提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

郝學山

【摘要】隨著時代與相關技術的不斷轉變和發展，事業單位檔案管理工作在不斷轉變，事業單位檔案管理工作中信息化技術的引入導致管理工作發生了根本性的改變。對此，為了進一步提高事業單位檔案管理工作水平，本文簡單分析信息化技術在事業單位檔案管理中的應用，希望可以為相關工作者提供借鑒。

【關鍵詞】信息化建設;事業單位;檔案管理;方法策略

在信息化技術為代表的信息化環境之下，事業單位檔案管理工作形式在不斷轉變。目前我國電子政務建設已經成為國家信息化建設的重點，所以事業單位檔案管理工作的信息化發展屬于重要的工作環節。但目前來看，事業單位檔案管理的信息化仍然處于發展階段，問題較多。對此，探討信息化技術在事業單位檔案管理中的應用有實際意義。

一、事業單位檔案信息化管理的必要性

首先，事業單位檔案管理中信息化建設屬于主要趨勢。針對事業單位的檔案管理工作，信息化建設屬于順應時代發展的必要趨勢，伴隨著市場經濟的持續性發展，信息化建設的進度持續加快，互聯網對于人們的工作、生活影響愈加突出。事業單位是政府應用國有資產建設的社會服務性組織，因為近些年國家對于檔案管理的重視度不斷提高，人員數量也在持續增多，檔案管理任務更加繁重的同時，也間接衍生出許多的問題。以往的檔案管理以員工兼職為主，需要對檔案進行分類、收集、歸整，這樣的工作現狀不僅效率較低，同時錯誤風險較高。隨著互聯網技術的不斷發展，信息化檔案管理工作已經成為必然，不同管理軟件的應用可以讓人員從繁瑣且重復的工作中脫離出來，從而促使檔案管理工作達到準確、全面的效果，同時也可以更加迅速地查詢并獲取相關的檔案資料。其次，對于檔案管理的信息化建設能夠杜絕紙質檔案的缺陷。以往的檔案主要是以紙質檔案為主，紙質檔案天生存在無法長期儲存的缺陷，時間久了檔案會因為蟲蛀、受潮等問題導致資料丟失，其中部分重要資料在丟失之后修復難度大，這對于國家、地區以及相關主體部門都存在嚴重負面影響。應用信息化的方式可以改變這一問題，構建電子檔案可以將數據儲存在信息庫當中，同時也可以根據檔案資料的重要性采用備份儲存，不僅空間占用較少，同時不會出現資料丟失問題，找回的難度也相對較低，具備不可替代的優勢。最后，可以顯著提升管理效益。傳統的檔案管理模式主要是在儲存檔案方面進行準確的區分，以便于后續的查詢與管理。但是這一項工作本身存在較高的時間成本，人力資源消耗較多。而采用信息化建設之后，可以通過電子檔案的方式將信息儲存在信息庫當中，一旦電子檔案建設完成，后續查詢、翻閱等工作都非常簡單，不需要擔心文件使用繁瑣與使用后資料丟失、順序打亂等問題。另外，在信息化管理基礎上可以顯著減少人力資源成本，檔案查閱過程只需要輸入相關的關鍵詞便可以快速獲取資料，節省時間的同時，也降低了人力資源的投入，提高檔案的綜合使用效益。

二、事業單位檔案管理工作現狀

從理論層面上來看，以往的事業單位檔案管理工作都是以被動性的服務模式為主，等待對檔案有需求的人上門查閱檔案，這導致檔案管理工作本身存在明顯的滯后性，缺少時代發展的緊迫感，過度安于現狀，工作發展思維缺乏，整體工作效果不佳。在信息化環境之下，做好檔案管理工作顯得非常重要，這也是提高檔案管理工作影響力的重要途徑，一流的檔案管理工作，不僅可以有效解決檔案管理之后的問題，同時也可以更好地拓展檔案管理工作在具體部門、企業發展中的影響力。但是當前來看，仍然存在許多的管理缺陷，例如檔案管理工作理念不足、檔案管理的信息化程度不高以及檔案管理的措施不合理等，這些現象都直接制約著檔案管理工作的持續性發展，尤其是對檔案管理工作的技術水平、價值意義等方面的影響比較突出。另外，目前部分事業單位雖然開始意識到信息化檔案管理的重要性，并且也開展了關于信息化技術的應用，但是在具體應用效果方面并不理想，其中對于信息化的認識偏差、管理機構不完善問題尤為突出，因為電子檔案管理對于專業技術水平的要求比較高，導致剛開始轉型期間技術欠缺的現象尤為普遍，這也是制約事業單位檔案管理工作持續發展的主要因素。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）提高領導的重視度。事業單位的檔案管理工作往往會因為領導人員的重視度而呈現出差異性的工作成效，同時會直接影響不同方面條件支持以及工作順利的程度。對此，想要從根本上提高單位的檔案管理信息化水平，就必須確保單位領導干部對于檔案管理工作保持高度重視，同時提高資金、資源方面的重視度。對此，為了改善其中的缺陷與不足，需要進一步提升領導干部對于檔案工作的重視度，并將事業單位的內部管理工作內容進行針對性建設，特別是對提升檔案管理的內容保密性特征。在辦公室當中選取最佳的位置實現部分紙質檔案的儲存，同時對于一些重要的資料需要采取額外加固處理措施，盡可能從環境上提高檔案管理的綜合水平。對于檔案管理的信息化設備，例如專用機房應當由專人進行管理，杜絕外來人員的進出，內部人員進出時需要做好登記管理。定期組織檔案管理人員培訓以及考核工作，盡可能提高檔案管理的綜合水平。另外，在資源投入方面，應當根據信息化的發展現狀，提供相應的資金支持，做好檔案信息化數據庫的建設，提高檔案管理的綜合水平，保障信息化管理的整體效率、安全性，規避信息化發展中存在的各種風險漏洞問題。

（二）建立信息化檔案管理理念。伴隨著社會的持續發展，信息化環境之下檔案管理工作發生了明顯的改變，檔案管理工作的信息化發展創新已經成為一個必然的趨勢。在這一環境背景之下，檔案管理工作必須從服務社會角度著手，做好信息化建設。與此同時，必須做好檔案管理理念的創新和優化。在具體工作中，需要先從制度體系方面著手，對檔案管理工作的規范化、秩序性進行落實，同時在問題出現時及時進行應對轉變，落實獎勵與懲處機制，并將管理責任落實到個人。在制度體系方面可以突出優化節約、收納等相關工作，盡可能規范管理措施。另外，還需要做好管理意識與責任意識的培訓教育，促使相關工作者可以對檔案管理工作形成正確認識，杜絕工作中的隨意性，提高檔案管理工作的整體水平。

（三）推進檔案的信息化建設。在信息化環境下，做好信息化的改進顯得非常重要。也正是因為信息化的發展，導致檔案管理工作相關內容不斷增多，管理工作的繁瑣性持續提高，這也會導致檔案管理工作的壓力不斷提高。對此，在檔案管理工作期間，需要做好基礎性的投入保障，從技術、設備等方面保障與社會的協同性發展，每一年需要做好相應的設備資金保障，確保相關信息化設備運行的可靠性。同時強化信息化的管理工作強度，針對不同部門，需要持續提高檔案的信息化參與水平。突出檔案管理的二次信息加工應用價值，強化服務終端的信息化建設技術水平，做好信息資源的錄入便捷化建設，從管理軟件以及信息設備等方面持續創新，強化檔案管理信息化技術水平。

（四）規范檔案管理標準和安全信息保證系統。做好規范化的管理體系是提高檔案管理工作實效性的關鍵，只有在持續規范和優化制度體系的同時，才可以確保檔案管理的技術水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲存與交換等多方面制度體系建設，同時突出落實信息化的管理機制。檔案管理必須從起點與終點兩方面著手，在標準化制定的同時，需要做好相應的宣傳。安全屬于信息化環境下檔案管理工作的重點，在管理工作中需要從硬件設備、軟件設備雙方面做好對檔案的安全性管理，強化網絡平臺的安全性建設與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實踐性應用價值。

（五）細化檔案管理措施，提高管理效益。首先，在工作中需要做好對檔案管理工作的細化處理，確保所有的工作有據可查，尤其是對于歸檔工作而言，必須細致明確，在職能調整以及業務持續發展等過程中不斷調整與優化。在制定范圍同時需要充分考慮歸檔信息的正確真實，確保內部管理機制與實施期間的可信性。其次，需要做好歸檔環節的管理，不僅需要做好歸檔工作機制的落實，同時還需要根據歸檔的關鍵點問題，從根本上提高歸檔質量，落實全面、集中的文件材料歸檔管理工作。

四、結語

綜上所述，伴隨著社會的持續性發展以及信息化技術的不斷提高，事業單位檔案管理工作也需要持續發展創新。在今后，需要進一步探討事業單位檔案管理工作的發展方向以及技術創新需求，做好信息化建設，并以積極建設信息化檔案模式作為基礎，持續完善和優化檔案的管理技術水平，促使事業單位檔案管理工作實效性持續提高，從而提高事業單位檔案管理的意義和社會價值。

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