淺談軌道交通檔案管理難點及對策

袁胤

常州軌道交通一號線，是常州市第一條開工建設的地鐵線路，于2012年5月經國務院批準同意，2014年10月開工，2019年9月21日開通運營。軌道交通一號線呈南北走向，北起新北區森林公園站，途經天寧區，南至武進區南夏墅站。全長34.24千米，其中地下線31.635千米、高架線2.189千米、過渡段0.413千米，共設29座車站，其中地下站27座。有16支專業施工隊伍參與建設，在施工過程中形成了大量的軌道工程建設檔案，這些檔案是軌道交通建設全過程的反映，是評定工程質量的主要依據及憑證，同時也對軌道交通資產維護及經營管理發揮重要作用。2014年工程開工前，常州市城市建設檔案館工作人員配合軌道交通建設指揮部，通過赴廣州、蘇州等兄弟城市學習軌道交通工程檔案管理的經驗，盡早介入，在實踐中找出軌道交通工程檔案管理的難點，并針對性地提出對策和解決方案，保證軌道交通一號線工程檔案管理與工程建設同步開展，取得了較好的效果。本文結合常州市軌道交通一號線建設工程檔案管理的探索與實踐，分析工作中存在的難點，提出相應對策，旨在為今后軌道交通工程檔案的收集、整理、編制提供更好的服務。

一、軌道交通檔案管理存在的問題難點

（一）標準不統一，可操作性差

軌道交通建設工程檔案管理標準不完整給檔案管理工作帶來隱患。雖然2009年國家建設部與國家質量監督檢驗檢疫總局出臺了《城市軌道交通技術規范》（GB/ 50490—2009），對檔案形成內容與參建各方、城建檔案館接收范圍都有表述，但是各省建設主管部門并未進行細化，出臺詳盡的監理、施工用表，而是由各地軌道建設指揮部制定用表，對填表用語、原件鑒定、檔案資料的編制套數、用印要求等都沒有明確的解釋，可操作性差。在一號線檔案的日常管理中發現，各標段各行其是，施工資料填寫五花八門，不夠嚴謹。同時由于監理單位的要求不同，形成的檔案數量相差較大，檔案內在質量無法保證，這也給城建檔案業務指導工作帶來難度。

（二）人員素質參差不齊

軌道交通建設周期長、體量大、專業性強，參建施工、監理單位眾多，且施工單位普遍存在重工程輕檔案的觀念，專職或兼職檔案員配備不到位，甚至有抽調人員進行檔案管理的現象，人員流動性大且專業知識水平參差不齊，導致竣工檔案編制不規范時有出現，這也成為影響軌道交通檔案質量的重大隱患。

（三）業務指導工作難度大

軌道交通建設工程量大，以常州市軌道交通一號線為例，僅土建就有17個標，全長34.24千米，從南到北貫穿全市。城建檔案管理機構為綜合性管理機構，要負責全市房屋建筑、市政工程、地下管線等10多個類別檔案，人手緊、任務重，客觀上造成指導過程中不能與施工單位進行無縫對接，從而影響對軌道工程檔案質量的控制，且第一次對軌道交通建設開展業務指導，專業知識需要在實踐中加深學習，因此軌道交通建設工程檔案指導也是一次巨大的挑戰。

二、軌道交通檔案管理對策與建議

通過對常州市軌道交通一號線檔案管理問題和難點的分析，在實踐中從以下幾個方面精準施策。

（一）標準先行，強化指導工作標準化和可操作性

1.制定標準，強化源頭管理。常州市城建檔案館與常州軌道交通建設指揮部依據國家建設部與國家質量監督檢驗檢疫總局《城市軌道交通技術規范》（GB/50490—2009），建設部《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T180—2012）及地方相關標準要求，根據當地軌道交通建設的具體情況，于2014年6月出臺了常州市的軌道交通建設檔案管理文件《常州市軌道交通工程竣工檔案編制實施細則》，由常州軌道交通建設指揮部與常州市城建檔案館聯合下發參建各方，起到了標準先行、強化源頭管理的效果。

2.細化標準，提升可操作性。常州市軌道交通建設指揮部及時制定了整套監理用表及施工用表，下發各施工單位，與城建檔案管理部門分享，從源頭對軌道交通檔案進行質量控制，強化了標準的可操作性，同時配合下發了《常州市建設工程聲像檔案軌道交通拍攝整理技術指導規范》，有針對性地指導軌道交通聲像檔案的拍攝與收集。

（二）強化業務培訓，提高檔案人員素質

1.各參建單位進場前進行檔案員培訓，解讀《常州市軌道交通工程竣工檔案編制實施細則》《常州市建設工程聲像檔案軌道交通拍攝整理技術指導規范》，使各單位檔案管理人員在工程開工前就意識到檔案積累、收集、整理的重要性。

2.分專業深化培訓，根據土建、機電、裝飾裝修的不同專業要求，邀請專業技術人員講解工程施工工序及在此過程中形成的材料內容，增強檔案管理人員對資料總體認識與理解，從而更好地進行工程資料的科學排列、合理組卷。

3.電子聲像主要是照片檔案與影像資料的積累，開工前城建檔案館聲像技術科明確了聲像拍攝節點內容、使用設備、拍攝像素、照片檔案數量、組卷要求等方面的要求并開展培訓，在資料積累過程中，定期到每個標段工地進行檢查，開展一對一指導。

4.常州市軌道交通一號線檔案采取集中統一整理模式，為保證案卷質量，施工單位進場前由城建檔案館與軌道交通建設指揮部聯合組織專項培訓，主要包括檔案的歸檔要求與內容、軟件系統的操作（檔案條目錄入，計算機輔助整理，封面、卷內目錄、備考表的系統打印）、對紙質檔案的整理等。并委托拍攝制作了聲像檔案動漫教學視頻，系統操作與紙質檔案整理視頻也將陸續出臺。

5.加強業務交流，發放征求意見單，邀請參建單位、監理單位到常州市城建檔案館座談，聽取意見建議，及時調整檔案管理模式及方法，做到服務指導有的放矢。

6.由軌道交通建設指揮部提出要求，各標段檔案人員不得輕易更換，減少檔案管理人員的流失，穩定隊伍，盡量避免新手再培訓，提高工作效率，保證檔案內在質量。

（三）建立軌道交通檔案管理示范點

針對軌道交通工程建設項目部眾多、分散的特點，挑選軌道交通一號線十標段建立軌道交通檔案管理示范點，對該標段重點指導，形成標準化檔案收集整理樣本，以網絡發布、現場觀摩、現場交流等多種形式帶動其他標段的檔案工作。由點帶面，點面結合開展業務指導。同時以重要節點抽查與日常巡查相結合的方式，督促各施工單位資料員及時編制資料，開展檔案預組卷。

（四）充分發揮信息化在業務指導中的作用

1.充分發揮檔案信息化管理系統作用，軌道交通工程形成的檔案數量龐大，檔案資料的整理組卷成為一項極其復雜的工作。檔案管理人員素質不一，流動性大，培訓、指導工作不及時，造成檔案內在質量與案卷質量水平不一。引入檔案信息化管理系統效果明顯，基本能做到“傻瓜”整理，既大大減輕了業務指導工作量，又做到組卷及時，規范統一。常州市軌道交通一號線建設工程檔案管理中運用檔案信息化管理軟件，基本實現了檔案管理與工程質量管理的融合。

2.充分利用網絡優勢，建立軌道交通檔案管理網絡，由城建檔案管理機構負責牽頭，聯合軌道辦主要科室、監理單位、施工單位各標段負責人、資料員建立QQ群，方便開展培訓、信息發布與工作聯系。

（五）強化組織協調，各司其職，形成閉合管理

軌道交通建設工程面廣量大，檔案管理涉及方方面面。為及時移交工程檔案，各方應高度重視，形成合力。

1.指揮部設專人負責監督和檢查各參建單位工程資料的形成、整理工作，通過工程款支付控制等手段，加強對檔案工作的管理力度。

2.監理單位不僅應對工程質量、進度、投資等進行監理，同時也要負責監督、檢查工程資料收集積累的情況。

3.施工單位應及早安排專人負責工程資料的收集整理，實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工資料管理崗位責任制。城建檔案管理機構應與軌道辦聯合開展對項目檔案資料的不定期飛行巡查，及時向指揮部反饋各標段檔案工作情況，協調竣工后檔案驗收的方式與移交時間。各方協同作戰，才能確保軌道交通檔案管理工作有序進行，完成及時移交。

通過各參建方的共同努力，2019年8月27—28日，常州市軌道交通一號線一期工程進行檔案驗收，得到了專家組的認可并通過。工程的紙質、電子、聲像檔案收集完整、準確、系統，確保了工程檔案移交與竣工通車同步，在江蘇省軌道交通檔案管理工作中走在了前列。在后續的軌道交通檔案管理中，還將不斷改進、優化，努力形成一套科學、高效、易行的程序流程，為今后軌道交通檔案管理提供更優質的服務。