加強人事檔案管理信息化建設(shè)探究

靳亞嬋

摘要：新時代是網(wǎng)絡(luò)時代，更是信息時代。在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速普及的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足要求，運用信息化管理手段來推動人事檔案管理工作的高效開展，逐漸成為時代潮流中檔案管理的發(fā)展趨勢。時代的迅速發(fā)展必然會導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理方式逐漸被淘汰，人事檔案管理的信息化發(fā)展是人事檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的結(jié)果，也是順應(yīng)時代的需求。基于此本文針對如何加強人事檔案管理信息化建設(shè)，作出簡要分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;信息化;建設(shè)策略

中圖分類號：D630.3;G270.7文獻標識碼：A文章編號：1672-9129（2020）07-0107-01

Abstract：The new era is the era of the Internet， but also the era of information. Today， with the rapid spread of network information， traditional paper file management can no longer meet the requirements. The use of information management methods to promote the efficient development of personnel file management has gradually become the development trend of file management in the trend of the times. The rapid development of the times will inevitably lead to the gradual elimination of traditional personnel file management. The informatization development of personnel file management is the result of the combination of personnel file management and modern science and technology， and it is also in line with the needs of the times. Based on this， this article makes a brief analysis on how to strengthen the information construction of personnel file management.

Key words：personnel files;management;informatization;construction strategy

現(xiàn)階段，由于制度建設(shè)、信息技術(shù)、經(jīng)費投入、人員素質(zhì)等各方面條件的限制原因，部分單位的人事檔案信息化建設(shè)一直處于停滯狀態(tài)，甚至在一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展進程。由于智能化數(shù)據(jù)終端的大量出現(xiàn)，人事檔案管理信息化建設(shè)必須加以重視和思考，從而探索出信息化建設(shè)的有效策略，提高人事檔案管理的整體水平。

1人事檔案管理信息化的意義

在人力資源管理中，人事檔案管理越來越成為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。如何通過對人事檔案的有效管理來促進單位組織的不斷變革發(fā)展，成為高層領(lǐng)導(dǎo)需要重視和深入考慮的課題。運用先進的信息化手段，建立起信息化的檔案管理機制，不僅保證了人事檔案信息的準確無誤，減少了管理漏洞，同時有利于人事檔案信息資源的快速查閱，提高了檔案信息的利用率。

2人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1信息存儲設(shè)備、軟件落后。首先，傳統(tǒng)的人事檔案大多以紙質(zhì)存儲為主，占用空間很大。單位為了解決這個問題，花費一定的人力物力，建立專門的檔案室和配備專門的人事專員來進行管理。另外，在檔案保存方面，使用U盤、硬盤這樣的存儲工具，但是這樣的存儲在信息流轉(zhuǎn)過程中存在信息遺失和泄露的風(fēng)險，在信息安全保護方面有所欠缺。其次，雖然說單位目前配備了一定的計算機硬件和網(wǎng)絡(luò)信息化基本設(shè)備，但是由于單位的重視力度不夠，導(dǎo)致人事檔案的信息管理系統(tǒng)一直不能上線，所以缺乏完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，真正進行信息管理時，還是采用簡單的EXCEL表或簡易的信息管理軟件，同樣影響人員的工作效率。

2.2信息管理人員的素質(zhì)問題。各單位在安排人事信息檔案管理的過程中，往往對相關(guān)人員的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)并沒有過多的考究，有的甚至只要會使用基本的辦公軟件就能上崗。這樣勢必會對人事信息檔案管理的專業(yè)性和安全性造成影響?，F(xiàn)如今，信息安全是不可忽視的重要話題，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，重要的人事信息極具價值，如果被人竊取或被利用，將會給單位帶來一定的損失和影響。

2.3信息真?zhèn)坞y辨。傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料在存儲過程中，雖然占用一定的存儲空間，但是紙質(zhì)材料具有更改困難的特點。然而信息網(wǎng)絡(luò)化后，很多信息更加便捷化的同時，存在容易更改的特點，而且信息更改的痕跡很難追尋，所以，導(dǎo)致人事檔案信息資料的真?zhèn)坞y辨。

3人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1引進先進設(shè)備，建立強大的信息數(shù)據(jù)庫。首先，目前大多數(shù)單位的計算機設(shè)備比較陳舊，而人事檔案信息管理方面的設(shè)備更是數(shù)量有限。現(xiàn)代社會的發(fā)展，新型的設(shè)備不斷出現(xiàn)，需要單位管理者有一定的敏感性，積極引進，加速信息化的建設(shè)進程。其次，要建立獨立的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。一般來說，信息化的建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來管理的，需要將基本人事信息錄入服務(wù)器中，建立龐大的數(shù)據(jù)庫后再通過軟件系統(tǒng)來進行管理。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，要注意原始檔案信息與數(shù)據(jù)庫中的信息保持完全一致，確保它的原始性和準確性。而軟件系統(tǒng)在設(shè)計制作的過程中要具有可操作性，更加直觀和方便查閱。最后，網(wǎng)絡(luò)信息部門可以設(shè)置一定的系統(tǒng)范圍內(nèi)的權(quán)限，對各單位的管理查閱權(quán)限要做好相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計。在保證人事檔案管理合理的同時擴大檔案信息的涉及人員面，實現(xiàn)信息管理的多維度和多層次化。

3.2提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。在人事檔案的信息化建設(shè)中，檔案管理人員水平的高低直接影響了檔案管理的成效，甚至影響到人力資源管理水平的高低。因此，需要加強對相關(guān)從業(yè)人員的考察和選擇，其必須具備一定的數(shù)據(jù)處理能力，具有較為扎實的專業(yè)理論知識，能接受并能迅速熟悉信息化的軟件操作系統(tǒng)，要加強檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識的教育。

3.3加強對檔案管理信息化的認識。認識是改變的源泉，是指導(dǎo)先驅(qū)。所以，要想做好人事檔案的信息化建設(shè)，就必須充分認識到信息化管理的優(yōu)勢，特別是單位的高層管理者，只有接受了先進的文化理念，對信息化建設(shè)有了認同感，才能對人事檔案的管理發(fā)展予以支持，才能確保其建設(shè)發(fā)展的穩(wěn)固順利。只有單位上下都認識到干部人事檔案信息化管理是一項必要的、影響長遠的工作，對于單位發(fā)展和建設(shè)有長期的重要意義，才能使信息化檔案管理有發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。

3.4加強信息的安全防護。除了上述說到的個人安全意識要提高之外，提高系統(tǒng)硬件條件方面也可以作為安全防護的重要保障。為保持系統(tǒng)的穩(wěn)定高效運行，保證人事管理信息的準確安全，需做到以下幾個方面：（1）首先可以對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行不定期的安全檢查，網(wǎng)絡(luò)信息部門及時對系統(tǒng)進行檢測，做好對數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的出口監(jiān)管。（2）做好防護墻措施，做好軟件防護程序的及時更新，也可以設(shè)置相應(yīng)的密碼和訪問權(quán)限，做好身份識別等保密工作。（3）要注意數(shù)據(jù)信息的備份工作，防止突發(fā)情況。

4結(jié)語

現(xiàn)代社會已經(jīng)是數(shù)據(jù)化和信息化高速發(fā)展的時代。人事檔案管理信息化建設(shè)是人事檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，加強人事檔案管理信息化建設(shè)是推進人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。要提高對人事檔案數(shù)據(jù)信息的管理，通過不斷改進策略來加強信息化建設(shè)，推動單位更好更快發(fā)展。

參考文獻：

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