基于檔案管理的項目風險分析

鄢明芳

摘 要：作為一種新型的微觀管理模式，項目風險管理對檔案管理的要求相對比較高。本文基于檔案管理在項目風險管理中的應用方式，對檔案管理與項目風險之間的關系進行了分析，并在此基礎上提出了動態的檔案管理模式與要求。

關鍵詞：檔案管理;項目風險管理;需求分析;動態管理

通過項目風險管理，能夠使項目風險得到及時的識別與分析，并采取相應的解決措施。它主要涵蓋以下兩部分內容：一是提高積極因素所產生的影響;二是降低消極因素所帶來的影響。在檔案管理中，項目風險管理至關重要，并被廣泛應用到了各個國家當中。但目前很少有學者研究項目風險，實踐人員更是少之又少。因此，在本文中，筆者深入分析了項目風險控制中檔案管理具體的應用情況。

“生于憂患，死于安樂。”這句話告訴我們，為更好的應對未來最壞的情況，需要對未來的事情做出基本的預測，這就體現了最初的風險管理意識。由于風險的基本定義為不確定性，因此，對風險的控制其實就是控制不確定性。具體表現在以下幾個方面：分析檔案可能遇到的風險，對所有已經收集到的信息、數據與資料進行檢查，可明確檔案的各有關前提和假設，這不但可提高檔案的可信度，還有利于改善檔案的管理。

一、項目風險管理的內涵

項目風險主要指的是可能會導致項目出現損失的各種不確定因素。項目風險主要由以下幾個部分組成：第一，風險識別。也就是可能會對項目進展造成影響的風險，并將這些風險特點記錄下來;第二，風險量化，也就是詳細評估風險間彼此產生的作用從而使項目可能產生結果的范圍得到明確;第三，風險對策研究，即選擇合適的機會并有效應對出現的危險;第四，風險對策實施控制，即靈活應對項目實施期間風險所造成的變化。這些程序之間具有密切的聯系，并且與以項目需求為基礎的一個人乃至一組人的努力相關。在項目實施的各個階段，這些程序通常會出現一次以上。通過項目風險管理，能夠利用多種方式來準確的識別項目風險，如校驗解析、評估等，并依托這種輔助性因素來應對各種風險，從而將項目的成本費用降到最低。

項目風險管理的目標是要控制和處理項目風險，防止和減少損失，減輕或消除風險的不利影響，以最低的成本取得對項目安全保障的滿意結果，保障項目的順利進行。項目風險管理需要通過風險識別、風險分析和風險評估等等去評估或發現項目存在的風險，并以此為基礎采用各種應對措施、管理手段和技術方法，對項目風險實行有效的應對和防控。

二、應用檔案管理進行項目風險分析

項目檔案是項目建設和管理過程中直接形成的具有保存價值的各種原始記錄，涵蓋了項目的評估立項、設計施工、監理驗收等等過程中形成的大量材料。這些檔案材料為未來的項目管理活動提供了充足的依據和參考。

1.檔案管理是有效預防和遏制項目風險的行為模式

對于項目管理來說，盡管其最終目標在于獲得最大化的項目價值，但投入的時間與精力相對比較多，而這也間接的反映出項目管理的目標并非局限于項目價值的最大化。對于項目管理而言，其另一個目標是協調與遏制項目建設期間遇到的各種風險問題，避免阻礙項目的正常進行。在此期間，項目檔案的管理內涵得到了進一步豐富，也就是說，檔案在項目管理工作中的作用越來越重要。盡管項目風險管理是一種風險意識，但這并不意味著所有項目都會對風險進行嚴格的監控。盡管當代專業化的項目管理主體都會樹立基本的風險意識，但其意識的強弱一般有所區別。

例如：在建筑項目所面對的各種風險中，合同風險是比較突出的一點，然而，假如可以及時采取相應的應對措施，那么同樣能夠規避這項風險。通常來說，合同風險主要包括以下兩種：一種是惡意風險。主要是指通過分析某方面的利益，業主將部分不合理的施工要求列入了合同當中，而這在日后施工期間，將會嚴重阻礙各項施工作業的開展;另一種是無意風險。主要是指施工單位未仔細分析合同，導致其中某些關鍵的內容被忽略，加之自身要求不相符，因此，在項目竣工或施工中斷的時候才發現這些問題，致使工期被延誤，并降低了整個建筑的質量。業主一般是合同中的主動方，而建筑單位則是被動的一方，因此為了避免因失誤而導致合同風險的產生，建筑單位要仔細核對合同中的各項要求。

2.檔案管理是項目風險控制過程的信息資源庫

需要注意的是，項目管理職務與信息具有密切的聯系，只有收集、整理與歸納充分的信息，才能有效提升項目風險控制措施的實效性。所以，未來在運行風險管理系統期間，需要將全部精力投入到關鍵數據來源、工序流程與時間的選取當中。因此，在項目風險控制的過程中，項目檔案是憑證價值非常高的一項信息資源，應借助輔助項目不斷加強對于其應用價值的推廣，并將此項輔助功能與項目建設的風險管理流程有機的結合到一起。

第一，風險識別。項目檔案的核心價值在于準確、真實、完整的呈現項目信息，并與項目檔案信息相結合，窺探識別相關風險，確保后期管理主體可以根據實踐經驗制定出科學合理的風險衡量與控制措施。所以，從成本耗費與經濟效益的角度來看，項目檔案會直接影響到項目風險的識別。

第二，風險的衡量與評估。也就是說，需要準確、實時的衡量與評估風險，為此，不僅需要加強對于數據信息的分析，而且需要將各種輔助性器具運用到其中，如概率論、數理統計等。這是因為相比于其他的信息資源，項目檔案更加的真實、準確。

第三，風險管理決策與實施。通過以上分析可以發現，上述兩道工序的有機結合是項目風險管理決策的核心所在，雖然并沒有在決策流程中直接融入項目檔案，但由于前兩道工序已經將項目檔案固有的價值充分發揮了出來，因此，通過管理項目檔案，能夠將豐富的指導線索提供給項目風險管理。同時，項目管理主體在開展風險管理工作時，需要借助以風險管理決策為基礎的檔案來決定各項事務。

最后，項目風險管理實施績效的評估。從績效評估的層面來看，項目風險管理是一種事后評估，因此必須在項目檔案中融入。由此可見，項目風險管理績效評價是項目在整個風險管理過程中所形成的一種檔案評估活動。通過風險管理績效評估，能夠更加細致的梳理與整編風險管理各個環節當中的檔案，而借助這些被整合的項目檔案資源，能為日后的風險控制提供重要的指導。

3.檔案管理是在項目實施過程中不斷完善形成的管理模式

檔案管理涉及項目的計劃、啟動與實施各個環節，而且隨著檔案管理工作的不斷完善，前一個項目總結出的風險檔案管理成果會對目前實施中的項目風險管理造成較大的影響，所以，為了確保下一個項目檔案管理工作的順利開展，需要加快對于當前項目風險檔案管理的完善。

第一，依法治檔，增強項目檔案意識，加強對基本建設項目檔案工作的領導。基本建設項目檔案基于動態與靜態兩個角度對工程建設的過程及成果進行了記錄，為項目的建設、管理、生產運行以及維護提供了可靠的保障。同時，由于基本建設項目檔案能夠為工程質量責任追究提供重要的憑證，因此工程質量管理的一項重要內容就是建立完善的項目檔案。

對于各基本建設項目單位與相關單位而言，需要對國有資產樹立責任意識，充分意識到基本建設項目檔案工作的重要性，并將其當作基本建設管理程序和項目質量領導責任制的一項重要內容。基本建設項目檔案屬于國家重點保護對象，任何組織或個體不得擅自侵占。各基本建設項目單位需要根據相應的法律法規來開展項目檔案工作，同時其他相關單位應針對檔案工作構建集中管理制度，如建設單位、施工單位等，并使技術人員與管理人員在收集、整理與提交項目檔案中的職責得到明確。

第二，在建設項目的同時，保證檔案工作的順利開展。在開展基本建設項目檔案期間，我國非常重要的一個經驗就是保證檔案工作與工程建設的同步進行，同時這對基本建設項目檔案工作的效果具有決定性的影響。首先，在項目建設前期，需要優先開展檔案工作，對其產生的各類文件材料進行嚴格管控，同時在對文件材料進行編制、整理與提交時，將相應的要求詳細的列示到建設合同內;其次，在對建設項目的實施進度進行檢查時，需要同步檢查檔案工作的具體情況;最后，同步驗收工程及其檔案情況，在項目完工之后，應根據相關要求仔細的匯總、編制與整理項目所有的竣工檔案資料，并按照國家有關要求來驗收竣工檔案資料。

第三，構建完善的管理制度。通過對相關管理制度的制定，能夠促進項目檔案工作的有效開展。各基本建設項目單位需要根據國家以及行業的相關要求，并與項目的實際情況相結合，制定完善的檔案管理制度與歸檔制度，同時使歸檔的范圍、時間、要求以及責任人得到明確。建設項目單位還應編制檔案分類大綱，以便更好地編制與整理竣工檔案。

第四，根據國家規定對竣工圖進行編制。在竣工檔案中，其核心在于竣工圖，它不僅能夠全面展現出工程竣工時的具體情況，而且能夠為項目的生產、維護與改擴建提供重要的理論指導。對于各基本建設項目單位而言，需要根據國家相關規定來編制竣工圖，并保證竣工圖與實際情況相一致。此外，竣工圖需要將項目竣工時的具體情況準確反映出來，確保竣工圖符合實際物體。

第五，把好竣工檔案專項驗收關。要想更好的生產、維護、改建、擴建以及驗收項目，必須保證檔案的準確性與完整性。對于所有的基本建設項目而言，在竣工后，其檔案的驗收必須依據國家規定來進行，同時不得驗收未根據國家規定繪制的竣工圖或檔案資料不完整的項目。各基本建設項目單位都要以對國家高度負責的責任心和使命感，確保每一項基本建設項目的竣工檔案資料的準確性與完整性，從而推動經濟社會持續穩定的發展。

第六，從檔案資料管理的需求上來看，與其他管理業務相比，風險管理業務更加重視動態管理，并且要求具備極強的適應性、及時性與創造性。它關注的重點是項目風險控制在檔案管理方面的需求，能夠及時、準確的提供歷史檔案資料以及其他與項目系統狀態相關的參數信息，能夠使未來的管理需求得到充分滿足。

三、堅持規范化的項目檔案建設

規范的檔案管理，為項目管理風險識別提供了參考和依據，所以建設規范化的項目檔案是非常有必要的。關于項目檔案管理的標準也很多，更需要按照規范的流程進行整理和管理，項目檔案整理的業務流程如圖1。

四、結語

在項目風險管理工作中，項目管理具有極其重要的引導作用，能夠直觀的呈現出檔案的工具或信息價值。因此，通過檔案管理，有助于更好的應對項目風險。對于現代專業項目管理主體而言，必須預先對各種常見的風險問題進行認證分析，并采取相應的解決措施，只有這樣，才能全面提升檔案管理的水平，并為相關管理工作的開展提供可靠的保障。

目前，在檔案管理方面，我國相關的理論體系不夠完善，依然停留在實操階段。在本文中，筆者基于項目風險管理在檔案管理方面的需求，對檔案管理模式進行了深入分析。

參考文獻：

[1]卓瑞治.淺析基本建設項目檔案質量的前端控制管理[J].辦公室業務必，2012

[2]車 風.項目檔案管理在項目風險控制中的價值玢析[J].經營管理，2012

[3]肖華瓊.建筑工程土建施工管理強化探討[J].住宅與房地產，2016

[4]張中宇.應用大數據構建智慧城建檔案館[J].城建檔案，2020

[5]徐勝龍.市政工程管理中的分包項目風險評估及對策分析[J].住宅與房地產，2019

[6]陶 磊.市政工程管理中的分包項目風險評估與對策探討[J].綠色環保建材，2019

[7]原 月，王紅軍.如何防范固定資產投資項目檔案管理中的風險[J].國防科技工業，2019

[8]馮海英.公路工程建設項目檔案收集移交中面臨的風險及解決措施構建[J].科技資訊，2019

[9]徐春曉.高校二級學院教育教學檔案管理模式分析與探索[J].文化創新比較研究，2018

[10]邢 海.電力工程EPC總承包工程項目檔案風險管理[J].辦公室業務，2018

[11]高安榮.基于風險導向的施工企業項目資金管控研究——以M公司為例[J].財政監督，2017

[12]肖曉平.項目檔案在項目風險管理中的價值和作用[J].檔案學研究，2015

[13]吳沅微.高校數字檔案館項目風險管理框架研究[D].南京大學，2015

（作者單位：湖南省語言文字培訓測試中心）