關于人才交流服務中心檔案管理工作的探討

李長林

[摘 要] 作為人才交流服務中心管理工作中的重要組成部分，對待業人員的檔案管理工作應當引起重視。隨著經濟的不斷發展，社會對于人才的需求量也逐漸增大，如何做好人才交流服務中心中的檔案管理工作，是值得我們思考的。文章則通過對管理工作的內容介紹以及現狀分析，提出了一些提高工作效率的方法，希望能夠對就業市場的發展提供一些幫助。

[關鍵詞] 人才交流服務中心；檔案管理；探討

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

現階段社會對人才的需求越來越大，企業挑選人才以及待業者尋找工作，一般都是通過人才交流服務中心這個媒介來進行。人才交流服務中心融合了各行各業的人才咨詢，待業者通過來這里咨詢企業信息而尋找工作，而企業有相應需求時則來人才交流服務中心挑選人才檔案。這樣一來，其中最重要的就是檔案的管理工作，所以要對該工作保持高度重視[1]。

一、人才交流服務中心檔案管理工作的作用及意義

由于企業在發展的過程中在人才方面有很大的需求，而許多大學生畢業之后，也需要尋找相應的企業來展開工作，這樣就形成了需求者和待業者這兩類人群。這時候人才交流服務中心就作為企業與待業者之間的媒介，通過收集管理待業人才檔案資料以及對招聘企業進行共享，從而使更多沒有工作的人才能夠找到自己能發揮作用的崗位。而在信息化的時代，由于我國人口眾多而信息也很復雜，如果對檔案沒有完善的管理方案，就很容易丟失人才的檔案資料，或者因為管理不當而造成很大麻煩。因此，人才交流服務中心的檔案管理能夠不斷完善社會人才市場，促進整個人才市場的發展，做好人才的檔案管理工作是相當重要的[2]。

人才檔案是企業在挑選人才時一份特別重要的參考資料，所以在人才服務中心對人才的檔案資料進行完備的保管工作，也是對企業和待業人才負責。各行各業及不同的企業領域都會有人才需求，在企業崗位空缺時，能夠及時找到合適的人選，并用最少的時間和成本來挑選出優質的專業人才，這就是人才交流服務中心檔案管理工作的重要意義。管理工作能夠良好地進行，也能夠使整個就業市場保持活力，使行業在新時期內人才之間也能夠有較高的競爭力，這樣也能夠在一定程度上推動社會的發展。

二、人才交流服務中心的人才檔案管理

筆者作為一名人才交流服務中心的工作人員，主要從事未就業大中專畢業生和國家機關事業單位辭職辭退人員人事檔案管理和服務工作，包括對他們檔案的傳遞、出具相關證明以及檔案的管理和保管工作。在對該類人員檔案管理工作中，主要分為以下幾點：

（一）人才交流服務中心的人才檔案管理工作

每年高校畢業生的人數都在不斷增加，于是在待就業的人群中一大部分都是大中專的畢業生，他們也成為人才交流中心檔案管理的主要成分。在企業與畢業人群對接前，由于人才市場中的企業眾多，崗位也各式各樣，一些沒有就業經驗的大學生，可能會選擇為了工作而尋找自己不對口的崗位，這樣在最后應聘的過程中也會有很大的麻煩。所以在發生這種情況時，待就業的人群會在人才交流服務中心留下自己的檔案以及工作需求，然后人才交流服務中心再對他們的檔案進行管理分類，為他們提供真正符合其專業需求的企業，使他們通過這個平臺找到適合自己的崗位。另外，對于一些國家機關事業單位辭退或辭職的人員，人才交流服務中心的管理人員也會對他們的檔案信息進行保管，以便今后出具證明或者進行檔案的傳遞，方便其后續工作的進行[3]。

當代就業的畢業人群通過企業面試后，人才交流服務中心也應對他們的檔案資料進行收尾，注銷已就業的人才信息；如果面試不通過，人才交流服務中心會對他們的檔案進行再一輪投遞工作，直到待就業人群找到合適崗位，這就是企業和人才對接的后續檔案管理工作。通過有效的管理分類，能夠為待就業人才提供與企業對接的平臺，有針對性地提供所需的專業崗位，這樣避免了就業市場混亂。

（二）人才交流服務中心的企業檔案管理工作

人才交流服務中心除了對待就業人才的檔案信息進行管理外，還要了解相關企業對于人才的需求以及條件，將這些資料進行分類整合，才能有利于企業和人才的對接。企業在招聘人才的時候通過人才交流服務中心，將自己的崗位需求和相應待遇情況等公開說明，然后人才交流服務中心的檔案管理部門在保證信息真實準確的情況下，對這些企業的招聘信息和要求進行進一步的整理，其中主要包括就業者學歷、工作經驗、專業水平等方面的要求，使得企業能夠挑選到合適的人才。在人才交流服務中心對企業檔案資料的整理與保管過程中，也要注意在招聘時協調企業與人才的需求，避免在待業者與企業交接時出現麻煩，所以人才交流服務中心應當提前做好篩選工作，避免這方面情況的發生。另外，也要保證前來應聘的待業者，身份信息真實有效，保證他們工作的合法性，這樣也是對企業和人才的共同負責。

三、人才交流服務中心檔案管理工作現狀

隨著社會對人才需求量越來越大，高校畢業生人數也逐漸增加。企業對人才的需求量大，但也要通過人才交流服務中心進行篩選，待就業人員也要通過該平臺與企業接觸。所以在檔案管理工作中，不免會存在一些不足。

（一）信息化水平不高

這個時代已經逐漸信息化，隨著科學的進步與發展，信息技術也應用于各行各業中，特別是在這種進行檔案管理的工作崗位上，合理的應用信息化技術也是對于工作的一大幫助。但由于一些地方的資金投入不足，其人才交流服務中心的硬件設備也不夠完善，不能夠滿足人們日益增長的需求和眾多檔案信息的保管。擁有了較高的信息化技術，才能夠使檔案管理工作能夠有條不紊的進行，這樣也能提高工作人員的工作效率，避免由于人為原因產生較多疏漏。在人才交流中心的檔案管理工作中，信息化程度和水平都是有待提高的，正是由于信息化的管理比較落后，也容易使檔案的管理工作缺乏規范性，不能較好地進行人才與企業的對接。所以，提高人才交流服務中心檔案管理工作中的信息化水平十分重要。

（二）廢棄檔案難以集中管理

由于社會人口流動量大，形成了投遞檔案的人員很少待在同一地區的現象。如果在某一代就業人員在人才市場投遞檔案之后，沒有及時地為其找到合適的工作崗位，在一段時間后由于某些原因，很可能這樣的人員已經不在所投檔的地區，或者一些大學生在畢業之后，檔案被轉到生源地的人社局，而他們在報到時又沒有使用原籍，這樣就容易出現檔案的廢棄現象。還有一些待就業人員在人才交流服務中心咨詢后，并沒有找到合適的工作，也沒有被相應的企業錄用，這樣他們的檔案也會一直存放在管理中心，但是又無人問津。這些廢棄的檔案存放在人才交流服務中心的檔案管理部，卻不能直接注銷，久而久之這類檔案越來越多，就使檔案管理人員的工作壓力增大，也對他們以后得工作造成了難度。

四、完善人才交流服務中心檔案管理工作的措施

（一）提高信息技術水平與信息化程度

互聯網在當代社會中已經成為了與人們生活密不可分的一個工具，所以我們應當合理的利用互聯網來幫助自己開展工作。在人才交流服務中心的檔案管理工作中，就可以將信息技術與其結合，充分利用互聯網提供技術支持，以此來提高檔案管理的工作效率。地區政府可以為當地的人才市場提供一定的資金，幫助他們引進一些比較先進的技術與設施，在今后的工作中也能實現管理的智能化。人才交流服務中心也可以建立自己的網站，使就業人群與企業能夠自主的去上網搜索，在網站中尋找到合適的工作崗位或人才。這樣一來，也省去了許多人排隊等候咨詢的時間，利用互聯網也可以隨時隨地的進行信息的獲取。對這些網站進行升級和查漏補缺，最后形成一個完整的系統方案，也會有利于其他工作的進行。

（二）加強檔案管理的規范性

在對未就業的大中專畢業生和其他國家單位辭退或辭職人員的檔案管理工作中，我們應當注重檔案管理的規范性，形成完備的管理制度，不能在這一方面出現疏漏，導致信息惡意流出或丟失。在面對一些高校畢業生檔案從學校轉出后棄檔的現象，一定要及時做好檔案的分類工作，將這些檔案集中管理便于日后的查找。每個人的檔案資料也屬于隱私的一部分，所以作為管理人員，必須要尊重個人隱私，保證他人個人信息的安全性。一些在網上儲存的檔案信息，也要派相關的網絡維護人員，及時查找并修復漏洞，避免一些人惡意盜取信息。加強檔案管理的規范性，也是在行業中形成穩定的行規，對人才與企業負責。

五、結語

作為組成現代人才市場管理體制中重要的一部分，人才交流服務中心的檔案管理工作起到了不可磨滅的作用。要想合理地對企業和人才進行對接，使更多的人才能夠及早地找到合適的崗位，也使企業能夠及時尋找到滿足需求的人才，就要對人才交流服務中心的檔案管理這一部分進一步完善。對于大中專畢業生以及其他人員的檔案管理，都是人才交流服務中心的職責，所以要分析討論其工作中所存在的問題并找到好的解決方案，這樣才能更快地推動我國社會人才流動，促進企業與人才交流。

參考文獻：

[1]蘭暉.關于人才交流服務中心檔案管理工作的探討[J].人力資源管理， 2017 （10）：331-332.

[2]侯志東.淺析高校檔案管理與服務利用的創新性舉措[J].中國管理信息化， 2016，19（23）：181.

[3]王若冰.人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考[J].科技資訊，2015，13 （27）：97-98.