干部人事檔案內控管理綜述

高欣欣

【摘要】干部人事檔案是組織人事管理工作的一項重要考察憑證和指標，是了解干部個人情況的重要載體，加強干部人事檔案的內控管理，可以降低管理風險，為選人用人工作提供重要依據。本文通過識別干部人事檔案管理風險，對干部人事檔案管理風險進行評估，為降低人事檔案管理風險控制提出理論性解決方法。

【關鍵詞】干部人事檔案;內控管理;風險管理;人力資源

干部人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經組織審查或認可的干部個人檔案，主要記錄、反映人員經歷和德才表現等原始記錄，由組織統一管理，具有唯一性和私密性。干部人事檔案不僅是正確選人用人、干部隊伍建設的重要依據，還是研究人力資源的宏觀信息源。因此，保證人事檔案的準確性、完整性、真實性至關重要。為保證干部人事檔案工作的順利推進，國家對干部人事檔案工作的重視程度明顯提升，也頒布了相應的工作條例和法律法規，然而干部檔案管理工作中存在的問題仍需解決。工作中內部風險控制關鍵問題的識別、評估、分析、處理變得尤為重要。本文以風險識別、風險評估為基礎，提出有效的風險預防控制措施，以減少或者降低干部人事檔案管理過程中的風險。

一、干部人事檔案管理中風險識別

干部人事檔案能夠客觀反映干部的“德、能、勤、績、廉”，在組織人事部門、企業等科學配置人力資源上廣泛應用。干部人事檔案在管理過程相對復雜且特殊，是人力資源管理的一個重要組成部分，更需要提高科學化管理水平。

（一）干部人事檔案收集過程的風險識別。干部人事檔案在收集過程中會存在一定風險，所收集的人事檔案材料會存在造假現象，直接影響后期對干部經歷、品德作風、政治思想、業務能力等多方面能力水平的評價，導致在培養、選拔和任用干部過程中的誤導;組織上會按照干部人事檔案最新條例收集相關入檔材料，干部個人對干部人事檔案認識薄弱、重視程度不夠，導致人事檔案中出現材料不完整、不正規、不及時;有些企業單位沒有自己的收集制度，使檔案材料收集工作開展不順利。導致檔案收集過程中出現了檔案收集范圍不明確，檔案管理人員收集操作不規范等現象，這些現象都把檔案收集工作變得十分被動，導致收集工作無制度性、無規范性、無科學性。檔案材料收集本身存在一定的風險，如果在日常管理中提高干部人事檔案管理人員個人素質和敬業精神，主動建立聯系制度，密切關注單位人事檔案材料的產生，主動聯系各個部門，相互協調配合，建立相應的上交制度，可有效避免因材料形成時間長而丟失。

（二）干部人事檔案鑒別過程的風險識別。干部人事檔案鑒別工作是保證檔案真實性的重要步驟，是進行后續檔案整理的前提。是否可以規范地完成人事檔案的管理、是否長期保存有價值的信息、是否能夠作為選拔任用過程中的重要依據，這些都與干部人事檔案的鑒別工作息息相關。干部人事檔案鑒定過程中存在一定的風險，完善的鑒定制度是基礎，制定與本單位實際相結合的制度，能夠保障干部人事檔案的質量，提高干部人事檔案管理人員的素質;材料內容真實性需要進行鑒別，干部人事檔案是全面、客觀、真實地反映和考察干部的依據，內容是否真實有效直接決定檔案的價值;鑒定結果需要進行審核，在此審核過程中可能會出現如下問題：一是受到利益驅使審核方接收了被審核方不正當的請求，導致審核結果不公正。二是審核人員在識別和篩查檔案時，審核不準確，缺乏控制審核風險能力和經驗，從而導致審核結果不準確;鑒定完成后對于不歸檔材料的處理也會存在一定的風險，對未歸檔材料處理劃分不清，未按處理程序進行，將會導致“張冠李戴”，材料處理手續不合規。

（三）干部人事檔案整理過程的風險識別。干部人事檔案整理工作非常繁瑣，需要管理人員認真仔細，并且具有專業的檔案管理知識和工作經驗。整理的過程中存在以下風險，在進行材料分類的時候，需嚴格按照新頒發的《干部人事檔案工作條例》標準，避免分類錯誤導致檔案管理雜亂無章;材料編目順序要排列有序，無序的編目會影響檔案管理的工作效率;檔案編寫目錄過程中，可能會存在不清晰、不統一、對目錄進行涂改等問題;裝訂檔案要整齊，避免裝訂時遮蓋字樣，分卷時避免同一類放在不同卷盒內;檔案驗收工作要嚴格，避免不合格的檔案歸入檔案室。

（四）干部人事檔案保管和利用過程的風險識別。干部人事檔案保管工作主要保證檔案的完整性、安全性、實時性，在干部人事檔案日常保管管理中，可能會出現庫房硬件條件不齊全，無法保證檔案長期保存;在檔案查閱和借閱的過程中，會存在丟失、泄密和安全隱患，給人事檔案保管工作造成了極大的威脅。

（五）干部人事檔案轉遞過程的風險識別。干部人事檔案的轉遞要遵循“檔隨人走”的政策，因此轉遞的過程加大了檔案遺失的風險。在干部人事檔案轉遞過程中，干部人事檔案需密封加蓋騎縫章，由檔案專員轉遞或者機要轉遞，在這個過程中，有些單位為了方便并未安排專人送取，為檔案的保密和安全埋下了隱患。轉入的檔案如果沒有認真核實檔案材料是否損壞、檔案材料及轉遞單是否一致，將會給檔案后期的整理帶來麻煩。轉出檔案前未認真核查或者轉出手續不完整，將會導致檔案存在缺失風險。若個別干部人事檔案中存在涉密材料，沒有進行脫密處理，會導致泄密風險。嚴格做好檔案轉入和轉出統計，保證干部人事檔案管理規范化、信息化和科學化。

二、干部人事檔案管理風險評估

（一）建立風險評估體系的原則和依據。干部人事檔案管理風險評估之前，必須聯系實際，建立評估體系的基本原則。主要包括四項原則：科學性原則、可操作性原則、全面性與重點性相結合原則、有效性原則。科學性原則使檔案評估體系層次分明，準確反映檔案管理的實際情況;可操作性原則指評估體系便于理解，思維邏輯明確;全面性與重點性相結合原則旨在“廣泛撒網，重點培養”，突出問題重點;有效性原則是根據實際出發，不斷更新，進而得到可行性最高的預防措施，從而縮小風險程度。

（二）干部人事檔案管理的風險評估。干部人事檔案管理的風險因素主要包含：檔案收集風險、檔案鑒別風險、檔案整理風險、檔案保管和利用風險、檔案轉遞風險，其干部人事檔案管理風險評價指標體系如“圖1”所示。

干部人事檔案管理風險指標的評估需要細化到各細分指標，通過細分指標的詳細評價才能有效降低干部人事檔案管理過程中的風險。一般將風險劃分為五個等級：低、一般、中等、較高、高，根據不同的等級區分設置指標評價標準，進而設計出科學性的評價體系，為干部人事檔案制度化管理提供支撐。

三、干部人事檔案管理中風險控制

干部人事檔案管理風險進行識別、分析、評估、劃分等級之后，根據不同的等級制定相應的措施。主要包含：風險規避，風險產生之后，可以采取消除風險原因的措施規避風險;風險轉移，在制定干部人事檔案管理程序時，對于復雜程度高、風險大的步驟設置多層級審核制度，增加糾正錯誤的機會;風險緩解，提早采取行動，比如建立科學的程序文件和制度、提高管理人員綜合素質、增加相關人員的培訓，可以緩解風險造成的影響;風險接受，相對于成本風險、安全風險等，干部人事檔案管理風險在控制范圍之內的，可以選擇接受風險;風險監控，對于高風險的程序應當采取實時跟蹤、控制，及時了解風險動態。

四、總結

從嚴扎實做好干部人事檔案管理工作，提高干部人事檔案風險管控能力，發揮干部人事檔案在組織人事管理中的戰略地位。構建完善人事檔案管理工作體系，加強人事檔案管理人員隊伍建設，強化人事檔案監督檢查力度，著力降低干部人事檔案管理風險。保證干部人事檔案材料更加及時、準確地掌握，為人才隊伍建設提供有力保障。

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