè)檔案管理工作中仍存在不少問題，如企業(yè)管理者重視程度不高、相關(guān)從業(yè)人員專業(yè)能力較低以及檔案管理制度不健全等。因此，要想做好企業(yè)的檔案管理工作，必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的重視程度，搭建檔案管理的信息化平臺，加強人才隊伍建設(shè)，做好員工的人文關(guān)懷工作，從而提升員工的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為企業(yè)檔案管理工作提供源源不斷的動力支持。與此同時，還應(yīng)完善相關(guān)的制度建設(shè)，有效防范檔案管理過程中存在的風(fēng)險，提高檔案信息的利用效率，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的工作職能，進而促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：中鐵一局集團物資工貿(mào)有限公司）