淺析國企改革背景下企業檔案管理與創新

趙越

【摘要】隨著國企改革的不斷深化，現代企業制度的不斷完善，檔案作為企業無形資產、重要資源，作用日益顯現，而傳統的檔案管理模式難以滿足企業改革發展的需要。本文分析了國企檔案管理過程中存在的問題，闡釋了國企檔案的價值和意義，提出了完善國企檔案管理的途徑，以期為國企檔案管理提供有益參考。

【關鍵詞】國有企業;檔案管理;價值;創新途徑

企業檔案是一個企業在其科研、生產、經營和管理活動過程中逐漸形成的具有保存價值的各種文件資料的總和，檔案管理作為企業的一項基礎性工作，服務于企業管理和發展的全過程，為其提供強有力的支撐。國有企業作為國民經濟的重要支柱，在企業自身發展歷程中形成的檔案對企業的戰略發展、經營生產決策等方面有著重要的影響。

黨的十八屆三中全會以來，黨中央提出了全面深化改革的總體目標，國資管理體制由“管企業”向“管資本”轉變。2017年，國務院下發的《關于轉發國務院國資委以管資本為主推進職能轉變方案的通知》明確取消了國資委對中央企業檔案工作的業務指導職能。國家檔案局于2019年初發布了《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》，貫徹落實黨中央國務院關于檔案工作的決策部署，全面加強國有企業檔案工作，加強國家檔案局對國有企業檔案工作監督與業務指導。國有企業尤其中央企業檔案是國家檔案資源的重要組成，是國有資產的重要組成部分，是企業資產管理、運營中不可替代的重要依據和重要資產，是促進資產保值增值、提高管理水平，提升企業競爭力的堅實基礎。因此，加強檔案管理工作，有利于國有企業不斷提升其檔案管理服務水平，能更好地為企業的研發、設計、生產、經營、管理活動和維系改革發展穩定服務。

一、國有企業檔案管理的重要意義

（一）企業檔案是國企生存和發展的重要資源。在當今時代，信息成為企業生存發展的重要資源，檔案資料也是企業發展的重要資源之一。企業檔案是保存記錄企業經營管理過程中各項活動的原始記錄，是企業發展過程中積累管理經驗、創新歷程、科技研發、工程項目等內容的重要體現，是企業核心競爭力的重要組成部分。一方面，有助于為企業決策、提高競爭力提供一定的依據，并為國企深化改革、推進結構調整升級的可行性分析與預測提供重要的基礎依據;另一方面，企業財務檔案所提供的資料、憑證是維護企業合法權益，避免企業遭受經濟損失，確保國有資產保值增值和企業生存發展的重要資源。

（二）企業檔案是國企深化改革不可或缺的重要證明。供給側結構性改革中，不論企業“三供一業”移交、還是“處僵治困”等工作都或多或少涉及企業檔案，檔案處置問題不僅關系到國有資產和職工權益的維護。同時，國企檔案中包括了企業生產經營活動的文書材料、財務會計檔案、人事檔案、基建檔案等，都是對企業發展真實、完整的記錄，對于解決后續工作中出現的問題、做好檔案工作交接提供了重要的憑證。

（三）企業檔案是提升國企管理水平的重要手段。企業檔案不僅是記錄企業經營管理過程真實面貌的一項基礎性工作，更能反映一個企業管理水平，以全面提升企業檔案管理為手段，有利于提高企業工作效率和工作質量，是現代企業制度下國企發展的必要條件。此外，在日益激烈的市場競爭中，企業檔案同樣記載著企業的發展理念和成果，是企業文化與價值理念等實力記載的重要源泉。因此，提升檔案價值的認同，在充分尊重歷史的基礎上，制定符合時代發展、契合企業文化的戰略對提升企業的軟實力有著重要的作用。

二、國有企業檔案管理工作存在的問題

隨著國企改革的不斷深化，企業改制后在生產經營方面得到較大改變，但傳統落后的企業檔案管理的理念、模式、方法與現代企業制度下的企業經營管理水平不相適應，與檔案管理工作系統化、精細化、科學化、現代化管理要求相差較遠。主要表現在以下幾個方面：

（一）企業檔案管理意識亟待加強。一方面，有些人認為檔案工作是檔案部門或檔案人員“一家”之事，加上檔案管理這項基礎性工作的收益價值不是立竿見影，導致企業對檔案管理工作的計劃安排與資金投入不足。另一方面，一些部門管理者和非專職檔案管理人員檔案意識不強，狹隘地認為檔案僅是對收發文的歸檔整理，或者認為文件資料自己保管更方便，不重視企業研發、設計、經營、管理各環節形成的文檔資料的及時移交與歸檔，造成檔案資料斷代、存檔不及時甚至檔案安全威脅等問題。此外，一些檔案管理人員依賴于手工管理經驗，管理創新不足，為檔案數字化建設帶來一定阻礙。

（二）企業檔案管理人員技能亟待提升。有些國有企業檔案管理工作僅配備1-2名非檔案專業的兼職人員，人手不足，缺乏足夠的專職人員。有些單位檔案管理人員的專業能力、綜合素質與檔案數字化、辦公自動化的要求還有一定差距。一方面，在面對與日俱增的文檔資料時力不從心，在管理能力提升及創新上更顯不足;另一方面，由于檔案管理人員缺乏檔案管理的專業知識與技能，或欠缺必要的崗位培訓和繼續教育，加之不掌握信息化知識或現代化技能手段，一定程度上制約了企業檔案管理數字化水平。

（三）企業檔案管理制度亟待完善。現代企業制度的不斷完善，要求企業檔案工作更加科學規范，主要表現在企業檔案管理制度體系逐步建立健全。但在國企改革實踐中，國有企業普遍缺乏對檔案管理應有的重視，有的制定制度后多年未修訂，有的未建立完善的檔案管理流程、規范，導致檔案管理工作中沒有科學系統的檔案管理制度作指導、標準模糊、可操作性不高。

（四）企業檔案管理信息化程度亟待提升。國有企業檔案數字化進程緩慢，軟硬件設備匱乏。一方面，由于對檔案管理數字化、信息化不夠重視，掃描儀、計算機、復印機等必要的硬件設備配備不足，或者有些設備未能及時更新，影響檔案信息化進程;另一方面，有的企業尚未建立企業數字檔案館（室）;有的企業仍采取線下流轉、紙質歸檔等傳統手工公文運轉模式，欠缺OA辦公自動化系統嵌入電子公文歸檔模塊;有的企業檔案管理平臺與OA系統兼容性不好，在信息掛接、推送、查詢時經常出現問題，在一定程度上影響了工作效率。

（五）企業檔案管理服務利用亟待加強。檔案不僅是一項專業性較強的工作，更是企業的重要知識資產與信息資源，但無論企業職工還是檔案管理人員甚至企業領導，均對企業檔案利用不充分，表現為整理歸檔多，服務利用少;被動利用多，主動提供少;被動查詢多，主動參與少。另外，傳統的分庫管理思想造成檔案分類存放，即便有管理系統的也獨立運行，呈現碎片化、分散化的特點，制約了檔案的協同利用。

三、國有企業檔案管理的完善之道

在國企改革環境下，要想做好企業檔案管理工作，應基于現代企業管理現狀，圍繞檔案管理水平優化提升，提出“一二三四”體系建設思路，即“一個目標、兩個支撐、三個轉變、四個基礎”的企業全面檔案管理體系，抓重點、補短板、強弱項，逐步完善企業檔案工作，不斷提高企業檔案管理水平和服務能力，推動企業檔案管理現代化進程。

（一）堅持“一個目標”。隨著市場經濟環境的不斷變化與國企改革發展的不斷推進，現代企業管理工作必須轉變傳統的管理方式。一方面，要從傳統手工整理、粗放型管理方式向現代電子信息化、精細化管理方式轉變;另一方面，要以檔案收集整理為主向以開發檔案價值利用為主的目標轉變。國有企業要以改革為契機，充分發揮檔案在企業經營管理中的積極作用和應有的價值。不僅要積極創新檔案資料的收集和保管機制，提高檔案管理基礎業務工作的規范化水平，更重要的是準確把握國有企業改革對檔案的利用需求，改進服務方式，主動開發檔案信息服務企業發展，利用現代信息化手段，推行企業檔案利用“一站式”服務，更好地服務企業改革發展。

（二）健全“兩個支撐”機制。完善國有企業檔案工作，推動檔案工作與企業發展的協調和適應，離不開加強檔案工作領導和檔案機構建設這兩個支撐。1.加強檔案工作領導。把檔案工作納入國有企業發展規劃和年度計劃，檔案工作的分管領導要定期聽取檔案工作匯報、研究并協調解決檔案工作中的問題，為企業檔案工作提供人、財、物等方面的保障。2.強化檔案機構建設。國有企業尤其是中央企業總部應設置檔案機構，檔案經費列入企業年度預算，并在歸口的職能部門設置檔案機構的崗位、配備相應的人員。同時，所配備的人員應具備檔案管理相應的知識和技能。

（三）樹立“三個轉變”理念。企業檔案工作在企業發展中起著基礎性支撐作用，但在目前黨和國家事業快速發展的新時代新形勢新要求下，檔案管理工作還存在著一定差距，因而進一步推動國有企業檔案的轉型與發展，不僅要立足檔案部門的資源優勢和專業優勢開拓創新，更重要的是要轉變企業檔案管理的理念意識。一是國有企業領導干部應進一步重視企業檔案工作，在人力、物力、財力上加大投入力度。不斷加強企業檔案管理水平，為檔案工作管理創新提供良好的環境氛圍。二是企業檔案管理人員應充分認識檔案價值，進一步發揮人的主觀能動性，變被動為主動，激發管理創新與檔案價值。三是國有企業職工應進一步轉變思想，由“一家”之事轉變為全員性協同，推動企業檔案管理工作順利開展，提高企業檔案工作效率和質量。

（四）加強“四個基礎”建設。1.健全制度基礎——以規范的工作規章，完善國有企業檔案制度體系。國有企業檔案工作應以檔案制度體系的建立完善為前提。國家檔案局頒布的相關法律、法規以及實施辦法，是企業檔案管理執行的重要依據，企業應結合行業特點和自身實際，明確制定企業檔案管理制度和相關配套實施辦法，從而規范企業檔案管理行為。同時加強檔案管理部門與其他部門和下屬單位間的協同，完善企業經營發展各環節活動文件資料的及時歸檔整理并通過制度形式確定下來，規范企業檔案工作業務管理要求，確保企業檔案應歸盡歸。2.提升業務基礎——以創新、高質量為要求，推動國有企業檔案健康發展，營造良好的工作氛圍。檔案管理業務工作可歸納為“收、管、用”三個方面，其中收、管是基礎，是確保檔案質量的基礎，也是確保檔案后續利用的基礎。因此，檔案管理要在材料收集、歸檔整理等方面下功夫，嚴把質量關。由于企業經營管理是一個動態變化的過程，因此國企尤其是集團總部應定期修訂企業管理類檔案資料分類表，明確歸檔內容和保管期限要求，明確部門兼職檔案管理人員職責，并且檔案人員應主動溝通聯絡，實現檔案收集常態化，做到檔案材料應歸盡歸、隨時收集，內容完備、及時歸檔。在檔案開發利用方面，服務企業改革發展大局，重視和加強國有企業檔案編研，編報檔案參考。進一步做好企業年鑒、制度匯編、社會責任報告等編撰工作，同時配合黨中央、國務院深化供給側結構性改革和打贏“三大攻堅戰”，有計劃地開展國企改革、重點建設項目、精準扶貧等領域的檔案編研工作等。3.強化軟硬件基礎——以“信息化、安全性”為核心，加快國有企業檔案轉型升級。在信息時代，數字檔案館（室）建設不僅是企業發展的需要，也是適應時代發展對檔案信息管理效率的迫切需要。國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，要建成一批具有國際先進水平的企業數字檔案館，國家檔案局將計劃在中央企業總部全覆蓋，可見，企業數字檔案館（室）建設勢在必行。國有企業應充分調研檔案工作在“收、管、用”上的需求，制定本企業的數字檔案館建設規劃，建立健全檔案數據庫。同時，要規范電子檔案歸檔，從源頭上確保電子檔案的完整齊全，妥善處理各種存儲介質移交的電子檔案。注重檔案數據異地備份并加強系統安全管理，確保檔案系統與網絡安全等等。通過這種檔案信息軟件平臺的建設，進一步拓寬檔案的借閱使用和更深層次的開發利用，不斷提高國企檔案工作的管理效率和服務質量，推動企業檔案信息化進程。同時，國有企業可以從以下幾個方面進一步加強檔案管理硬件設備設施投入：一是嚴格按照檔案室建設“八防”要求，配備滅火器、溫濕度表、凈化器等設備設施，筑牢檔案安全防線，確保檔案實體存放安全。并且要定期對檔案室防護設備設施開展檢查，消除安全隱患。二是進一步改善檔案室的辦公條件，配備掃描儀、復印機、打印機等設備，及時更新較陳舊的計算機等，不斷滿足數字檔案室建設的硬件要求，推動企業檔案信息化進程。此外，要及時更換檔案盒、檔案封套等檔案裝具，確保檔案的整體性、一致性。4.專業化培訓基礎——以培訓交流為手段，加強國有企業檔案管理隊伍建設與素質提升。檔案管理專業性人才是提升企業檔案管理工作質量的先決條件，是建立企業檔案管理工作隊伍的重要基礎。因此，國有企業應以培訓教育為支撐，全面提高檔案管理人員素質和能力，確保檔案管理向專業化、規范化、現代化、高效化方向逐步推進。一方面，可以有針對性地吸納檔案專業學生，同時注重檔案管理人員的崗前（上崗）、在崗繼續教育培訓，定期參加外部培訓，提高檔案工作人員素質;另一方面，積極組織企業內部專項培訓，促進企業所屬單位之間的交流學習，全面提升企業檔案管理的整體水平，也可以邀請上級部門的行業專家或高校專家學者到企業一線授課，解讀政策法規、講解理論知識，如組織開展集團職能部門和二級單位相關人員深入學習《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》等企業檔案政策。此外還可以到兄弟單位觀摩學習先進管理模式等。

四、結語

習近平總書記指出：“檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。”檔案的重要價值和意義毋庸置疑。在加強企業檔案管理工作的進程中，只有建立健全檔案管理體系，從“轉變”“基礎”“支撐”入手，才能充分發揮檔案資源的應有價值，實現檔案管理水平提升與企業發展需要相適應。

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