企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)存問題與應(yīng)對策略

摘 要：本文通過調(diào)查研究A公司下屬25家企業(yè)人事檔案管理的基本現(xiàn)狀，分析總結(jié)企業(yè)存在的如人事檔案管理人才的缺乏，管理機(jī)制的不健全，管理方法的陳舊，職業(yè)防護(hù)的不到位等方面的問題，針對此問題，提出了相應(yīng)高效的優(yōu)化策略，提高了企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案;現(xiàn)存問題;應(yīng)對策略

人事檔案管理是人力資源工作的一項重要內(nèi)容，是指將工作人員的人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)化整理、收集、統(tǒng)計、保管以及運(yùn)用。人事檔案是人事信息的主要載體，在員工的教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督等方面發(fā)揮著重要作用，也是維護(hù)員工合法權(quán)益的重要依據(jù)。因此，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)化策略，提高人事檔案管理水平。為了解人事檔案管理工作在企業(yè)的現(xiàn)狀及存在問題，某人事檔案管理部門通過發(fā)放調(diào)查問卷的形式對A公司下屬的43家企業(yè)進(jìn)行調(diào)查，最終共有25家企業(yè)完成調(diào)查。根據(jù)調(diào)查逐步掌握了現(xiàn)存問題，并提出了優(yōu)化解決對策。

1 企業(yè)人事檔案管理中存在問題

1.1 人事檔案材料收集和整理機(jī)制不完善

企業(yè)在人事檔案材料收集過程中的問題集中在材料收集被動，大部分企業(yè)沒有完善的材料收集流程;收集的材料不嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，如沒有材料形成日期，無形成部門的簽章等;收集的材料不屬于歸檔材料，無意義材料，如一套完整的材料未完成，其中的一部分材料不予歸檔。

1.2 管理機(jī)制老舊，管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新

在企業(yè)層面，企業(yè)的管理主體主要體現(xiàn)在外部經(jīng)營，缺乏對人事檔案工作的重視必然會導(dǎo)致缺乏專業(yè)的管理方法，導(dǎo)致企業(yè)在人事管理中采用過時的方法，這很可能在資源分配中引起問題。企業(yè)的用工形式多樣化，人事檔案存放存在多種方式，缺少銜接環(huán)節(jié)，無有效的管理方法。部分企業(yè)在員工轉(zhuǎn)入時沒有及時進(jìn)行人事檔案工作，在管理期內(nèi)沒有專門的管理制度和規(guī)章制度，導(dǎo)致人事信息混亂。從業(yè)人員層面，大多數(shù)人事檔案管理人員仍然遵循傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，避免使用新興技術(shù)，并且不愿創(chuàng)新和學(xué)習(xí)新的技能和知識，從而導(dǎo)致人事檔案管理利用時效率低。

1.3 人事檔案庫房設(shè)備更新滯后、無法滿足檔案防護(hù)需求

人事檔案庫房的溫濕度變化是檔案材料老化的關(guān)鍵因素，大部分企業(yè)配置普通的壁掛式空調(diào)，對環(huán)境溫度進(jìn)行調(diào)控，設(shè)備不夠?qū)I(yè)，穩(wěn)定性差，嚴(yán)重影響人事檔案的使用壽命，檔案庫房建成后，設(shè)備更新資金不足，效用高的新設(shè)備無法跟進(jìn)。

1.4 人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的迫切性

人事檔案管理經(jīng)歷了許多部門和人員的交接，導(dǎo)致許多企業(yè)中現(xiàn)有員工的大量人事信息丟失，尤其是應(yīng)存檔的信息缺乏相關(guān)記錄。這種現(xiàn)象在企業(yè)中工齡20年以上的員工普遍存在。另外，人事檔案管理工作人員專業(yè)能力不強(qiáng)、職業(yè)危害防護(hù)不到位，危害身體健康的問題也普遍存在。

2 提升企業(yè)人事檔案管理水平的策略

2.1 嚴(yán)把材料“三道關(guān)”，大力推進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

嚴(yán)把材料收集關(guān)。材料收集是人事檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，為確保檔案資料收集完整、齊全，檔案部門應(yīng)以預(yù)防為主，對歸檔材料預(yù)先提出要求，明確收集范圍，疏通收集渠道，掌握形成規(guī)律，建立收集制度;檔案形成主體應(yīng)按規(guī)定，規(guī)范填寫檔案材料，確保內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備和移交及時。做到保質(zhì)保量、主動及時，安全保密、客觀公正、應(yīng)收盡收，最大限度維護(hù)檔案的完整性。

嚴(yán)把材料交接關(guān)。交接的歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，成套材料必須頭尾完整。材料應(yīng)完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名和形成材料日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人簽字。材料形成部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)主動向人事檔案管理部門移交，并填寫相關(guān)移交登記表，嚴(yán)格履行移交手續(xù)，確保交接的檔案材料源頭可追溯，責(zé)任可落實。

嚴(yán)把材料認(rèn)定關(guān)。從嚴(yán)審核歸檔材料，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，在源頭上避免“有病”的檔案材料入檔。檔案審核工作形成常態(tài)化、制度化，對新轉(zhuǎn)入檔案“及時會診”，對于補(bǔ)充和搜索的簡歷，年度考核和登記表，學(xué)生身份檔案，職稱材料，黨員身份，表彰獎勵，薪金批準(zhǔn)表和其他輸入的材料，遵循材料分類要求，仔細(xì)檢查，比較和識別，以及嚴(yán)格控制。對發(fā)現(xiàn)檔案材料涉嫌造假、真實性存疑等問題時，立即核查，全面取證，嚴(yán)格按照有關(guān)程序進(jìn)行認(rèn)定，科學(xué)“把脈”，確保每一份干部人事檔案信息真實準(zhǔn)確。

2.2 完善制度建設(shè)，強(qiáng)化制度執(zhí)行

根據(jù)企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，制定完善各項日常管理制度。為有效預(yù)防、及時控制和迅速消除檔案突發(fā)災(zāi)害事件，確保檔案資源安全，制定《檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案》。初步構(gòu)建成國家法律法規(guī)——行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范——企業(yè)規(guī)章制度三個層面的制度體系。在日常檔案管理中推行標(biāo)準(zhǔn)化工作，進(jìn)一步提升檔案工作制度化水平。

2.3 不斷升級改造人事檔案庫房設(shè)施，完善運(yùn)維機(jī)制

更新檔案庫房技術(shù)設(shè)備。在滿足檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案庫房管理設(shè)備不斷推陳出新，數(shù)據(jù)采集，視頻監(jiān)控，空氣凈化消毒，定位傳感等技術(shù)在檔案庫房管理中得到廣泛應(yīng)用。設(shè)備更新維護(hù)資金在企業(yè)人事檔案庫房建設(shè)中至關(guān)重要，通過對設(shè)備的引進(jìn)，提高檔案庫房的安全性、智能性，監(jiān)測數(shù)據(jù)的科學(xué)性。

2.4 不斷加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)

將人事檔案的信息化管理提升到企業(yè)戰(zhàn)略水平，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)人事檔案的信息化管理，規(guī)范紙質(zhì)文件和電子文件的書寫規(guī)范，格式要求，修改要求和添加要求，并實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化文件內(nèi)容。任何有價值的人員信息都必須輸入并存檔以改善文件的內(nèi)容。此外，電子文件管理還需要注意安全性問題。合理使用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)來使數(shù)據(jù)庫更加完整和豐富，將有助于信息資源的完整性，全面性和共享性。要推進(jìn)建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化的人事檔案管理人才隊伍，全面增強(qiáng)職業(yè)防護(hù)意識，切實落實防護(hù)措施，杜絕職業(yè)危害的發(fā)生。

總之，要推進(jìn)人事檔案管理新方法的探究和實踐，為人事檔案管理工作的安全高性能的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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作者簡介：李魯梅（1979-），女，山東日照人，本科，副主任護(hù)師，研究方向：人事檔案。