新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法

馮卿

摘要：檔案管理作為組成事業單位的重要職能部門之一，能夠為推動事業單位發展而貢獻一份力量，為此需要創新檔案管理模式。但是，在新時期事業單位檔案管理中存在諸多不足與缺陷，為更好地順應時代發展趨勢和實現可持續發展目標，提供一定創新思路與方法十分有必要。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理;創新思路;方法

中圖分類號：D630.1;G271?文獻標識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）09-0135-01

站在事業單位的角度上，為促進其自身發展和推動建設進程，有必要創新檔案管理工作。同時，檔案本身所涉及的信息多種多樣，如事業單位的管理方法與理念、發展歷程、人才信息等，為充分彰顯檔案本身所具有的價值，有必要創新檔案管理工作。基于此，檔案管理人員必須高度重視自身工作，穩步開展創新工作。

1?事業單位檔案管理的現狀

1.1載體難免存在一定缺陷。當前，我國事業單位的檔案管理逐漸從紙質檔案轉換到電子檔案上，但是縱觀實際情況由于數字化電子化檔案載體耗費的人力、物力、財力眾多，一些單位為節省開支或者增強檔案信息的直觀性，并不能有效地落實相關工作，如檔案電子化載體等，信息化設備缺失，硬件與軟件不齊全，由此很難提高檔案管理效率，不利于加快載體轉換速度，從而無法保證檔案管理質量[1]。

1.2管理方式缺乏創新性。事業單位的檔案管理工作在新時期面臨著更加嚴峻的工作任務，管理任務復雜，時常讓管理人員無所適從，不能統一、高效的管理檔案信息。所采用的管理模式依然比較陳舊，致使各種管理流程與程序不能滿足新時期的發展需求，不能認真整理關鍵檔案并做好歸檔工作，現代化檔案管理意識與設備確實，由此很難提高管理效率。

1.3檔案管理工作能夠有效的結合信息技術。由于單位領導對于檔案管理工作漠不關心，也就談不上如何充分的利用信息化技術，在這方面所投入的資金十分少，由此會阻礙單位檔案管理系統化建設，信息化管理效率更無法實現，不利于信息技術更好地應用到檔案管理的各項內容當中，從而會導致檔案價值無法獲得真正的提升，也不能高效的利用檔案。

2?新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法

2.1不斷優化與完善檔案管理制度。開展檔案管理工作的基礎就在于建立檔案管理制度，為真正推動事業單位實現健康、可持續發展，就十分有必要持續不斷地優化檔案管理制度，規范檔案管理工作。事業單位檔案管理部門在具體工作中需要結合自身業務管理特點，有針對性的制定相應的制度，并在實踐過程中不斷優化與完善制度，從而才能充分體現檔案管理工作的創新效益[2]。

如：單位內部工作人員、領導必須出示相關證件才能查閱檔案，利用網絡系統查閱時可以登錄自己的賬號與密碼，這種方式能夠為檔案管理的合理性、高效性、保密性提供充足的保障。

2.2強化檔案管理意識的創新思路。管理本身作為一門科學，專業性特征顯著，檔案管理機構有必要在實踐過程中強化應用所學過的管理學內容與知識體系，定期組織管理人員進行學習與培訓。首先，要求管理人員必須具備強烈的管理意識，能夠深刻的意識到開展檔案管理的重要性與必要性，不斷創新與優化其管理技能與方法，將創新管理意識與技能充分有效的融入到相關組織工作中;全面系統的培訓管理者，使其能夠熟練的掌握一定管理技能，可以充分了解與高度重視自身工作，有效運行各項管理工作，從而才能將檔案管理所具有的價值、作用充分發揮出來。

2.3創新記錄與存儲。當前，隨著時代的發展與進步，今后的發展趨勢必然是信息化與網絡化，為加快建設檔案管理網絡，確保數據信息能夠真正實現互聯互通，就十分有必要充分利用信息技術來開展網絡化管理。為更加高質、高量、高效的存儲檔案，有必要將檔案上傳到電子軟件或云資源網址上;充分利用新型儲存載體，方便拷貝，而很難損失信息內容，更加方便存儲，只需對規格化存儲硬盤和定期考核抽查檢測，就能夠提高管理的安全性。

2.4提高檔案資源的利用率。檔案管理人員在工作過程中通過改變傳統的管理觀念、端正工作態度、意識到檔案信息對于推動事業單位發展的重要性，在此基礎上進行不斷創新，就能夠充分利用檔案資源，彰顯其價值。為此，事業單位的管理人員在制定相關決策時有必要將檔案信息所具有的價值發揮出來，提供科學的決策依據，督促領導人制定更為可行的決策。同時，檔案信息可以將工作人員的信息情況記錄下來，在劃分工作崗位是就需要嚴格按照信息內容，從而才能進一步促進事業單位的發展[3]。

3?新時期事業單位檔案管理的信息資源開發和檔案保密

3.1有效開發信息資源。在新時期為更好地幫助事業單位做好檔案管理工作，就需要管理工作人員致力于自身管理理念的不斷強化與完善、端正工作態度，深入開發與利用信息資源，保證能夠充分發揮信息資源所具有的利用價值。基于此，就需要事業單位認真做好以下工作：將管理人員對于檔案管理工作的積極性、主動性充分調動起來，在開展工作時能夠有機結合工作實際情況;指導管理人員掌握相關信息，有效的開發資源，并在工作中認真總結、不斷分析，最終實現優化發展和提高檔案管理水平。

3.2積極做好檔案的保密工作。事業單位的檔案資料通常涉及的內容較多，一些內容甚至是機密性文件，不可外泄。事業單位的檔案管理文件本身就比較私密，因此對于管理人員而言，其基本素質就在于做好具體的保密工作。為此，事業單位需要結合自身情況，進一步改善與強化檔案管理的保密性 ，建立一定檔案庫房來分離庫房、辦公室，為提升其保密性還需制定其他措施，如利用防盜門等。在利用網絡信息來管理檔案是需要高度重視網絡的安全性[4]。

4?結論

綜上所述，檔案信息與事業單位的發展歷程密切相關，涉及諸多內容，在新時期隨著社會經濟的發展與各單位之間的激烈競爭，為進一步推動事業單位發展，就必須高度重視檔案管理工作，為其發展提供新的思路與方法。

參考文獻：

[1]吳曉偉.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].城建檔案，2020，（4）：76-77.

[2]甄藝.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].新商務周刊，2020，（5）：78.