淺論檔案管理在服務企業發展中的重要性及作用提升

王紅波

摘 要：企業檔案管理工作是企業進行生產經營以及企業管理的基礎性工作，是企業管理的重要組成部分.加強檔案管理工作，能夠為企業管理者提供及時的信息反饋，幫助進行明確的企業發展定位以及各種生產活動，進而促進企業的健康發展。本次從檔案管理工作的重要性及如何提升作用的有效性進行了分析。

關鍵詞：檔案管理;企業發展;重要性;作用提升

一、企業檔案管理概述

（一）企業檔案的概念。企業檔案是指企業在從事各項生產、經營、管理活動中形成的具有一定保存價值的文件、圖表、資料等不同形式的歷史記錄。它是在生產經營中直接形成的，客觀地紀錄了真實情況，是最可靠的憑證;同時，它保留著真切的歷史痕跡，許多文件蓋有制發機關或個人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯，給企業處理糾紛的過程中提供了許多原始的憑證。因此，檔案是一個企業正常發展不可替代的資產財富。

（二）企業檔案管理工作的內容。企業檔案管理的內容主要包括兩大類，第一類是對檔案資源的管理，主要的工作是對信息進行收集、整理、鑒定和保管，并根據檔案管理的相關知識建立完善的檔案儲存和借閱體系，這些工作內容也被稱為檔案的實體管理;第二類是對檔案中包含的信息進行管理，這部分工作內容主要是從收集到的資料中獲取一些有用 的信息，為了使管理者在后期制定決策時更加的便利，同時也方便 了其他部門工作人員的工作。

（三）企業檔案管理的方式。企業檔案管理除了對人事和企業的發展過程進行整理儲存之外，還要在平常的工作中對各項生產和經營活動的相關信息進行記錄，記錄的方式主要有文字記載、圖表記載、音像錄音等傳統方式。近年來，隨著信息化時代不斷深入社會，使得企業檔案管理的方式出現了很大的變化，由以前的人工管理轉為了符合時代發展的信息化管理，這種管理方式相比于以往的管理方式更加的便利，既節省了時間，又省去了大部分的人力資源，對于企業檔案管理工作的質量和效率提高有很大的幫助。

二、做好檔案工作對企業發展具有重要意義

做好檔案管理工作對維護企業合法權益、凝聚企業文化、樹立企業形象等方面具有重要意義。

（一）加強基礎管理作用。文件資料的及時歸檔是檔案管理工作的一大部分，是對日常工作中的文件、資料的一個整理匯總，能夠真實記錄企業經營管理的全過程，為企業管理提供參參考依據。

（二）維護法律權益作用。在企業生產經營過程中，會涉及到企業的商業信息、著作權、專利等保密資料，這是企業通過自身活動所創造的成果，屬于企業發展的無形資產，為公司申報的多項證件、獎項、追交尾款等提供了最原始、真實的資料;當遇到法律糾紛時，企業檔案的真實性正好能為企業提供強有力的證據，所以檔案管理工作為企業維護自身權益有著重要的意義。

（三）提升管理水平作用。企業檔案的管理包括對企業管理、項目運營過程中的一些業務往來和具體細節進行記錄，利用檔案對管理、工作各環節進行歸納、梳理、分析，能夠為管理進行提供參考，有助于企業提升管理水平。

（四）凝聚企業文化作用。企業檔案管理的一部分內容就是對企業的長期發展進行一個歷史性的總結，它見證了企業的發展歷程和員工發展進程，因此，企業的檔案文件是企業文化形成的一個重要部分。 它不僅是企業文化的組成部分，同時它也是企業文化的一種體現，它用文字、圖片、影像等形式為企業展示了它的發展，客觀記錄了企業文化。企業檔案生動再現了企業的發展歷程、展示了企業精神，特別是企業實物資料，如企業在各個發展階段獲得的榮譽證書、獎杯獎牌等，利用這些檔案舉辦展覽或編纂企業文化讀物，能夠加強企業宣傳;同時，企業的檔案還可以作為、培訓員工的一種資源，用企業自身的發展歷程來進行培訓，能夠讓員工對企業更加的了解，也更有說服力，對于員工的能力提升也更有幫助。

三、如何提升檔案服務企業發展的作用

管理是手段，利用是目的，檔案價值和作用通過檔案利用得以實現。檔案工作的根本目的，就是充分發揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。隨著檔案管理工作的發展，檔案的利用越來越得到重視。要提升檔案服務企業發展的作用，就要從以下幾個方面入手：

（一）要增強宣傳工作，增強全員檔案意識。一是要做好檔案宣傳工作，加強有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳， 使人們知道檔案是什么， 檔案有什么作用， 既能夠使員工增強檔案意識，確保檔案能夠全面及時歸檔，又能夠激發大家利用檔案的熱情， 引導大家有針對性地利用檔案。

（二）加強基礎工作，確保檔案真實完整。一是擴大檔案材料的收集范圍，進一步完善歸檔制度。二是要建立健全企業檔案的管理制度，包括閱覽制度、外借制度、復制制度等，規范檔案的管理流程，根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損，加強安全保密管理。三是要加大檔案管理工作投入，創造良好的基礎和物質條件。四是要增強檔案管理的規范性，統一整理方法，統一標準，對于檔案的整理設備也要統一進行查驗，要確保檔案管理工作的每一道程序都具有規范性，為檔案的查閱提供便利。對新形成的檔案材料要按照檔案分類方案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序組合，便于提供利用。五是完善檔案檢索工具體系。檔案室要有豐富的信息存貯量和檢索迅速準確、方便實用，使利用者所需要的材料能夠迅速、準確地提供出來，就要編制和完善檔案檢索工具，以滿足企業各方面對檔案工作的需要。

（三）要提高信息化水平，提高檔案利用效率。當今是信息化時代，計算機網絡技術被廣泛運用于企業的檔案管理工作中，尤其是歷史比較久遠的大型企業，內部需要整理的檔案資料會越來越多，如果僅僅使用傳統的紙質版檔案整理方式，恐怕不能夠達到工作要求。而數字化、信息化的管理方式能夠更加有效的提高工作效率和工作質量。同時要樹立“互聯網+檔案”的工作理念，搭建優質檔案資源利用平臺，在確保安全保密的前提下，開展電子文件歸檔和電子檔案管理，能夠提高檔案信息資源共建共享共用水平，推進異地查檔、跨館服務，實現檔案資源共享。

（四）強化服務意識，提高檔案人員綜合素質。改變坐等利用者上門的服務方式，化被動為主動，不斷創新檔案資源的利用方式，做好檔案資源的開發利用， 使之充滿生機和活力。同時，要加強檔案人員的培訓，使檔案人員要拓寬知識面，優化知識結構，成為復合型人才，不僅要精通檔案專業理論知識，更要學習了解本單位的業務知識;不但要掌握一定的專業知識，還要掌握計算機技術、縮微技術等新知識、新技術。只有這樣，才能跟上時代的步伐，才能真正有效地開發檔案資源。

參考文獻

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