信息化模式下檔案價值實現探析

楊琪

【摘要】本文主要對信息化在檔案價值實現中的體現形式與意義進行闡釋。通過案例分析信息化在高校檔案、企業檔案價值實現中的應用，對目前信息化模式下檔案價值實現的方式、措施進行深入探討，為新形勢下提升檔案價值提供參考和借鑒，使檔案能夠更好地服務大眾，服務社會經濟發展。

【關鍵詞】檔案;價值;信息化;運用

檔案是人類的文化遺產，是國家的財富，是人類社會活動的記憶。一個國家文明程度的重要標志之一是這個國家保存的檔案數量多寡與年代的久遠。檔案價值是檔案學研究的基礎問題，是檔案學的核心基礎理論之一，是檔案工作的最終落腳點。伴隨著公眾對檔案的關注，人們的檔案意識進一步提高，檔案工作人員對如何更好地實現檔案價值進行了深入研究和探索。檔案價值指的是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的參考和憑證意義，即檔案利用者利用檔案材料滿足自己在社會活動中的需求。在信息化模式下利用新技術新方法，加強檔案價值的開發研究，挖掘檔案價值資源，更好地實現檔案價值，有利于提高檔案服務能力，發揮檔案在經濟建設和社會民生方面的重要作用。

一、信息化在檔案價值實現中的體現形式與意義

信息化在檔案管理中的應用是指以互聯網、現代通信、新媒體、數據庫技術為基石，將檔案資料各信息要素匯總到數據庫，供人們工作、生活、學習，輔助管理者決策等。檔案管理使用該技術后，工作效率大大提高，推動了檔案事業的發展。伴隨著科學技術發展日新月異以及信息化時代的到來，檔案工作向信息化時代邁進。在當前的檔案管理工作中，傳統的檔案管理模式已經無法滿足人們對檔案不斷增長的需求，信息化在檔案中的運用是必然趨勢，也是檔案工作的重要任務，是檔案管理和利用的需要。當前，很多單位和部門已實現數字化辦公，計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等信息化設備齊全，產生的電子檔案也越來越多，部分單位還用上了相應的檔案管理軟件，促進了檔案管理的信息化進程，為檔案管理的信息化提供了良好的環境。隨著人們精神文化需求的提高，對檔案服務的需求越來越大，對檔案價值實現的要求越來越高，信息化促進了檔案價值的實現。數據庫幫助人們在海量的檔案信息中快速查詢到需要的信息;互聯網提供檔案線上查詢方式，實現異地查詢，大大縮短了檔案價值實現的時間，打破檔案價值實現的空間壁壘，為檔案利用者提供便利;新媒體使檔案宣傳形式更加多樣化，更加吸引人，大大提升了檔案價值實現的力度和廣度，提升檔案自身的價值。

二、信息化在檔案價值實現中的探析

（一）信息化在高校檔案價值實現中的應用。基于信息化的高校檔案管理，既要注重實體檔案的收集，又要在收集數字檔案上下功夫。實體檔案是數字化檔案管理的基礎，數字檔案是實體檔案的數字形態。高校檔案在信息化的進程中，第一步是傳統檔案的數字化。按照“優選”的原則將檔案價值較大、使用頻率較高的檔案批量進行數字轉化。由于工作量大和現有資源不足的矛盾，可選用外包或分階段、分輕重緩急一步步進行轉換。第二步是做好電子檔案的收集歸檔。充分利用電子檔案儲存、查詢、使用便利的特性，除收集傳統檔案歸檔范圍的電子檔案外，擴大收集范圍，例如教師上課的課件和電子教案等，這些電子檔案的利用價值高、使用靈活便利、師生需求高，能較好地促進檔案價值的實現。在收集電子檔案時，細化文件歸檔的要求，加強對立檔單位的業務指導，對電子檔案的參數、格式、運行軟件等進行前端介入，確保信息檔案的規范性和系統化。第三步是做好檔案管理的網絡化運行。在做好電子檔案異地備份等網絡安全防范的基礎上，實現檔案信息的在線服務和遠程歸檔。通過互聯網提供公開的或個人權限范圍內的檔案信息查詢、開具相關證明等服務。通過互聯網上傳歸檔信息，實現檔案的收集、鑒定、移交等過程。利用新媒體移動終端，開展形式多樣、內容豐富的檔案宣傳教育。各地高校智慧校園和數字校園開展得如火如荼，高校檔案工作應搶抓機遇，主動對接智慧校園建設，將信息化技術運用到檔案價值的實現中，將檔案信息化方案融入智慧校園的整體方案，實現檔案信息化設備的采購、網絡的整體布局、平臺的開發。第四步，進行檔案信息的開發利用。高校檔案信息的開發要與校園文化建設、社會文化建設相結合。讓反映校史校情、辦學歷史、師生學習生活的檔案信息，進入教學課堂，開發小紀念品豐富校園文化，通過“易班”、微信公眾號開展校史知識競賽，讓檔案信息活起來。高校圍繞辦學宗旨和育人目標，面向社會進行檔案信息開發，利用高校網絡化領先地位的優勢，匯聚高校專家學者、優秀校友，實現網絡信息傳播，打造高校檔案文化品牌。

（二）信息化在企業檔案價值實現中的應用。企業檔案包含了企業生產、科研發展的核心信息，關乎企業的命脈，對這部分檔案進行信息化管理，有助于企業預防和減少自然以及人為災害帶來的損失。企業檔案的數字化，能擴大企業的傳播范圍、提高企業產品、文化傳播效率、促進企業檔案價值的實現。信息化在企業檔案價值實現中的運用，首先要把信息化運用到企業檔案管理的各個環節。信息化運用到企業檔案管理的收集、交接、整理、歸檔、統計各個環節，在文件夾、數據庫中體現檔案材料之間的聯系，要標明電子檔案屬性，把電子檔案圖形處理軟件、運行軟件等一同歸檔。其次確保企業檔案信息化所需設備齊全、先進、實用。投入經費用于企業檔案信息化硬件設備的購置和軟件的開發運營。按標準對光盤進行存儲，對磁帶、軟盤等采取格式轉化等保護措施，確保檔案的完整性。加強企業檔案工作人員的業務能力，讓先進的設備發揮最大效率。對內通過調整企業機構設置，提高對檔案工作的重視程度，將檔案工作納入企業網絡信息部門，提高信息處理能力;通過選用員工外出培訓，鼓勵員工自我學習提升交流，提高企業檔案工作人員的實操能力。對外通過引進信息技術和檔案專業人才，帶動檔案部門人員整體素質的提高。最后加強企業檔案信息化的安全防范。企業檔案的信息化進程中安全保障應放在第一位，要預防計算機網絡病毒的攻擊。網絡是一個開放的空間，具有極大的風險性和危險性，應及時修補網絡漏洞，設置高強度的防火墻。做好備份工作和應急預案，將數據按照不同安全級別進行分類存儲。做好異地備份，可在其他省份的下屬公司進行檔案數據存儲，多種方式多種渠道備份，提高檔案應急恢復功能。要設置企業內網和外網、不同管理人員的訪問權限，區分公開檔案和涉密檔案聯網程度，防范不法人員盜取企業檔案機密，給企業造成不可估量的損失。

三、結語

信息化在檔案價值實現中的應用是一項技術型、綜合性的工作，隨著信息技術的發展與普及，檔案價值實現的方式和內容將更加豐富。了解信息化與檔案價值之間的關系，弄通檔案實現的隱蔽性、再造性、多元性等特性，結合事業單位、企業單位等不同單位的實際，總結檔案管理中的實踐經驗，“因地制宜”地采用信息化技術實現檔案價值，讓信息化在檔案管理中開出燦爛之花。

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