事業單位檔案管理工作創新思考

徐娟

【摘要】事業單位檔案管理部門要從單位實際情況出發，積極借鑒并學習先進企業、單位檔案管理的相關工作經驗，擴大檔案管理工作宣傳范圍與力度，增強單位領導與員工對檔案管理工作的認知度，加大資金與工作方面的支持力度，以此來更好地優化檔案管理環境，構建完善檔案管理機制，增強檔案管理工作的規范性。事業單位還要不斷促進檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作的信息化水平，深入挖掘事業單位檔案的價值，從而為事業單位決策、業務開展提供數據。本文主要分析新時期事業單位檔案管理工作的創新。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;創新

當前，事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。因此，進一步規范事業單位檔案管理對當前事業單位的建設發展具有重要意義。

一、事業單位檔案管理工作應遵循的原則

（一）尊重差異性原則。檔案管理人員在整理檔案時，要依據檔案的內容與類型來分門別類，針對不同的檔案運用編寫不同的編碼與名稱，這將在很大程度上方便之后的分類整理，便于迅速地找到檔案，假若將各類檔案毫無章法地堆放在一起，那么想要快速找到需要的檔案會很難。所以，務必要將管理規定與差異性原則落到實處，檔案管理人員自覺依照標準來分類檔案，在歸類整理之后存放在相應的文檔與文件夾之中。

（二）遵守職責、權益兼顧的原則。在檔案制度的制定過程中，一定要明確領導干部的工作職責范圍及權限。例如行政事業單位檔案部門的分管領導可主要負責檔案管理工作任務、目標的制定，對歸檔檔案的定期、不定期檢查和指導等等。同時在明確責任的時候，應著重保護工作人員的合法權益。如果行政事業單位時常忽視工作人員的權益，必然會影響工作人員的工作熱情，也必將影響整個事業單位的發展。所以建立行政事業單位檔案工作制度，必須要堅持明確職責與保護權益兩手抓、兩手都要硬的原則。

（三）靜態、動態相結合的原則。事業的穩定前行發展，需要制度在一定時期內做保障。但是，制度并不是一成不變的。隨著時代的發展，社會的變化，行政事業單位的各項制度也應該發生變化，以適應當下的工作需要。目前我國各項事業已和世界接軌，行政事業單位也逐步走上了國際化道路。所以對檔案部門而言，應當積極學習一些世界上先進的檔案管理辦法，同時結合自身部門工作情況，不斷總結、完善現有的檔案工作制度。

二、做好事業單位檔案工作面臨的主要問題

（一）檔案管理工作人員的素質有待提高。部分工作人員素質不高，這是導致檔案管理工作無法順利實施的主要因素。有的單位領導會出現重經濟效益、輕日常管理的現象，一般都會認為檔案管理工作難以協助單位獲取更大的經濟效益，所以在人力、物力以及資金方面時常會出現不足。在日常工作階段，大多忽視檔案管理工作，有些工作人員以為確保檔案資料的完整性、不發生資料遺失就足夠了，該種觀念意識直接導致檔案管理工作水平低下。

（二）檔案管理模式與實際發展不相適應。目前，事業單位檔案管理模式和實際不符，欠缺必要的硬件設施。在日常檔案管理工作中，依舊沿用較為傳統化的人工統計管理方式。因為單位內部檔案管理資料眾多，該類粗放式管理模式勢必會加大工作人員的壓力，從而影響檔案管理工作的質量。運用人工統計的管理方式，難以達到檔案管理工作的最終目的。紙質檔案資料整理會耗費諸多時間與精力，枯燥冗長的工作內容會加大員工失誤的幾率，也就無法確保檔案工作的水平及精準性。

（三）檔案管理制度不完善。現今，檔案管理機制不健全，對于相應職責的劃分十分模糊，相關工作人員很容易發生工作上的問題糾紛。事業單位檔案資料編制體系不夠細化，檔案資料紙張的運用和檔案歸檔、修建標準有出入。這樣一來，不但加重了檔案管理工作人員的工作量，還使得檔案管理工作水平低下。另外，部分檔案管理部門的相關程序不健全，尤其是關鍵檔案資料的借閱、查閱流程不嚴謹，這極易導致機密文件遺失。事業單位檔案管理不管是在前期的編排與劃分上，還是后期的管理過程中都相對混亂，并未嚴格依照有關規章制度進行。值得注意的是，事業單位檔案管理監督機制不完善，部分監督管理部門受到來自內部環境和人為因素雙重因素的影響，導致檔案管理工作滯后于單位發展。

（四）信息化建設比較落后且利用率不高。隨著社會的不斷發展，信息技術在各個領域的應用越來越廣泛，在事業單位檔案管理中融入信息化建設，但是由于檔案管理工作得不到重視，資金投入不足，在信息化建設方面比較落后，相關的工作人員并沒有熟練掌握信息技術，因此在工作中采用傳統的方式進行管理，信息技術的利用率不高。而且事業單位檔案管理工作的效率也受到了限制。一部分紙質檔案在使用的過程中出現了破損丟失等情況，嚴重影響了后續的使用工作。此外還缺乏專門的維修管理人員，導致信息系統中存在諸多的漏洞，使得檔案管理工作中出現各種各樣的問題，難以緊跟時代發展的步伐。

三、新時期事業單位檔案管理工作的創新與思考

（一）建立健全檔案管理制度。1.各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。2.簡明、實用，可操作。制定的規章制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好地發揮規章制度的指導和規范作用。3.堅持制度約束的地位平等性。制定的規章制度要求既要約束職工也要約束領導，職工和領導為制度的主要執行者和主要制定者，堅持制度約束的地位平等性，是制度順利執行的重要保障。4.獎懲分明。檔案部門在規章制度中既是管理者又是執行者，所以在規章制度的執行過程中，檔案部門要保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。

（二）通過培訓提升檔案管理工作人員素質。當今時代，檔案人員不但要兼具基本的檔案文件搜集管理能力，還要與時代接軌。21世紀無疑是信息化的時代，如何保存搜集檔案，如何高效運用信息化等先進電子儀器來予以歸納整理，值得研究。為了從本質上提高檔案工作人員的素質，要做到如下幾點：首先，在招聘選用時設定門檻，考核相關人員的理論知識和實踐操作技能。其次，要定期針對檔案管理人員進行系統性培訓，比如在職學習、參觀交流、舉辦檔案專題的競賽等等。最后，將檔案管理工作人員梯隊建設做好，確保各項工作有條不紊地銜接，以防關鍵工作在人員退休之后出現短缺的現象。

（三）開展信息化建設，提高檔案管理工作質量。信息化時代，事業單位要始終與時俱進，構建健全的檔案管理機制，合理運用信息化技術，逐步擴大系統建設投入力度，從根本上加大信息化技術和檔案管理工作的實效性。首先，運用計算機等設備來予以掃描。針對紙質檔案，實施電子化存檔，保障紙質檔案和電子檔案的雙重管理。利用信息化技術構建數據庫，將事業單位中的各類檔案進行分類歸納整理，在使用時通過檢索能夠快速提取檔案，同時進行檔案的備份，確保檔案的永久保存。其次，要篩選和對比檔案管理系統的價格、功能和實現方式，且在此基礎之上采用與本單位實際情況相符的檔案管理系統，進而顯著提升信息化水平。通過信息化技術打造動態化檔案管理系統，針對工作人員與單位發展情況實施動態化管理，且將關鍵信息融入其中，加以完善。在檔案管理系統中，可以建立一個內部的系統，便于內部各個部門的聯系。加強部門之間的聯系，便于檔案管理部門開展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引進專業人才做好檔案管理系統的維護工作，避免受到網絡病毒的入侵，造成信息的泄露。不僅影響事業單位的檔案管理工作，還威脅各項業務信息的隱私和安全。

（四）加強法律宣傳，搞好保密工作。目前，檔案缺乏對事業單位工作人員隱私信息的防護工作，因此在檔案管理過程之中，要重視檔案管理工作，避免因為管理不當而引發泄漏隱私的情況。首先，要擴大法治宣傳的范圍與力度，讓檔案管理人員意識到檔案管理的重要性，逐步加大檔案管理的規范合理性。其次，在檔案保密工作中，相關人員要構建行之有效的檔案保密條款，嚴格控制檔案查閱和信息的公開，從根本上減小發生泄漏的幾率。最后，檔案人員要全方位予以檢查，且要在綜合監控下，保障銷毀環節的有效性。

總之，目前，在社會高速發展的形勢下，事業單位要積極創新并改善檔案管理工作的思路與模式，這對于單位穩定和諧發展具有十分重要的意義。但是，國內事業單位檔案管理工作中存在的諸多問題與不足，嚴重影響并威脅到事業單位檔案管理工作的全方位開展。因此，要不斷創新事業單位檔案管理工作，全方位提升檔案管理的水平與質量。

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