高校檔案管理信息化建設路徑研究

史彩慧

摘 要：本文主要簡單介紹了建設高校檔案管理信息化的重要性，通過對現階段高校檔案管理信息化建設中存在的問題進行分析，來探討高校檔案管理信息化建設的有效路徑，以改善傳統高校檔案管理狀況，適應新時期的發展，充分應用現代計算機信息技術，加快高校檔案管理信息化建設，提升高校檔案管理水平，保障高校檔案管理部門的服務質量，從而推動高校的可持續發展。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化;建設;有效路徑

二十一世紀是一個信息化時代，計算機信息技術已經遍布于各行各業之中，與人們的生活水平密切相關，改變了人們的生產生活方式。在新時期下，高校檔案管理工作顯得格外重要，其不僅能服務于學生，還能滿足社會對人才的需求，是一項長期而基礎的高校工作，必須予以高度重視，不容忽視。將計算機信息技術引入高校檔案管理工作中，勢在必行，有利于轉變傳統高校檔案管理模式，減少人力消耗，合理配置高校人力資源，順應時代發展潮流。現如今在高校檔案管理中還存在著一定的問題，有待于進一步解決，需充分應用現代技術，予以一定的資金投入，以推進高校檔案管理信息化建設。

一、建設高校檔案管理信息化的重要性

建設高校檔案管理信息化，十分重要，主要體現在以下幾個方面：一是這是高校檔案管理工作的業務發展需求。高校檔案管理工作是一項系統工程，其涉及到的內容非常多，涵蓋的方面十分廣泛，為了將這些信息資料都進行統一的管理，若只是通過人工整理或是紙質管理的方式，那么會增加人工成本，降低人工工作效率，并且需要較大的空間來進行儲存，這不利于高校檔案管理工作的長遠發展。而且通過檔案管理，能夠幫助學生了解自己的學習情況，認真思索專業的報考方向，為給教師和學生提供良好的服務，應當充分運用現代計算機信息技術，推進高校檔案管理信息化建設，以為高校檔案管理工作帶來更多的社會效益;二是實施信息化檔案管理，是提升檔案管理人員自身素質的需要，為使檔案管理人員能夠跟隨時代變化而不斷進步，應當促使其主動去學習計算機信息技術，做到與時俱進。

二、現階段高校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.重視程度有待提升，資金投入匱乏

由于高校檔案管理工作并沒有受到應有的重視，以致于仍然采用傳統的檔案管理模式，并沒有根據時代的發展變化和需求，來進行相應的調整，未能有效應用計算機信息技術來轉變檔案管理模式，整體效率并不高，主要表現在信息不全面、缺乏完整性，信息繁雜查詢麻煩等方面。另外，也是因為不夠重視而并沒有投入一定的資金來建立信息化管理，沒有建立完善的相關硬件設備和軟件系統，這導致檔案信息化管理缺乏運行條件，不利于高校檔案管理工作質量的提升。

2.檔案信息資源系統不健全

高校檔案管理信息化建設，離不開檔案信息資源系統的作用，但是就目前而言，檔案信息系統中的功能還不夠全面，缺乏有效的監督和管理。一方面，沒有完善的信息管理制度來進行約束，在實施檔案管理工作的時候不夠規范;另一方面，在檔案信息系統中大多都是有關于學生的信息，而忽視了對教師檔案的管理，信息內容不全面，功能不夠齊全。

3.高校檔案信息管理安全性需提高

高校檔案信息管理過程中，忽視了安全管理，未針對可能出現的安全風險，采取有效的處理方法，制定應急預案，這容易導致高校檔案信息系統遭受人為破壞，惡意攻擊，或是系統故障，而致使信息被泄漏、不完整，影響了檔案管理服務質量。

4.高校檔案信息管理人員素質可加強

高校檔案信息管理人員，還未改變檔案信息管理觀念，忽視了計算機信息技術的作用，在操作上有待進一步強化。沒有針對當前的檔案信息管理需求，來定期開展高效的培訓工作，以致于管理人員的業務能力和職業道德素養有待提升。

三、高校檔案管理信息胡按建設的有效路徑

1.予以重視，加大投入

在建設高校檔案管理信息化的過程中，第一步便是從思想上改變陳舊的檔案管理觀念，要明確實施信息化管理的必要性，形成信息化管理意識，明確檔案信息化管理的優勢。相較于傳統的高校管理模式來說，信息化檔案管理工作在執行上更為靈活，不會過于呆滯，可減少管理人員的工作量，提高管理人員的工作效率，保障高校檔案管理工作的有效性。高校檔案信息化管理的服務對象是學生和教師，旨在維護學生和教師的合法權益。從性質上來說，高校檔案管理信息化，其是一種具有服務性的管理，強調高效性和公共性，基于此特征，應當優化高校檔案管理的功能。例如在傳統檔案管理模式下，學生想要查詢自己的檔案時，速度比較慢，而且信息不夠完整，這會直接強化學生的不滿情緒，而檔案信息化管理，則可有效改善這一狀況，能夠實施高效的方法來記錄學生和教師的各項情況，從多方面來完善學生和教師的資料信息，以提升高校人事工作的全面性和有效性，及時提供可靠的信息服務。

除此之外，還應當予以一定的資金投入，加大資金支持，以不斷地完善檔案信息化管理的基礎配套設施。例如，在高校中為了真正發揮出檔案信息化管理的作用，應當配備數據庫服務器、數碼攝像機、掃描儀器和儲存器等硬件設備，還需要根據高校的檔案管理需求來建立軟件系統，軟件系統中要包含基本的信息管理功能，如收集信息、儲存信息、歸檔和整理信息，編目信息等，并且所建立的軟件系統要能夠適用于不同的硬件平臺中，實施多操作系統運行，以提高信息管理的安全性，與其他數據庫相連接，實現數據信息共享。

2.構建檔案信息資源系統

為加強高校檔案管理信息化建設，應當構建檔案信息資源系統。一是要建設檔案信息資源信息化系統。對于高校中信息價值比較高的檔案資料，要重點收集，并且通過調研來了解這些信息的來源，每年可定期從其來源中提前確立信息資源，充分發揮高校檔案部門的監管工作，與高校其他部門積極配合，制定完善的檔案信息管理制度，歸類整合各類信息，以確保檔案信息管理工作的全面性。重視電子文件歸檔管理工作，可利用網絡技術，來實現電子資料的傳輸和接收，以提高檔案資料管理效率。可以將傳統檔案管理中的紙質資料，進行數字化處理，然后進行歸類保存。二是要建立檔案信息資源數據庫。應當基于大數據技術，創建信息資源數據庫，數字化處理重要資料，并且根據企業的實際需求來打造專屬的數據庫系統，滿足高校檔案管理工作需求，做好信息儲存、查詢等工作，以此來提升高校檔案服務水平。除了管理學生的檔案，還應當重視教師的信息管理工作，可將教師的工作情況，教學任務和教學成果，完整錄入于數據庫中，以作為教師評價的客觀依據，與教師評職稱、薪酬獎金和升職相掛鉤。還需要針對高校中的各項科研成果建立完整的數據庫，全面掌握高校的教學科研狀況，為成果轉化奠定扎實的信息基礎。

3.保障高校檔案信息化管理的安全性

誠然高校檔案信息化管理，為檔案管理工作提供了更多便捷，在管理成效上也要更好，但是計算機信息技術的應用，也會帶來一定的安全風險，為了有效規避信息安全風險，應當從以下方面著手來加以管理：第一，建立健全的高校檔案信息化制度，規范高校信息化管理行為，貫徹落實相關指標，嚴格按照規定來設計高校檔案信息化系統。例如，要結合實際完善軟件系統，配套硬件設備，全方位收集各項數據，并對這些數據進行處理和加工，做好備份工作等。高校檔案管理部門要先明確檔案信息化管理的目標任務，規范電子檔案格式，使其與系統相兼容后再連接網絡;第二，要保障人員的安全，所有人在訪問檔案系統的時候，必須進行身份驗證，設定權限管理，以免引發檔案資料被人為性毀壞。需要嚴格監督數據庫中的信息，既要實施電子信息管理，也要進行紙質保存，并且一定要對信息進行備份。為避免檔案信息系統遭受破壞，應當安裝殺毒軟件，做好安全防護，防止遭受惡意破壞，解決信息系統中存在的安全隱患。需遵循檔案安全防范制度的要求，建立健全的信息安全報警體系，發現信息數據庫出現問題后，要及時采取有效措施來解決，開啟應急系統。

4.培養專業的檔案信息管理人員

相較于傳統高校檔案管理人員來說，信息化管理下的工作人員，不僅要具備專業的檔案管理知識，熟練地檔案管理業務能力，還必須具備基礎的計算機信息技術，能夠將所學到的檔案管理理論知識融入于實際操作中，需要定期維護計算機信息系統，對檔案信息系統中的各項數據進行有效處理和分析。為促進高校檔案管理水平的提升，發揮管理人員的工作積極性，應當加強對檔案信息管理人員的培訓，一方面要實施技術培訓，提高管理人員的專業性，培養出能夠適應崗位需求的實踐型人才;另一方面要制定兒科學的考核激勵機制，充分調動管理人員的工作積極性，發揮出管理人員的潛在能力，保障檔案信息化管理質量。

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（作者單位：青海大學）