淺議專業(yè)檔案實體分類及其在檔號編制中的運(yùn)用

朱明亮

摘 要：專業(yè)檔案門類較多，實體分類因門類不同方法有所不同。分析專業(yè)檔案的實體分類及類的層級劃分，研究分類結(jié)果在檔號編制中的運(yùn)用，規(guī)范專業(yè)檔案管理和便捷利用。

關(guān)鍵詞：專業(yè)檔案;分類;檔號;運(yùn)用

檔案實體分類是以檔案實體為對象所進(jìn)行的分類，分類應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律，保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系。分類的結(jié)果是確定檔案排列順序、編制檔號的重要依據(jù)。《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定了作為文書檔案保存的歸檔文件的分類整理原則和方法，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案的分類整理組卷原則和方法。目前，在專業(yè)檔案整理方法上，沒有統(tǒng)一的整理原則和方法。在檔案工作實踐中，專業(yè)檔案種類較多，不同種類的實體分類方法各異，分類層級比較復(fù)雜。專業(yè)檔案對類的層級正確劃分，直接影響專業(yè)檔案的整理排列和檔號編制的準(zhǔn)確性。本文試圖對專業(yè)檔案的實體分類、層級劃分以及在檔號編制工作如何運(yùn)用進(jìn)行探討。

一、專業(yè)檔案的形成和管理

專業(yè)檔案是立檔單位在某些專業(yè)領(lǐng)域的職能活動中形成的，按照其專門辦法進(jìn)行收集、整理、歸檔的文件材料。《檔案工作基本術(shù)語》將專業(yè)檔案解釋為：反映專門領(lǐng)域活動的檔案。

1.專業(yè)檔案的構(gòu)成條件

形成專業(yè)檔案有一定的條件，其構(gòu)成條件有以下幾個方面：第一，檔案形成的單位或部門不具有普遍性，有些專業(yè)檔案是特定的單位在履行特定職能活動中形成的，有些專業(yè)檔案是單位內(nèi)特定的部門在專門工作中形成的。第二，形成專業(yè)檔案的歸檔文件，在內(nèi)容、形式、處理程序和管理方法上與其他文件相比較，具有特殊性。第三，構(gòu)成專業(yè)檔案的歸檔文件自成體系，來源穩(wěn)定，數(shù)量較多，需要單獨保存。第四，構(gòu)成專業(yè)檔案的歸檔文件與其他文件界限清楚，容易劃分。從專業(yè)檔案構(gòu)成的四個方面條件來看，它們之間是相互聯(lián)系的，同時具備或至少滿足第一、第二兩個條件，就構(gòu)成了一個門類的專業(yè)檔案。

2.專業(yè)檔案的種類

專業(yè)檔案的范圍涵蓋了國家行政、法制、經(jīng)濟(jì)、文化、民生等眾多領(lǐng)域，種類繁多。國家檔案局印發(fā)了兩批國家基本專業(yè)檔案目錄，按照人事、民生、政務(wù)、經(jīng)濟(jì)、文化等五大類，共100種專業(yè)檔案。各地方檔案行政管理部門也相繼印發(fā)了專業(yè)檔案目錄，但沒有突破國家檔案局印發(fā)的種類范圍。隨著社會的發(fā)展，各領(lǐng)域形成的檔案種類越來越多，有些專門活動中形成的檔案雖然不在國家檔案局印發(fā)的兩批專業(yè)檔案目錄當(dāng)中，但立檔單位已經(jīng)作為專業(yè)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，按照專門管理辦法進(jìn)行管理，這些檔案根據(jù)其特殊性和單一性的特點，應(yīng)當(dāng)歸屬為專業(yè)檔案。比如，機(jī)關(guān)檔案當(dāng)中的行政許可檔案。

3.專業(yè)檔案管理

專業(yè)檔案因其特殊性須使用特別的管理辦法。首先，專業(yè)檔案在檔案全宗內(nèi)應(yīng)作為一個門類獨立管理。專業(yè)檔案是全宗單位在專門職能活動中形成的檔案，雖然有其特殊性，但仍是全宗檔案不可分割的一部分，反映全宗單位職能活動全貌，如果片面強(qiáng)調(diào)專業(yè)檔案獨特性，使一個全宗單位檔案的整體性被人為割裂，反而不利于專業(yè)檔案的管理利用，所以專業(yè)檔案不能脫離原全宗，應(yīng)納入全宗檔案集中統(tǒng)一管理。然而，專業(yè)檔案的特殊性，其特別的管理方法，不能與文書檔案、科技檔案等其他門類檔案相混淆，應(yīng)單獨組卷排列存放，便于保管和利用。其次，各專業(yè)檔案門類不同，專業(yè)的工作程序不同，形成的檔案分類辦法必然不同，應(yīng)制定符合其專業(yè)檔案門類實際的分類方案，以適應(yīng)專業(yè)檔案管理和利用。再次，專業(yè)檔案在對外利用時，有特定的查閱利用對象，根據(jù)專業(yè)活動的不同，有的專業(yè)檔案有限定的查閱利用范圍。因此，在制定分類管理時，需要考慮到查閱利用對象和范圍。

二、專業(yè)檔案的實體分類

類，是指代表一組在性質(zhì)上相同或相似的事物。分類，就是將不同性質(zhì)的事物區(qū)分開來，將相同或相似性質(zhì)的事物歸到同一類別，使無規(guī)律的事物變得有規(guī)律，進(jìn)行針對性地管理。檔案分類的意義也在于此，把不同特性的檔案相應(yīng)歸類，做到規(guī)范管理和便捷利用。檔案分類時，應(yīng)遵循以下幾個方面原則：一是科學(xué)合理，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;二是嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，明確區(qū)分開不同價值的檔案，便于檔案保管和利用;三是規(guī)范縝密，保證紙質(zhì)文件與電子文件管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一;四是應(yīng)具有前瞻性，符合文檔一體化和檔案信息化要求，便于檔案的計算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.專業(yè)檔案的分類

根據(jù)現(xiàn)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，文書檔案按照“年度”“機(jī)構(gòu)（問題）”“保管期限”，進(jìn)行“三級分類”或者“二級分類”。科技檔案包括科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項目、設(shè)備儀器等方面的歸檔文件，按照項目、結(jié)構(gòu)、階段或臺（套）等進(jìn)行分類組卷。專業(yè)檔案不同于文書檔案和科技檔案，其實體分類沒有固定的模式，不同門類的專業(yè)檔案分類方法不同。有的專業(yè)檔案專一性比較強(qiáng)，分類層次較少，不存在屬類和子類，僅有一個類別，在總類下無須再進(jìn)行劃分，如行政復(fù)議檔案，根據(jù)行業(yè)不同，有的在專業(yè)門類下分為復(fù)議、應(yīng)訴、監(jiān)督、裁決等屬類;有的僅有復(fù)議一項，歸檔文件按照“一事一案、一案一卷”進(jìn)行組卷，總類下就不再劃分屬類，如果歸檔文件一事組成兩卷以上，總類下可以進(jìn)行分項目。有的門類專業(yè)檔案的分類，根據(jù)其專業(yè)的特殊性，按其自然形成特點、時間、內(nèi)容和形式上不同，分成若干層次和類別，每個總類下設(shè)屬類或子類，可以分為一級類目、二級類目，甚至三級類目、四級類目。筆者所管理的測繪檔案就是如此，首先根據(jù)檔案的形成特點和內(nèi)容，劃分出大地測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量等9個一級類目，再根據(jù)一級類目內(nèi)檔案的其它特性逐級往下劃分。以一級類目“大地測量”為例，可分為天文測量、重力測量、長度測量、水準(zhǔn)測量等6個二級類目。同樣道理，二級類目“天文測量”又可分為技術(shù)設(shè)計、觀測記錄、計算資料等6個三級類目，三級類目“觀測記錄”還可往下劃分為緯度觀測記錄、經(jīng)度觀測記錄、方位角觀測記錄等6個四級類目。

2.專業(yè)檔案類的層級劃分

專業(yè)檔案實體分類和分類層級劃分應(yīng)遵循類的實際運(yùn)用性、科學(xué)系統(tǒng)性、相對穩(wěn)定性和類目的保證性的原則，大類不能相互交叉，屬類、子類也不能相互交叉，要體現(xiàn)一個“專”字。如前文所述，有些專業(yè)檔案，在一級類目下必須分設(shè)不同的二級類目，在二級類目下也許還要進(jìn)行劃分。從大類看，如行政許可檔案和行政復(fù)議檔案，雖都是政務(wù)性質(zhì)，但是履行不同的行政職能，應(yīng)是兩個不同的大類。從屬類或子類看，如衛(wèi)健部門的行政許可檔案，在專業(yè)門類下設(shè)“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置許可”“醫(yī)護(hù)人員執(zhí)業(yè)注冊”“健康產(chǎn)品衛(wèi)生許可”等等若干個大類;再以“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置許可”大類為例，其下設(shè)“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置審批”“醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可”等相關(guān)子類，達(dá)到兩個層次類別。總之，專業(yè)檔案實體類的層級劃分，既要分到不可再分，又要做到無須再分。

三、專業(yè)檔案實體分類在檔號編制中的運(yùn)用

檔案的實體分類是檔案規(guī)范管理的一種工具，使檔案立卷、編目、排列和編制檔號有所遵循。

1.檔號在檔案管理中的作用

檔號能夠較好的反映檔案類別屬性和排列順序，固定檔案在全宗中的位置，為檔案調(diào)閱利用提供精準(zhǔn)指示，是檔案檢索的重要工具。在計算機(jī)管理中，電子檔案以檔號進(jìn)行命名，能夠精確查找定位，檔號是電子檔案存貯層次和存貯結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。在檔案管理工作中，檔號的地位越來越重要，檔號編制的規(guī)范性要求越來越高。

2.專業(yè)檔案與其他門類檔案在檔號結(jié)構(gòu)上的區(qū)別

《檔號編制規(guī)則》對檔號的結(jié)構(gòu)列出了三種形式，起到宏觀指導(dǎo)作用，具體門類檔案的檔號編制還是要根據(jù)實際進(jìn)行規(guī)定。《歸檔文件整理規(guī)則》對文書檔案的檔號編制作出了具體規(guī)定。專業(yè)檔案門類較多，且各門類都具有鮮明的特點，有的門類的專業(yè)檔案分類層級較多，參照文書檔案和科技檔案的檔號編制規(guī)則，都有局限性，所以非常有必要對專業(yè)檔案的檔號編制規(guī)則進(jìn)行研究，以適應(yīng)專業(yè)檔案管理工作的需要。

文書檔案的檔號結(jié)構(gòu)（以“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”分類法為例）：全宗號-檔案門類代碼·年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限-件號。分類方案涉及到“年度”“機(jī)構(gòu)”“保管期限”三個要素，文書（WS）檔案作為門類，并不涉及到檔案門類中的具體分類問題。科技檔案的檔案結(jié)構(gòu)由全宗號、分類號（項目號或目錄號）、案卷號組成，以設(shè)備儀器檔案為例，分類方案涉及到設(shè)備儀器型號，可以不考慮年度和保管期限，與文書檔案的檔號結(jié)構(gòu)有所不同。

專業(yè)檔案與文書檔案、科技檔案的檔號結(jié)構(gòu)都有所不同。專業(yè)檔案分類方案要考慮到在不同種類的專業(yè)檔案中有所不同，有的專業(yè)檔案不僅要按類別進(jìn)行分類，還要按年度和保管期限進(jìn)行分類，在檔號結(jié)構(gòu)中涉及到 “全宗號”“檔案門類”“類別”“年度”“保管期限”等要素。如果參照文書檔案的檔號結(jié)構(gòu)，將不同層級的專業(yè)檔案類別連接在一起作為檔案門類，顯然與檔案門類的概念相混淆;如果參照科技檔案的檔案結(jié)構(gòu)，又不能反映出“年度”和“保管期限”。

3.專業(yè)檔案的分類在檔號結(jié)構(gòu)上的體現(xiàn)

專業(yè)檔案的檔號結(jié)構(gòu)與文書檔案、科技檔案的檔號結(jié)構(gòu)的區(qū)別，主要集中體現(xiàn)在分類的層級以及上位類與下位類的劃分上。如，衛(wèi)健部門的行政許可檔案，“行政許可”是專業(yè)檔案門類，是總類，是上位類，下設(shè)一級類目“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置許可”“醫(yī)護(hù)人員執(zhí)業(yè)注冊”“健康產(chǎn)品衛(wèi)生許可”，是屬類，是下位類;一級類目“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置許可”下設(shè) “醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置審批”“醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可”等二級類目，在這兩級類目中，一級類目“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置許可”就是上位類，二級類目“醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置審批”“醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可”相對于一級類目來說是屬類，就是下位類。那么，如何使專業(yè)檔案實體分類在檔號編制中體現(xiàn)“合理性、簡單性”的原則，就要對專業(yè)檔案類的“總”與“分”的連節(jié)點作一個劃分，這個“連節(jié)點”就要清晰地指出專業(yè)檔案類的“總”“分”之間的相互關(guān)系，既要保持“總”“分”之間的相互聯(lián)系，又要能夠明確區(qū)分。我們知道“行政許可”是國家行政機(jī)關(guān)的行政職能，不同的行政許可職能由不同的行政機(jī)關(guān)履行，可以看出“行政許可檔案”是專業(yè)檔案的一個門類。不同行政機(jī)關(guān)的“行政許可”有各自的特殊性，同一機(jī)關(guān)的“行政許可”事項之間具有相互關(guān)聯(lián)性。在此，我們可以做個結(jié)論，專業(yè)檔案類的“總”與“分”之間可以劃分一個“節(jié)點”，這個“節(jié)點”就在“門類”與“一級類目”之間。

這種分類層級的劃分在檔案編制中運(yùn)用，按年度組卷的專業(yè)檔案的檔號結(jié)構(gòu)可以為：全宗號-專業(yè)檔案門類代碼·年度-類別號-保管期限-案卷號。專業(yè)檔案門類代碼與年度之間用“圓點”相隔，“專業(yè)檔案門類代碼·年度”作為上位代碼，類別代碼作為下位代碼，用“短橫”分開。不同級位的類別之間用“圓點”相隔，不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

檔號結(jié)構(gòu)即：

如果省略一級門類代碼“ZY（專業(yè)）”，檔號結(jié)構(gòu)即：

四、結(jié)束語

專業(yè)檔案實體分類應(yīng)遵循專業(yè)檔案自然形成規(guī)律，保持各專業(yè)活動中形成的文件來源、時間、內(nèi)容等之間的歷史聯(lián)系，從而較好地指導(dǎo)制定專業(yè)檔案的檔號編制規(guī)則，使檔號結(jié)構(gòu)更加適合專業(yè)檔案管理和利用檢索。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》將文書（WS）、科技（KJ）、專業(yè)（ZY）檔案設(shè)置為一級門類，使用拼音首位字母作為一級門類代碼，這是過去將檔案分為“文書檔案”“科技檔案”“專門（專業(yè)）檔案”“三分法”在機(jī)關(guān)檔案分類上的應(yīng)用。“三分法”的科學(xué)性、邏輯性值得探討。文書檔案是公務(wù)活動中文書（文件）歸檔后形成的檔案，按檔案的形成方式來劃分的。科技檔案包括了科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備等檔案，顯然不是按形成方式來劃分，而是按內(nèi)容來劃分的。專門（專業(yè)）檔案種類眾多，是按職能來劃分的。可以看出，文書檔案、科技檔案、專門（專業(yè)）檔案之間沒有遵循邏輯性的劃分原則。因此，專業(yè)（ZY）檔案用拼音首位字母標(biāo)識，在檔號結(jié)構(gòu)中作為一級門類代碼，并不具有不可或缺的必要性。按照檔號編制的合理性、簡單性原則，專業(yè)檔案實體分類、層級劃分及在檔號編制工作中運(yùn)用，應(yīng)力求檔號結(jié)構(gòu)與檔案實體分類體系相適應(yīng)、簡短明了、提高效率。

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（作者單位：安徽省測繪檔案資料館）