從基層檢察院視角看試行電子訴訟檔案容缺歸檔工作

2020-10-21 09:26:02陳曄

檔案與建設 2020年8期

陳曄

摘要：基層檢察院電子訴訟檔案作為檢察機關獨立行使檢察權的真實記錄，是推動國家法治體系建設的重要組成。文章針對基層檢察院電子訴訟檔案立卷歸檔率低的現狀，分析存在的成因及短板，并引入“容缺歸檔”的概念，著重介紹其現實意義、社會效益和工作原則，以便推進檢察機關電子訴訟檔案相關工作。

關鍵詞：基層檢察院；電子訴訟檔案；容缺歸檔

電子訴訟檔案是指各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的以電子數字形式保存的訴訟文書材料，它輔助原始紙質檔案完整記錄了各業務部門辦理案件的過程，具有重要的憑證價值。目前，基層檢察機關在傳統紙質訴訟檔案立卷、歸檔等方面的工作日益規范，“智慧公訴”辦案輔助系統等信息化建設進展迅速，但因歷史成因、機構協同、人員構成等多種因素影響，電子訴訟檔案立卷歸檔率一直較低，受政府部門“最多跑一次”改革中“容缺辦理”制度的啟發，本文結合檢察工作，淺談試行電子訴訟檔案容缺歸檔工作的背景、積極意義和主要做法。

一、基層檢察機關電子訴訟檔案工作現狀

1.系統短板

公安、檢察院、法院依照法律規定行使偵查權、檢察權和審判權，各部門有獨特的內部程序和辦案流程，且均有自建系統，如公安部門智慧警務綜合應用平臺、法院輔助法官辦案的“智審”系統等，不同程度上存在信息孤島、條塊分割以及重復建設等問題，造成電子訴訟材料彼此獨立、標準不一、管理分散，電子數據間出現差異與沖突，缺少兼容性和共享性。

2.管理滯后

部分檢察官、檢察輔助人員安全意識和責任意識不強，案卷順手放置，未妥善保管；少數案件審查辦結周期長或卷宗數目繁多；案卷未及時移交、簽字較隨意、借閱不規范等情況，容易造成案卷材料缺失，導致電子材料收集不齊全，電子訴訟檔案無法及時順利歸檔。

3.人員缺乏

從業務性質來看，以2018年數據為例，杭州市城區某基層檢察院公訴部員額檢察官一年人均辦案量220余件，接近1個工作日1件，案多人少矛盾較突出。從人員結構來看，近5年，基層檢察機關引進、招錄、調入人員以法學類專業為主，檔案專業人員較少或者無，往往由其他工作人員專（兼）職從事檔案工作，應歸檔案卷較多，檔案知識、專業培訓較少，也間接影響了電子訴訟檔案歸檔率。

4.主從關系

信息化技術的迅猛發展和應用，給電子檔案工作帶來了飛躍，但大多數基層檢察院采用的是“雙套制”管理方式，即檔案形成前通過紙質或電子一種方式進行審簽、辦理，而歸檔保管兩種載體的模式[1]。由于考量介質載體的穩定性、數據的安全性，國家法律、行政法規、標準建設等方面對電子檔案尚未達到與紙質檔案相同的認同度，使得基層檢察院不會完全用電子檔案替代原始紙質檔案，仍保留紙質檔案為主導的模式，電子檔案僅作為補充。

二、容缺歸檔的概念及合法性

容缺歸檔，是指將基本條件具備、主要材料齊全且符合法定形式，次要材料有缺陷[2]的電子訴訟檔案，存入電子檔案管理系統。而合法性的含義除指符合一個國家現行有效的法律規定外，還有一種含義就是指“正當性”“合理性”，表征一個行為或者一個事物的存在符合人們某種實體或程序的價值準則，以及其他非強制的原因，而為人們所認可或贊同，進而自愿接受或服從[3]。從這種意義出發，容缺歸檔作為解決“雙套制”下電子訴訟檔案立卷歸檔率低的嘗試，符合提高檔案利用效能、滿足檢察發展需求的價值取向及人們的理想、期待的要求。

三、容缺歸檔動力來源

1.有利于提升電子訴訟檔案立卷歸檔率

據調查，自全國檢察機關統一業務應用系統上線運行后，某市某區2014—2019年五年來檢察業務部門應歸檔電子訴訟檔案14019件，未歸檔案4719件，未歸檔案件占已審結案件的33.66%。已結案未歸檔原因占比較重的是案卷部分電子材料缺失、公安移送電子卷宗不兼容。初步測算，經容缺歸檔后，電子訴訟檔案立卷歸檔率較之前可提升約27個百分點。

2.充分挖掘電子訴訟檔案的參考價值

合理遵循既往法律案例能夠促進形式正義原則的實現，具有穩定功能。傳統訴訟檔案查用較為煩瑣，基層檢察院檢察官對檔案利用率不高。電子訴訟檔案立卷歸檔率大幅提升后，通過查閱既往重大復雜疑難案件和新類型案件電子卷宗，可為檢察官案件辦理、批準（決定）逮捕、公訴、法律監督和研究等起到積極的指導和借鑒作用。

3.有效發揮電子訴訟檔案的社會服務功能

檢察機關業務部門可以根據律師申請提供電子卷宗閱卷，既緩解了檢察人員與辯護律師在閱卷時間安排上的沖突，又極大縮短了律師查閱、復制案卷材料的時間。有效解決了律師閱卷難頑疾，保障了犯罪嫌疑人、被告人合法權益。基層檢察機關通過電子訴訟檔案，可以便捷選取有較強宣傳警示作用的案例，增強普法宣傳活動的直觀性和教育性，使得法律條文通俗易懂。如筆者所在檢察院不定期舉辦的“錢潮論劍”活動，以案例討論研究熱點法律問題，傳播法律文化，取得了良好的社會效益。

4.推進完善檢察系統電子卷宗法規

為適應新形勢下檔案工作的需要，2016年，最高檢出臺《人民檢察院制作使用電子卷宗工作規定（試行）》（以下簡稱《工作規定》）、修訂《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）和《人民檢察院訴訟文書材料立卷歸檔細則》（以下簡稱《歸檔細則》），總的來看，《工作規定》中對電子卷宗的制作規定略顯粗糙，有待細化；《管理辦法》第三十八條涉及的電子訴訟檔案管理辦法暫未出臺。嘗試檢察檔案工作中探索，尤其是微觀操作、界限的“試錯”有著一定的實踐價值，有助于推進完善檢察系統電子卷宗法規。

四、容缺歸檔實現方法

1.區分主要材料和次要材料是容缺歸檔的關鍵

應結合《歸檔細則》中關于文書材料立卷歸檔和案卷內主要材料排列順序規定，科學合理地界定相應的電子訴訟檔案“主要材料”和“次要材料”。如律師辯護意見等，基本上以紙質復印件為主，可作為電子訴訟檔案“次要材料”。

2.審慎確定容缺歸檔的實施范圍

基層檢察院案件數量大、種類多，完全化實施案件電子訴訟檔案容缺歸檔不符實際?？蓪Π讣聦嵡宄?、證據充分的；被告人承認自己所犯罪行，對指控的犯罪事實沒有異議的；現有電子材料足以反映案件定性量刑等情形適用容缺歸檔。對提請上級人民檢察院提出抗訴的案件；報請最高人民檢察院核準追訴的案件；社會影響較大、群眾關注度高的重大、敏感案件等類型不適宜容缺歸檔。

3.多渠道形成合力提升人員業務素養

依照《管理辦法》中關于檢察院檔案機構和人員的規定，檢察機關亟需加大對電子訴訟檔案建設的力度，一方面加強檢察官及檢察輔助人員對訴訟檔案管理的合規意識，及時掃描文書，有序制作案卷，從源頭上提升電子訴訟檔案質量。另一方面要提升檔案從業人員法律專業水平，定期組織其參加公訴部、未成年人刑事檢察部、偵查監督部、刑事執行部等部門的業務培訓，熟悉法律文書、專業術語和業務流程，更好地反哺本職工作，推動檔案建設工作高質量發展。

五、容缺歸檔完善路徑

筆者所在基層檢察院在智慧公訴、智慧偵監等基礎上，主動推進職能融合，探索智能化“捕訴合一”，助力構建電子訴訟檔案整體格局，這也是檢察機關電子訴訟檔案的發展趨勢之一。

1.以“捕訴合一”推進系統重組，建立健全電子卷宗移送機制

在浙江省政法委推進的一體化辦案系統基礎上，優化電子卷宗推送模式，與區公安分局、法院會商確定規范的標準化卷宗目錄，明確案件移送起訴的材料中批捕階段卷宗單獨成冊，在符合公訴增量式審查要求的同時，實現案件辦理全程電子卷宗全覆蓋，夯實電子訴訟檔案材料完整性的基礎。

2.以增量式審查為載體，提高電子卷宗質量

在“捕訴合一”模式下，通過對批捕和起訴審查內容的重組整合，在公訴階段做增量式審查，重點審查公安捕后新增的案件電子材料，以突出重點的審查方式減少審查工作量。一是通過捕訴銜接，在批捕案件審查的基礎上，對于已審的事實、證據等電子數據在公訴階段直接引用，避免重復審查；二是對照捕后繼續偵查意見，智能分析關聯公安捕后新增的電子卷宗內容，輔助承辦人進行重點審查，同時對捕后補充提交的電子證據材料進行非法、瑕疵證據的自動分析和提示；三是借助批捕階段數據，智能復用承辦人的案件說理分析，提高公訴環節法律文書智能化生成水平。

3.引入顆粒度管控，配置角色權限

電子訴訟檔案內容較特殊，保密性強，它的安全性是管理中最重要的問題。做好顆粒度管控，包括角色控制、數據控制、功能控制。角色控制，不同層級人員配置添加、刪除、只讀、復制電子數據的權限；數據控制，不僅可以對利用訴訟檔案的密級和類型進行控制，甚至可以控制到訴訟檔案中的每個字、每段話[4]；功能控制，比如檔案制作、利用限制分離上傳、閱讀與打印功能。

六、結語

雖然“容缺歸檔”與傳統檔案“材料齊全”觀念有沖突，但其本質不是不注重電子材料完整，只是針對“雙套制”下存量或部分增量訴訟檔案“次要材料”欠缺的情形，目的在于提高電子訴訟檔案立卷歸檔率，發揮檔案內在及外在的價值。切實解決好基層電子訴訟檔案歸檔問題，根本途徑還是加強頂層制度的設計以及信息化系統建設融合的力度。