改進檔案庫房管理水平的思考

樓少郡

【摘要】本文從檔案庫房管理角度，就檔案安全、制度建設、職業健康等方面進行探討，以期能夠在這些方面為其他單位檔案庫房管理工作提供參考，推動檔案事業朝著更加規范的方向發展。

【關鍵詞】檔案庫房;安全;制度建設;職業健康

依據相關規定，凡需歸檔的檔案都應移交檔案部門存檔，因此，庫房的規范化管理和出庫檔案管理顯得尤為重要。此外，制度建設、職業健康等方面，也應加以重視，讓本單位的檔案工作跟上新時代步伐。

一、檔案庫房安全管理

《檔案館建筑設計規范》中對庫房選址、設計要求、技術措施等方面提出了較為明確的要求，物防技防仍是長期的重點工作。

（一）庫房地理位置早規劃。檔案館室不同于其他部門的辦公要求，若單位搬遷，場所改造等方面要列清單、早報告，盡量不設在“頂天立地”的樓層，承重問題是重點，檔案庫房朝陰面以此減少太陽直射，同時，周邊如有工業園區的大氣、粉塵污染問題、商業區人口較為密集的問題，要關注周邊基礎設施建設，不定期對門窗的安全性、密封性進行檢查。

（二）檔案庫房環境管理。檔案庫房是存放檔案的專用庫房，同檔案辦公室、閱覽室應設在同一區域，最好為同一層，辦公室不能同檔案庫房共用。一是做好防濕措施，特別是在地面首層的庫房，底層鐵柜應有高穩定性的架空，因為南方春季回潮明顯，地濕且滑，有些進入庫房時要先拖地。二是庫房內部應充分利用空間，墻上應配有檔案存放平面圖，使館藏一目了然，做到幾年一次定期更新，鐵柜宜為同款同色柜，使之更為密集整齊，側面標明索引，上架時做信息更新。三是不定期清理衛生，視檔案保管條件購買相應檔案專用防霉蟲藥品，工作期間室內溫度在14℃-24℃，濕度40%-60%間且做好登記保存。進門須換拖鞋或鞋套，夏冬兩季拖鞋在首次使用和更替時做好清潔。燈光采用LED照明符合庫內使用要求。四是庫房如在配水、配電區域，要監視滲水、漏電狀況，特別是空調內機外機，除濕機水槽要及時清理。

（三）檔案設備使用維護。一是做到“三鐵”防護要求，即室外配鐵門鐵窗，室內為檔案用鐵柜，使用密集架時留意密集架間隔的地上有無雜物，影響密集架關閉。二是檔案辦公區域有攝像頭監控，確保正常使用。三是窗簾為防火窗簾，無特殊情況保持關閉，減免窗外人員窺視。窗戶宜選用不吸光、吸熱的窗戶，以保護檔案和庫內溫濕度環境。四是定期更換適合檔案專用的噴氣滅火器，庫內配置防盜報警裝置并定期維護，凡入庫的檔案先在消毒除菌等設備中消毒再上架。五是如有條件的可配置更加智能化的溫濕度記錄儀、高壓細水霧滅火系統、自動消毒除菌系統、漏水檢測報警管理設備等，這些設備發揮作用主要是在節假日和不可抗條件下，能和工作日無縫對接，例如因公務出差未回，有重大事件發生而無法返崗工作等情況，都能在工作之外做到相應管理。

二、庫內檔案資料分區與出庫利用

檔案庫房管理的本質是對不同檔案資料針對性管理。需要從技術、硬件設施方面予以保障。

（一）檔案資料的分區。綜合性檔案館室，主要保存專業檔案資料、文書檔案資料、會計檔案、照片檔案、電子檔案等，這些不同門類的檔案保管條件不盡相同，如何較為科學地分區管理是實踐性較強的學問。一是根據檔案數量提前規劃好檔案排架位置以避免倒架，應將密級架獨立為若干單元，將各門類檔案分開排放且都需預留20-30年使用空間，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每層不宜排滿，預留一掌空間以備后期增減檔案卷件數量。二是聲像檔案以及磁盤、光盤等電子檔案宜存入檔案防磁柜中，其保管環境的溫濕度同紙質檔案資料存有一定差異，且電子檔案已漸成常態，若數據丟失無法彌補，所以防磁柜的配備要作為一條“硬杠杠”。

（二）檔案出庫利用安全。檔案利用是一項基礎工作，能夠體現出檔案工作的價值。或因單位沿革的變化或為人員業務能力參差不齊，積累數十年的各門類檔案有出入是件正常的事情，主要體現為實物與目錄簿、卷內目錄不符，老舊檔案破損缺失等，這有很多情況是可逆的。一是在上級下達任務時，例如在2012年至2018年間接到由江西省檔案局下達的三次檔案移交任務，移交的門類為文書檔案與照片檔案。以文檔為例，由于數量較多，分批出庫，責任到人，完成一批目錄錄入、核對完即存回一批。清理過程中，發現檔案中內容與目錄不相符的予以更正，案卷過厚的重新組卷并記錄備查，其間還發現個別檔案盒排放錯位、檔案放錯盒的情況，諸如此類糾偏，都做了完善。二是在自行清查過程中發現，如逐卷查閱了1959年-1976年的文檔目錄，檔案編號統一為“全宗號-年度-類別-卷號-頁號”后，發現一些編號與檔案不符的情況。量少則入庫查閱，量多的分批出庫并記錄備查。三是定期跟蹤借出檔案。如需館室內查閱不得外借的堅決按制度辦理，凡出庫的檔案，不以人情世故為轉移，告之借閱人借閱手續、歸還期限、單次借閱卷件數量等，臨近期限催還，特別情況持謹慎態度，另行約定，務求歸還時檔案無缺失、涂改等情況。各檔案館室業務分工不同，也宜在一定范圍內按AB崗工作制度做日常管理，通常不得準許借閱人進入庫房，履行好必要手續，讓問題不在經辦人身上發生。

三、制度建設與職業健康

建立和完善符合本單位檔案管理的制度，細化辦法，能使檔案工作有遵循依據，此外制度、職責上墻，讓人知悉，能夠起到多方約束的作用。

（一）制度建設。不論什么事業，都要有制度作為支撐。庫房管理制度也需按事業發展的水平逐步制訂和完善。其契機主要由以下三點：一是在上級對檔案工作下達指示或任務時，藉此提升檔案管理水平與業務能力。例如每年由江西省檔案局下達的檔案規范化管理時，都會逐條對每項評分標準自查，沒有的制度及時制定，需要完善的及時完善并上報。二是在日常工作中，可以發現許多工作的管理模式已經發生改變而需要適時完善的，例如《關于印發江西省核工業地質局檔案管理制度匯編的通知》便是如此。三是在培訓交流中獲悉更好的管理模式，從而修改而成。需要注意的是，在建立和完善制度前要先調研、廣泛征詢意見后再發文執行。

（二）職業健康方面。檔案庫房不比普通辦公用房，可時常通風，設計多從檔案保管安全角度考慮，大多采用密閉式管理，職業健康方面往往容易被忽視。例如甲醛主要源于裝修材料，像三合膠板、漆柜、泡沫塑料等材料是主要來源，SO2性質活潑，易吸附于檔案紙張，在不通風狀態時濃度會提高，三苯是致癌物之一，也主要源于裝修材料，真菌主要附于紙質檔案中，尤其是年代較久的檔案，觸摸紙張有棉毛感。在檔案防霉蟲藥品以及這類混雜氣味作用下，在庫房內時間稍長，容易造成頭暈胸悶，皮膚瘙癢等不適狀況，多人工作時還容易引發疾病的傳染，其中夏季感覺明顯，秋季春季次之。因此，要定期開門窗通風換氣，特別是在衛生清理和更換新藥時愈加需要做好防護，分次清理，分次通風，人離開時恢復密閉狀態。檔案如需出庫時，盡可能減少在庫房內的時間，有條件的可安裝和改造機械通風換氣設備或其他自動管控設備。此外，進出庫房的檔案，尤其是老檔案資料，不得濕手翻閱，閱后洗手，無消毒條件的最好穿戴好庫房工作服和手套，以減少對接觸檔案人員的影響。在庫房清潔頂層圖柜、會計檔案柜時，謹慎使用書梯，防止滑跌，建議兩人配合完成，以免造成意外傷害。此外，關于發放檔案崗位津貼的呼聲不減，以江西省為例，2014年由江西省委辦公廳、省政府辦公廳下發《關于進一步加強和改進新形勢下全省檔案工作的實施意見》（贛府廳發〔2014〕27號），一些檔案事業單位已經發放，也有未執行的情況，不乏不知情的情況。因此，檔案人員要關注行業動態，主動做好自我維護。

四、庫房管理保障的幾點思考

2018年9月2日，巴西的國家博物館，2019年4月15日，法國的巴黎圣母院，都在頃刻間灰飛煙滅，帶來的文化之殤是難以彌合的，同時也給檔案管理部門敲響警鐘。每個單位的檔案作為一個文化屬性，是有其價值的。所以，應當重視起來，保護好。然而有的是沒有明確的管理制度，還有的有制度，但執行力缺失，往往是導致問題發生的主要原因，這很大程度是人為過失造成的，下面就檔案庫房管理必須予以重視的問題做如下梳理：

（一）基礎設施必須保障到位。部分檔案柜為陳舊的木質柜，有些門難以關合，若無條件更換專用檔案密集架的須更換鐵柜;鐵窗宜設成內外雙層;選用防盜性能較好的防盜門;溫濕度控制設備無法讓庫房達到環境標準的，要申請更換空調、除濕機等以達到效果值;防霉蟲藥品宜選購檔案專用，保管條件一般的應按藥效期定期更換，藉此機會可做好庫房清潔;再有一些單位的檔案滅火器材采用的普通干粉滅火器，且未能按照使用有效期做定期更換，其價格同檔案專用滅火器價格相差幾倍，檔案專用滅火器材是制度的規定，又是檔案庫房安全的底線保障，不容有失，這也是檔案人員必須堅持的。檔案庫房基礎設施必須有保障，考慮經費問題不能一蹴而就，可分批次采購必要設備。設備的貴賤直接影響此后較長時期的高頻使用，所以應當結合工作需要擬定計劃，及時上報，增配庫房管理其他硬件設施。

（二）重視檔案保護的應急管理。檔案庫房是重點保護對象，事故往往在不經意間，是綜治和消防的管理重點之一。因此，要有防患于未然的安全意識，能在應急情況下控制好局面。一是檔案人員參與相關培訓和消防演習很有必要。如在培訓中可以知悉具體案例，思想上增強安全責任意識，消防演習中使用檔案滅火器材，能讓檔案人員在應急時冷靜應對。二是知悉庫外的環境變化，如有無緊鄰布線、搭架等情況，庫內安裝設備是否功率超負荷，尺寸過大影響通行等。如有認為安全隱患的須及時報告。

如上所述，要以制度建設為依托，以提升業務水平為抓手，做好檔案庫房維護與保管利用，關注檔案事業發展與自身職業健康保障，切實做好安全防護，防微杜漸，將本單位檔案規范化進程推向新的高度。

【參考文獻】

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