基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究

任爽｜文

對于企業日常運營管理而言，檔案信息管理是其關鍵環節，更是一個企業的重要無形資產。在信息化背景之下，將信息技術與文書檔案管理工作有機結合，更有利于為企業發展提供精準的信息支撐和寶貴的歷史資料。基于此，面對文書檔案管理工作中的諸多問題，推進檔案管理工作的信息化是十分必要的。

為了適應當前我國經濟社會快速發展的需求，很多企事業單位在檔案管理方面迎合了信息化發展的技術趨勢和時代潮流，將信息化技術合理應用到單位的文書檔案管理過程中，創新文書檔案管理方式，有效提升文書檔案管理的時效性。本文重點分析了當前文書檔案管理中存在的問題，并提出了應對策略，以此優化文書檔案管理質量。

當前企業文書檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理重要性的認識不足

不少企業對于文書檔案的管理工作重視程度不夠，運用信息化手段進行管理的必要性認知不夠，不能認識到用信息技術來提升文書檔案的管理效率的重要性，檔案管理工作的作用發揮不充分，在日程運營管理過程中顯得微不足道。正因為如此，才會導致在進行檔案管理工作時出現很多問題。長此以往，不僅在思想上容易忽略檔案管理工作，更容易導致員工甚至領導層對檔案管理工作認知上的偏差和態度上的偏移。一些單位中的領導認為檔案管理工作不是主要工作，更不是重點工作，檔案管理工作的好壞并不能決定一個企業的興衰成敗，因此，在檔案管理工作方面，并沒有做到高度重視、親自部署、嚴加推進、抓好落實，也就使得各層級人員對檔案管理工作難以付出百分之百的努力。雖然檔案信息化建設已經如火如荼，但正是因為發展過程中對檔案管理工作重視度不夠高，才使得信息化建設推進滯后而緩慢，工作局面往往較為被動，對于單位提高檔案管理質量和效率、有效促進單位發展是極為不利的。

2.檔案管理水平不高

從人的角度看，由于重視程度不夠，缺乏嚴謹細致的系統性謀劃和積極主動的工作態度，就難以在信息化大背景下制定出科學合理、符合企業實際的檔案信息化管理制度體系和工作機制，對待工作，不積極不主動，工作態度極為惡劣，敷衍了事，并沒有認識到檔案管理工作的深層次意義。與此同時，在進行檔案管理工作時，沒有充分結合檔案信息化建設的趨勢，使工作效率過于低下。從物的層面講，多數單位對檔案管理必備的條件解決程度和落實效果較差，如沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室空間有限、環境潮濕、“六防”設備不配套，影響檔案管理的質量和效率還在其次，更甚者會引起檔案材料的霉變、蟲蛀并存在安全隱患，這與信息化管理的要求相比，差距較大。

3.缺乏專業性的管理人才

在單位里，檔案管理工作并不是主要的工作，因此往往不會或很少安排專業管理人才。在實際工作中，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等各環節業務不了解，檔案收集意識淡薄，且大多數檔案人員往往身兼數職，對檔案工作的精力投入不足，日常檔案管理工作中多數情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類、紀實等方面嚴重欠缺，在很大程度上影響了一個企業的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設上發揮力量，推進工作。

信息化背景下文書檔案管理工作創新研究策略

1.提高檔案管理工作重視程度

檔案管理工作是一個企業運營管理發展、從事實踐活動、發揮社會影響力的原始記錄和歷史見證。應通過各種宣講形式、主題活動及媒體載體大力宣傳檔案管理及信息化建設的重要性和必要性，持續完善檔案管理相關管理制度和各種機制，加強周期性檔案管理及信息化建設工作的督導檢查力度和考核要求，對不符合檔案管理要求的、不利于檔案管理信息化建設的問題要及時糾正，并形成有針對應的正向激勵和反向約束機制，不斷營造人人重視檔案管理工作的氛圍，促進形成人人關心檔案管理、人人參與檔案管理的工作環境。

2.提升檔案管理人員的管理能力

若想管理好本企業的檔案，要深刻的反省自身，是否擁有與檔案工作相匹配的管理能力。首先，在安排檔案管理人員時，就要綜合考察相關人員的能力和素質，是否能勝任這項工作，錄用以后還要提供有效的指導和幫助，并且通過日常監督和引導使其擁有正確的工作態度，這些對于工作而言是十分重要的。其次，不能脫節時代特點，將檔案信息化建設融入檔案管理工作中去，實現信息化和科學化管理各種檔案的保存。打造現代化精準便捷的檔案數據庫，當需要尋找和查閱時，檔案管理人員依據信息化建設互聯網手段，使傳統管理模式下檔案管理工作變得更加便利，更是加快了工作速度，使檔案得以發揮作用和價值。

3.培養檔案信息化建設管理方面的專業人才

對于提升檔案管理工作的效率而言，培養專業人士是有效的措施之一。具體做法如下：應該重視檔案管理人員的工資水平不能過低。否則無法吸引到更多優秀的人才。其次，在資金分配上，應多傾向于檔案管理部門，在資金充足的情況下，才可以進行檔案信息化建設管理體系，使得管理人員在新型的管理模式和設施下發揮作用。最后，還應該重視員工的綜合素質和能力，提升其管理能力和工作能力，使其擁有正確的工作態度，更好地為管理檔案工作服務。比如常見的培訓方式可以提升管理人員的計算機水平和信息化水平，現代化存儲系統，搭建新型檔案管理體系等等。

4.完善檔案管理工作系統

對于促進檔案管理體系逐漸信息化而言，不斷地完善檔案管理工作系統是極為有必要的。具體來說，首先應該重視硬件設施的完善，使檔案管理工作逐漸信息化。這就要求每一個工作人員都擰成一股繩，將新型的計算機系統安置在檔案室，利用最先進的技術搭建存儲和查找平臺，將所有的檔案分類管理，旨在提升檔案管理效率。其次，建立新型的數字化數據庫，不斷地提升管理人員的專業水平。但是，很多單位的領導和檔案管理人員對于檔案管理工作現代化和信息化的認識程度不夠高，因此，需要不斷地投入資金和組織培訓，實現認識的根本性轉變，建立一個符合本單位的檔案數據庫，提升工作能力和管理質量，為單位的發展做好充足的人才信息準備。

結束語

綜上所述，在單位發展和改革的過程中，關于檔案管理工作的進行，需要領導和各部門人員共同協調重視來完成，并在其中加入現代互聯網技術，實現檔案信息化建設，搭建現代化檔案數據庫，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓以提高其專業性，為單位的發展和改革奠定堅實的人才基礎，最終提高其競爭力和實力。