淺談企業基建工程檔案的收集、管理與應用

張蓮池

摘要：隨著時代的不斷進步與人們生活質量的提升，推動我國基礎建設項目不斷增加，同時給工程檔案管理工程提出更高的標準。項目的各環節內容繁多，如勘察設計、立項審批、施工監理以及竣工驗收等中的數據、資料都會整理成相應的基建工程檔案。而基建工程檔案管理作為基建工程建設中一項重要工作內容，對其進行科學、合理的管理能有效地保證檔案的完整性。但是，現階段在基建工程檔案管理工作中還存在著一定的問題。因此，本文將針對基建工程檔案管理中的問題進行分析，并提出相應的策略。

關鍵詞：企業;基建工程檔案;收集;管理;應用

1基建工程檔案管理的重要性

依照國家相關規定，從基建工程立項開始到后期的設計以及施工竣工驗收形成的文件，都需要依照一定的規范要求進行分類和裝訂，加強基建工程檔案管理顯得非常重要，在一批材料進場之后需要仔細對材料是否符合國家要求進行查驗，并且收集國家規范所規定的合格證，將這些合格證歸檔之后進行后期操作，如果一支施工團隊進場時需要依照規定對是否有上崗證進行檢查，另外還需要判斷是否購買保險的憑證，需要依照這些資料進行歸納整理。在項目開工時也需要進行開工申請，竣工時需要通過這些資料進行竣工驗收，因此檔案是基建工程項目管理過程中的重要資產，也是保證施工質量的重要依據。一般而言一個基建項目的工期相對較長，尤其是房建工程往往需要3-5年之久。在此過程中會出現大量的資料，需要妥善對這些資料進行管理，這也是建設主體單位需要重點思考的問題。

2基建工程檔案管理的問題

2.1工作意識不強

現階段，部分單位及其檔案管理人員對基建工程檔案的認識尚不夠全面、正確，因此對基建工程檔案的關注以及重視程度不夠。大部分單位在整體工程即將完成或是準備竣工驗收時才急忙對資料進行整理，部分單位甚至連相關的基建工程檔案管理人員都沒有配備，這對基建工程檔案的整理帶來了嚴重的不利影響。部分單位因為缺少相關的基建工程檔案管理人員，在項目后期相應的工作人員開始撤離，而留下的工作人員對各個階段的資料、數據并不完全了解，并且還有部分資料的手續不完整，需要相關管理人員確認簽字，但由于人員已經撤離，最終導致資料整理延遲。

2.2基建工程檔案尚未構建完善的管理制度與體系

從基建工程檔案管理的角度出發需要對管理體系進行完善，這也是確保檔案管理是有效展開的基礎。盡管基建工程檔案管理工作逐步開始展開，然而沒有有效的構建起完善的規章制度和系統，尤其是檔案管理是無法有效的對各個細節進行規范，導致檔案材料不完整、歸檔不及時，阻礙了檔案材料價值的發揮。

2.3檔案管理人員專業能力有待提升

基建檔案管理工作必須有專業的檔案管理人員操作，然而這也是當前基建檔案管理工作中比較薄弱的環節，缺乏專業性強的檔案管理人員隊伍，而且個別檔案管理人員經驗不足、方法缺少創新等，極易在工作中出現失誤、錯誤等情況，影響檔案管理工作的有效性。同時，在管理方法方面，也存在觀念落后、管理方法陳舊、缺少創新等弊端，致使基建檔案管理工作效率低。

3全面落實基建工程檔案日常管理工作

3.1維護檔案存儲環境的安全性

在基建工程檔案工作中，日常管理也不可忽視，其主要目的是保證檔案的安全性。一旦檔案保管工作出現問題，將直接威脅檔案的完整性，不利于檔案資源的查詢與使用。針對紙質檔案，要保證存儲庫房的專業性，滿足設計規范，保證設備齊全，合理控制保存空間的存儲條件。針對電子檔案，要維護存儲設備的安全性與可靠性，還需要配備專業化的安全軟件與系統，避免遭受不安全性因素的侵襲。同時，電子檔案的備份工作更是不容忽視。

3.2構建科學合理的基建檔案管理制度

構建完善合理的基建檔案管理制度是基建檔案管理工作有效落實的基礎保障與行動指南，對改進基建檔案管理規范性起到重要作用。所以相關部門應提高重視程度，制定符合企業自身發展的基建檔案管理制度，而且應避免同質化嚴重的問題，要切實結合檔案管理工作中的實際問題，這樣才能保證制度規范的有效落實。同時，要明確檔案管理工作各崗位的職責，將工作內容細化，制定完善且有效的獎懲制度，以激發檔案管理人員的積極性，使基建檔案文件材料的收集、整理、歸檔以及利用等流程規范化，提高基建檔案管理工作的效率與質量。

3.3提升基建工程檔案收集、管理與應用的信息化水平

立足基建工程檔案收集、管理以及應用全過程，現代化技術的運用勢在必行，這是新時期基建工程檔案事業尋求發展的關鍵，更是創新的必由之路。隨著信息技術的不斷發展，基建工程檔案管理突顯無紙化特征，電子檔案規模不斷擴大，尤其在收集、保存、管理以及應用方面的優勢與信息時代相契合。為此，要積極引用先進的計算機信息技術，加大軟硬件投入，強化設備與設施的更新與升級，掌握現代化檔案管理方法。檔案管理要發揮檢索功能，探究檔案管理的新模式，切實提升檔案資源利用率。也就是說，要重視檔案信息檢索工作的開展，對檔案信息進行不斷地豐富，深化信息資源內容，突破傳統檔案管理方式的束縛，滿足新時期全社會對基建檔案信息的需求，在充分考慮自身發展實際的前提下，加快基建工程檔案管理的信息化建設。

3.4強化人才培養

檔案管理人員的整體素質高低，對檔案管理的效率有著直接影響，需要重視加強對檔案管理人員的培訓工作，強化學習理論，樹立終身學習的理念。在學習的過程中逐步強化紀律意識、法律意識、檔案管理意識，還需要有機的融入自身的想法，將工作經驗與工作技能相融合，以實際要求為基礎，不斷提升自身的工作能力和綜合素養，需要重視加強管檔案管理人才的儲備工作，通過培訓和進修深造等方式，逐步提高人才的業務素質和管理能力，建立起人才團隊，不斷充實擴大管理隊伍，形成人才管理體系，為檔案管理事業的快速穩定發展打下堅實的基礎。

3.5檔案管理規范化、創新化發展

為確保基建工程電子檔案管理工作的與時俱進，要以工程程序為依據，遵循電子檔案管理要求，根據實際進程完成電子檔案管理工作，將檔案數據記錄跟隨基建工程施工進度按部就班地推進。基建工程施工各環節聯系緊密，所以要確保數據統計沒有遺漏，若數據收集環節出現問題，則會影響整體檔案資料的完整性。因此，在進行電子檔案管理工作時要加強對檔案數據信息的監督，特別是要做好對電子檔案管理人員的技術培訓，提出具有針對性的指導意見，落實管理工作標準，為完成檔案管理工作提供堅實的保障。

結語

綜上，立足新的發展時期，企業基建工程檔案管理工作備受矚目，與企業經營管理息息相關。因此，要結合新時代，秉承與時俱進的思維，腳踏實地落實基建工程檔案收集、管理以及利用方面的工作，尊重自身發展實際，將收集與日常管理工作落到實處，強調過程控制，應用科學高效的管理模式，增強基建工程檔案各項工作的規范性與科學性，以信息化建設為方向，全面提升基建工程檔案現代化與科學化水平。

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