信息化背景下地質(zhì)科研院所檔案管理的思考

田春秋

【摘要】地質(zhì)科研院所檔案記錄著單位的發(fā)展歷史、重大事件、管理層決策等信息，是檔案管理體系中的重要組成部分。隨著辦公信息化技術(shù)的推廣和應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足之處，通過更為系統(tǒng)化的電子檔案管理，提高了檔案信息的保管與使用效率。本文根據(jù)地質(zhì)科研院所檔案信息化管理的現(xiàn)狀，對提升檔案信息化管理的必要性進行了闡述，對加強檔案信息化管理提出措施和建議。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)科研院所;檔案;信息化

國內(nèi)諸多地質(zhì)科研院所具有悠久的發(fā)展歷史，檔案恰恰有效、準(zhǔn)確地記錄了各單位歷年來的發(fā)展?fàn)顩r、組織的各項活動，是單位管理歷程的見證和有效憑據(jù)，在一定程度上直接體現(xiàn)著地質(zhì)科研院所總體的管理能力和業(yè)務(wù)水平，實際作用顯著。當(dāng)前，伴隨著信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，隨之而來的“互聯(lián)網(wǎng)+”現(xiàn)代信息技術(shù)席卷全球，掀起了檔案管理的改革發(fā)展浪潮。地質(zhì)科研院所作為服務(wù)國家經(jīng)濟建設(shè)和保障國家資源安全的先行軍，在國家發(fā)展過程中有著不可替代的作用，然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理及實物檔案管理已不能完全適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展形勢。盡管辦公自動化OA系統(tǒng)已在地質(zhì)科研院所大范圍普及，但是OA中包含的檔案管理功能實用性較差，不能根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的發(fā)展進行持續(xù)性升級，因此檔案管理工作仍然拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)處理形式。筆者根據(jù)自己近年來從事檔案資料管理的感受和體會，認(rèn)為充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”現(xiàn)代信息技術(shù)的先進性、便捷性優(yōu)勢，實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法向信息資源化管理方向轉(zhuǎn)變，是實現(xiàn)地質(zhì)科研院所檔案管理效益最大化的必由之路。

一、提升檔案信息化管理的必要性

（一）提高檔案管理水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案或?qū)嵨餀n案主要存入文件柜或檔案柜中，庫存較多，以手工管理為主，查找難度大，利用率不高。盡管采取了一些便捷式的查閱方式，但隨著歸檔文件或者實物越來越多，很容易造成人力資源的浪費。如果運用了現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過電子目錄對相關(guān)檔案進行分類整理和歸檔，使查詢分析工作變得更有效率，從而能夠更加有效地實現(xiàn)檔案管理者對檔案的全程控制和全覆蓋式管理，減輕檔案管理難度，提升檔案本身的使用價值。

（二）提高檔案使用效率。檔案管理工作繁雜、內(nèi)容豐富，在傳統(tǒng)的檔案管理中，各管理部門之間不能共享信息資源，使得檔案柜中的大量信息閑置。在信息化背景下，充分利用信息化技術(shù)促使紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)型升級，是各單位檔案管理工作者當(dāng)前面臨的機遇和挑戰(zhàn)。如各單位檔案信息化管理體系建成之后，所有員工不需要進入文件存檔區(qū)域，就可以直接通過關(guān)鍵詞檢索找到自己想要的文件，不再受檔案管理部門地域的限制，同時還避免了紙質(zhì)文件易玷污損壞的缺點，有利于延長檔案的使用壽命，節(jié)約紙質(zhì)和資金。

（三）提升檔案存儲空間。傳統(tǒng)檔案資源種類繁多，涵蓋文本、圖形、視頻、音頻和其他形式的內(nèi)容，隨著單位工作的進行，檔案數(shù)量不斷增加，存儲量日益變大，給檔案的查詢和管理帶來困難。在信息化背景下，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)能夠?qū)n案存儲空間擴大，根據(jù)數(shù)據(jù)平臺實時分析，對檔案查詢量高、關(guān)注度高的文件進行深度分析，提取有效信息進行整合，建立數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡(luò)辦公模式，可以滿足日常用戶所帶來的大訪問量，以及因檔案數(shù)量過大而造成的存放空間不足等問題。

二、加強檔案信息化管理的措施

（一）完善檔案信息化管理制度建設(shè)。地質(zhì)科研院所作為社會發(fā)展中重要的公益性服務(wù)組織，其檔案管理工作一定程度上體現(xiàn)著各機構(gòu)的總體管理水平，因此地質(zhì)科研院所檔案管理部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔和管理規(guī)范》《地質(zhì)資料管理條例》《自然資源部機關(guān)歸檔文件整理辦法》等法律和制度規(guī)范要求，從單位實際情況出發(fā)：一方面，加強并完善檔案信息化管理制度建設(shè)，規(guī)范電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化電子檔案的歸檔流程，實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化和制度化;另一方面，通過簽訂檔案信息化目標(biāo)責(zé)任書，并與檔案管理相關(guān)制度結(jié)合共同約束管理人員行為，促使管理人員從思想上、行動上重視檔案管理，確保檔案管理規(guī)范高效。

（二）建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫促進資源共享。自國家檔案局頒布檔案管理新規(guī)以來，采用計算機軟件對檔案進行信息化管理變得更加簡單易行。作為地質(zhì)科研院所檔案管理工作者，首先要對檔案信息化具有科學(xué)認(rèn)識，具備過硬的專業(yè)技術(shù)水平，同時要積極爭取上級經(jīng)費支持，根據(jù)實際需求引入先進的信息化設(shè)備，為檔案信息化管理提供重要的硬件支撐。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)歸集全部檔案信息，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，及時進行信息更新和完善，實行光盤備份管理和系統(tǒng)保護機制，確保信息數(shù)據(jù)庫可查、可用、可共享。如可為職工設(shè)置一個相對應(yīng)的賬號和密碼，當(dāng)某職工因工作需要想查看某一份檔案時，只需填寫申請并經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)就可以直接進入數(shù)據(jù)庫檢索，從而實現(xiàn)單位信息化資源利用的最大化，同時精簡了工作環(huán)節(jié)，減少了人力資源和財力成本。

（三）加強信息技術(shù)支撐和硬件設(shè)施保障。根據(jù)文件生命周期理論，檔案既來源于文件又與文件有所不同，從文件到檔案是一個前后銜接的過程。伴隨著OA系統(tǒng)的應(yīng)用普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件減少，因此整合優(yōu)化OA系統(tǒng)與檔案管理信息數(shù)據(jù)庫間的對接工作尤為重要。通過采用統(tǒng)一的電子文件格式和操作規(guī)范，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，將計算機網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)據(jù)存儲和辦公OA系統(tǒng)集成一體，行使統(tǒng)一的技術(shù)參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，由軟件開發(fā)方、信息技術(shù)人員及檔案管理人員三方溝通，設(shè)計開發(fā)兼容性強、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng)。同時，組建單位內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)，完善服務(wù)器、工作站、集線器、交換機等配套的硬件設(shè)施，確保系統(tǒng)操作方便，運行流暢，能夠滿足不同環(huán)境條件下服務(wù)使用的要求，全方位提高檔案管理水平和服務(wù)效率。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)信息安全和保密管理。安全是信息時代文件管理的重要任務(wù)之一，從事檔案信息化管理工作必須把安全擺在最重要的位置。地質(zhì)科研院所的檔案資料牽涉廣泛，特別是涉及國家安全及利益的戰(zhàn)略性資源文件，以及涉密的工作計劃或決策部署，尤其要做好安全和保密措施。在實際管理過程中，可在檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間建立一定的物理隔離措施，如通過使用路由器IP地址和防火墻技術(shù)，加強對進出網(wǎng)絡(luò)訪問的管理，并配備專業(yè)的防病毒軟件和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)軟件，從而有效提高檔案信息化管理的安全性。同時要做好檔案的保密管理措施，加強管理人員的培訓(xùn)教育，增強保密意識，確保信息數(shù)據(jù)庫使用安全、穩(wěn)定、高效。

（五）加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)。在檔案信息化管理工作中，管理人員的專業(yè)管理水平對檔案信息化建設(shè)起著關(guān)鍵作用。當(dāng)前檔案管理人才要求既懂得檔案管理又懂得信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，這就要求地質(zhì)科研院所管理層應(yīng)將檔案管理人員整體素質(zhì)的提高作為一項重要日常工作來抓。如制定一套完善的業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，通過定期或根據(jù)需要不定期舉辦專業(yè)化培訓(xùn)班，普及檔案專業(yè)知識，強化“互聯(lián)網(wǎng)+”思維意識，不斷提升檔案管理人員的信息化管理知識技能。另外加大對信息化建設(shè)專業(yè)人才（數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全、監(jiān)管維護等）的引進力度，促使人才梯隊科學(xué)合理，管理工作健康有序開展。

三、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)今社會已經(jīng)步入全面信息化時代，電子檔案的建設(shè)與應(yīng)用已成必然，借助于信息化技術(shù)將會全面提升檔案的管理效率。地質(zhì)科研院所等單位一定要意識到檔案信息化應(yīng)用的價值，結(jié)合現(xiàn)代信息化時代背景來落實信息化檔案管理，從而促進檔案管理工作隨著時代進步不斷向前發(fā)展。

【本文系自然資源部中國地質(zhì)調(diào)查局“地質(zhì)云系統(tǒng)集成與共享服務(wù)-地質(zhì)調(diào)查數(shù)據(jù)匯聚與管理服務(wù)、制度建設(shè)”（DD20190402）研究成果之一】

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