企業電子文件安全保障現狀調查

薛蕾

【摘要】本文以陜西凌云電器集團有限公司為調查對象，對企業的電子文件使用情況進行實時分析，電子文件本身具有極強的共享性、多樣性和復制性，做好電子文件的歸檔工作是企業創新管理模式、提高企業管理質量的關鍵。

【關鍵詞】概念特點;歸檔范圍;歸檔情況;安全保密情況

陜西凌云電器集團有限公司（國營第765廠）是我國專業研制和生產無線電導航設備的國防骨干企業，也是國防科工局確立的軍工科研和生產能力雙保留單位。為了加速信息傳遞，提高工作效率，降低辦公費用，公司于2007年9月21日頒布司通字〔2007〕51號文件《關于推行無紙化辦公的通知》，決定從2007年10月15日起開始推行無紙化辦公，公司級下行公文、內部公文等都以電子郵件形式發送。企業日常辦公從紙質文件到電子公文、電子信息、電子郵件等辦公形式發生根本性的變化，大量電子文件隨即應運而生，員工轉變傳統的辦公觀念。國家于2016年頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（代號：GB/T 18894-2016），其中明確規定電子文件的歸檔管理流程以及電子文件的存儲載體和存儲格式，對于企業規范電子文件的歸檔管理發揮了重要指導作用。本文針對電子文件的產生、范圍、收集、安全保密等方面，談一下電子文件在企業中的應用與安保現狀。

一、電子文件的概念

新版的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》規定，電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等信息化設備產生、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄，以數碼形式存儲于光盤、硬盤、優盤等數字化載體。

二、電子文件的特點

與紙質文件相比較，電子文件利用信息化設備可以快速閱讀、處理和傳遞，不再受時間和距離的影響，為現代化企業辦公帶來質的飛躍，創新了管理模式，提高了企業管理質量。

（一）形式多樣，多種信息集成。電子文件形式多樣、來源廣泛，按存在形式可以將電子文件以文本文件（.TXT）、圖形文件（.JPG）、表格文件（.XLS）、影像文件（.MP4）、多媒體文件（.FLV）等格式存在、處理和使用，可以把文字、照片、聲像等運用多媒體技術把各種形式的信息加以有機的立體組合，使電子文件的文字、聲音、圖像同時存在，真實再現當時的活動情形，是一種全方位的記憶和再現，實現文件功能的革命性變化。

（二）使用簡單，便于搜索。電子文件利用信息化設備實現智能查詢，依據檢索的內容，可以根據使用者的不同需求、不同條件、不同字段進行全方位檢索，查詢者可以方便快捷地檢索出所需要的電子文件。尤其是在科研生產過程中產生大量的CAD設計文件，設計人員可直接通過軟件輕松檢索到所需的文件或圖紙，大大節省時間，提高工作效率。

（三）存儲量大，占用空間小，方便攜帶。電子文件依靠信息化設備而生存，存儲于光盤、硬盤、U盤等數字化載體，可以在不同的儲存介質中格式轉換轉移和轉換。一張普普通通的光盤可以容納巨大的信息量，這些高科技的存儲介質材料存儲容量大，最大程度增加了存儲空間的利用率和電子文件的存儲率。

（四）隨著科學技術的發展，電子文件帶來便捷性的同時，自身也有很多缺點和不足。1.易更改。電子文件因格式的不同，基本信息例如分類、歸屬、文件名、擴展名等信息存儲在結構化的數據庫中，真實的文件則以上傳的方式保存在服務器的文件系統中，大部分文檔以Word文件的形式保存，而平臺以PDF格式展現給終端用戶，這就存在一個格式轉化問題。歸檔起來也會產生很多格式，有的格式修改起來極其便利，直接在原文的基礎上就可以進行修改，這就難以保證文件的原始性和真實性。2.對存儲設備和系統版本具有依賴性。針對各類資源信息具有結構化和非結構化的特點，采取不同的數據存儲方法，利用結構化數據庫技術存儲具有共同特征的電子文檔基本信息。利用數據庫技術和文件管理技術搭建起涵蓋常見的DOC、DOCX、MA3、FLX、JPG、RAR等多種非結構化數據格式文件的存儲管理方法。電子文件必須完全依靠計算機硬件系統才具有生命力，電子文件的存儲依靠系統軟件，高版本的系統軟件兼容性更強、適應性更廣、耦合度更高。3.保存條件要求高。結合單位電子檔案管理和信息化建設實際，在確保電子文件的完整、真實、安全的基礎上，應作仿寫處理并留存備份;光盤要避免擦、劃、觸摸記錄涂層;避免擠壓;遠離強熱源、強磁場，并與有毒有害氣體隔離;保存環境溫度在15～27℃，相對濕度20～60%。

三、電子文件的歸檔范圍

新版《規范》要求電子文件歸檔范圍是反映單位職能活動、具有考查和保存價值的各門類電子文件及其元數據應收集、歸檔。企業管理中涉及元數據的范圍很多，文書類、聲像類、科技類、媒體類、各種專業類電子文件等，在本單位涉及的內容和涉及的部門如下表：

四、單位電子文件歸檔情況

經調查，企業的固定信息約占企業管理系統中總信息量的80%（每年公司辦公室、產品設計所、工藝所、財務部、人力資源部、計量儀表處等單位的檔案都是100%歸檔），其中電子信息約占固定信息的60%以上，整個企業管理系統的工作質量很大程度上取決于電子信息的收集和管理。每年都要形成公司公文、員工信息、技術文件、工藝文件、公司財務、測量設備信息等檔案，為了科學規范管理這些檔案，單位設有技標檔案處，到目前為止，本單位持有檔案類崗位資格證9人，檔案類高級職稱1人，中級職稱7人，初級職稱1人，負責所有的電子文件的收集、整理，編制案卷目錄、卷內目錄，并分類保存。

五、單位電子文件的安全保密情況

新版《規范》明確要求電子檔案的提供、管理和使用應遵守國家相關保密管理規定，加強對電子文件安全保障方面的規范性要求。本單位在這方面加大管理力度，應用數字化、網絡化的信息技術加快自身信息化建設的步伐。

（一）建立科學的安全保密管理制度。把日常電子文件的使用與安全保密措施相結合，從電子文件的產生、使用、傳遞、歸檔、銷毀等方面都做出詳細的規則制度。例如涉密電子文件和非涉密電子文件的郵件發送渠道就不同，郵件的密級和發送電子文件的密級要保持一致，涉密電子文件的發送要嚴格經過審批，密級不一致就無法發送，從源頭避免擴大涉密電子文件的知悉范圍。

（二）采用專業檔案管理系統軟件。單位內部職能部門較多，產生的電子文件種類繁多，不同格式的電子文件其解讀的軟件或程序也不相同。比如財務部、人力資源部使用的是金蝶軟件;計量處、機動能源處使用的是云光設備管理軟件;工藝所、設計所、技標檔案處使用的是Ptc公司Windchill軟件。所有的軟件都設有專人負責，定期安全檢查與系統維護，讓其處于安全保密狀態之中，隨時發揮其應有的效能。

（三）人員專業水平提升。專業知識培訓是人員專業培訓中不可缺少的重要組成部分。對檔案管理人員，應進行專業技術的更新和補充，學習新方法，掌握新技能;對檔案使用人，應加強檔案基礎知識培訓，熟悉檔案的使用和保護;對于領導人員，除了熟悉檔案專業技術知識外，還應掌握檔案管理技能。企業要形成一套系統穩定的培訓方案，加強對員工未來所需知識、技能及素質的培養，使企業能夠在未來發展中保持競爭優勢。

綜上所述，企業的電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，為了保證企業的飛速發展，必須做好電子檔案的管理工作，使電子檔案管理工作貫穿于企業設計研發、人員管理、設備管理等過程，有效服務于企業。企業應根據實際情況，部門與部門之間相互協同，從電子檔案管理現狀與存在問題的角度出發，改善電子檔案管理水平。只有這樣，才能充分發揮電子檔案信息資源的作用，更好地為企業建設服務。