試論檔案管理在煙草企業(yè)文化建設(shè)與發(fā)展中的重要作用

張立春

摘 要：目前，企業(yè)文化逐漸成為了影響企業(yè)生存發(fā)展的重要因素。企業(yè)檔案是企業(yè)文化發(fā)展的真實記錄，在一定程度上推動著企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。煙草具有極高的經(jīng)濟(jì)價值，因此煙草企業(yè)檔案在企業(yè)文化中的作用也日益凸顯。為了探究檔案管理在煙草企業(yè)文化建設(shè)與發(fā)展中的重要作用，本文分析了煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的現(xiàn)狀及問題，并以此為基礎(chǔ)，論述了煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的必要性，同時提出了提升檔案管理促進(jìn)煙草企業(yè)文化建設(shè)與發(fā)展的路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;煙草檔案;企業(yè)文化;建設(shè)與發(fā)展

文化是人類社會歷史實踐中所創(chuàng)造的物質(zhì)與精神財富的總和。企業(yè)文化則是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營實踐中逐步形成的，由其價值觀、信念、符號、處事方式等組成的，為全體員工所認(rèn)同并遵守的其特有的文化形象。企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂，是推動企業(yè)發(fā)展的不竭動力。目前，隨著我國現(xiàn)代企業(yè)模式的不斷完善，管理者更加注重企業(yè)文化的建設(shè)，以及檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用。作為我國財政的重要來源，煙草行業(yè)在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，且煙草企業(yè)檔案承載了企業(yè)的興衰記憶，致使煙草行業(yè)對檔案管理的重視度不斷提高，其檔案管理也正發(fā)生著巨變，并較多的滲透在煙草企業(yè)的文化建設(shè)之中。那么，如何充分利用好煙草企業(yè)自有檔案資源，使其在塑造煙草企業(yè)文化的特色上發(fā)揮更多的作用，是作為煙草企業(yè)每一名檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)值得深思的問題。

一、企業(yè)檔案與企業(yè)文化的內(nèi)在聯(lián)系

1.企業(yè)檔案的文化特性。企業(yè)檔案是企業(yè)文化發(fā)展的真實記錄。同時，在社會主義新中國建設(shè)的影響下，新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)賦予企業(yè)檔案更加重要的職能，不僅將其作為促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，還使其和企業(yè)文化建設(shè)一樣成為了企業(yè)管理的重要組成部分。如前所述，企業(yè)檔案是其文化事業(yè)的象征，對企業(yè)檔案的文化特性可以論述為，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)各項活動的原始記錄性，如包括企業(yè)的艱苦奮斗史、輝煌業(yè)績等。但從企業(yè)檔案的內(nèi)容來看，其是企業(yè)文化建設(shè)的寶貴素材，可以有針對性的為一個企業(yè)文化建設(shè)提供所需要的記錄了企業(yè)歷史的豐富的資料，可見企業(yè)檔案豐富的內(nèi)容處處展示出獨有魅力的文化特色。同時，對于企業(yè)文化進(jìn)行整理編目過程，是企業(yè)文化在檔案資料管理中的落實過程。此外，檔案學(xué)理論也已經(jīng)論證了企業(yè)檔案是一種企業(yè)文化現(xiàn)象，從一定的意義上來講，具有文化特性。

2.企業(yè)文化中的檔案元素。企業(yè)文化是在工作團(tuán)體中逐步形成的規(guī)范，是指導(dǎo)企業(yè)制定政策的宗旨，是在一個企業(yè)中形成的某種文化觀念和歷史傳統(tǒng)，其建設(shè)過程需要企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實記載，而且企業(yè)文化管理形成的新成果，也需要有關(guān)企業(yè)精神文化宣傳的記載。即對于企業(yè)文化而言，其本身就夾有檔案元素，特別是大多數(shù)發(fā)展史較長的煙草企業(yè)，不同時期的管理哲學(xué)、文化理念等，都成了檔案管理的內(nèi)容之一。

3.企業(yè)文化對企業(yè)檔案的影響。在企業(yè)檔案價值鑒定過程中，要充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響。首先，企業(yè)文化作為一個企業(yè)形象的象征，包括的內(nèi)容較多，如企業(yè)的經(jīng)營哲學(xué)、企業(yè)制度、企業(yè)精神等，它們共同組成了每個企業(yè)的特有的文化特征。其中，企業(yè)精神是企業(yè)文化的本質(zhì)特征和核心組成;經(jīng)營哲學(xué)是指導(dǎo)企業(yè)行為的基礎(chǔ);企業(yè)道德是企業(yè)文化的高層次意識;企業(yè)形象是被消費者和公眾所認(rèn)同的企業(yè)總體印象，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。從內(nèi)容上看，企業(yè)文化是企業(yè)檔案信息收集的重點項目，因為企業(yè)文化基本包含了企業(yè)宏觀上的所有特征。

二、煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的現(xiàn)狀及問題分析

1.煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的現(xiàn)狀。進(jìn)入21世紀(jì)以來，為了促進(jìn)煙草行業(yè)的健康發(fā)展，我國采取了一系列的政策及措施，以使煙草行業(yè)的發(fā)展不斷規(guī)范化、現(xiàn)代化。煙草企業(yè)文化是推動企業(yè)發(fā)展的不竭動力。為了進(jìn)一步加強(qiáng)對煙草企業(yè)文化的建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新能力和市場競爭能力，并適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流和企業(yè)文化發(fā)展的規(guī)律，從而更加促進(jìn)其把握好市場動態(tài)，制定有效的發(fā)展策略，我國還出臺了相關(guān)文件，如《中國煙草企業(yè)文化建設(shè)綱要》，規(guī)定了煙草企業(yè)文化建設(shè)的各個方面。煙草檔案具有顯著的文化特征，在企業(yè)文化建設(shè)中至關(guān)重要。然而，現(xiàn)階段我國很多煙草企業(yè)不注重對其檔案的管理，嚴(yán)重影響了企業(yè)文化建設(shè)的進(jìn)程。為此，采取必要的相關(guān)措施，加強(qiáng)我國煙草企業(yè)檔案管理，從而促進(jìn)我國煙草企業(yè)文化建設(shè)更加刻不容緩。

2.煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中存在的問題。近年來，我國煙草行業(yè)不斷規(guī)范化，在實現(xiàn)企業(yè)價值大道路上邁出了重要的一步。但是，煙草檔案作為建設(shè)煙草企業(yè)文化的重要突破點，依然存在嚴(yán)重的問題，如對煙草檔案管理不夠重視、煙草檔案管理人才匱乏、檔案管理模式較傳統(tǒng)落后、檔案管理制度還不夠健全及在文化的建設(shè)中缺乏體現(xiàn)等，嚴(yán)重地影響了煙草企業(yè)檔案管理水平的進(jìn)一步提高以及企業(yè)文化建設(shè)的良好發(fā)展。

三、煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的必要性

1.煙草檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的歷史憑證，是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)及當(dāng)今企業(yè)建的良好借鑒。定期對煙草檔案進(jìn)行梳理，有利于企業(yè)詳細(xì)的分析煙草企業(yè)不同時段的文化建設(shè)成果，站在歷史高度制定科學(xué)合理的發(fā)展戰(zhàn)略。

2.煙草檔案是企業(yè)文化建設(shè)成果的歷史遺存和企業(yè)文化信仰提煉的重要元素。一方面煙草檔案記錄的更多的是煙草工作人員的勞動結(jié)晶，其是煙草管理階層必須深入研究的核心資料;另一方面其記錄著煙草企業(yè)職工勇于開創(chuàng)、不畏艱難、自強(qiáng)不息的奮斗精神，其作為企業(yè)珍貴的文化遺產(chǎn)，對企業(yè)全體員工有巨大的教育意義。

3.煙草檔案可以為企業(yè)的文化建設(shè)提供有力的保障，從而維護(hù)企業(yè)合法的權(quán)益。因為煙草檔案是企業(yè)文化建設(shè)的文化來源，當(dāng)企業(yè)在日后的運營中遇到產(chǎn)權(quán)糾紛、侵權(quán)行為時，其可以有力的維護(hù)企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益，為企業(yè)文化的發(fā)展提供線索、依據(jù)。

四、提升檔案管理促進(jìn)煙草企業(yè)文化建設(shè)與發(fā)展的路徑

任何企業(yè)都需要有良好的企業(yè)文化作為支撐，煙草檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要部分，我國煙草企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理工作，以促進(jìn)企業(yè)特色文化建設(shè)。

1.升級改造企業(yè)檔案室，建設(shè)企業(yè)的文化陣地。在檔案管理上，煙草企業(yè)應(yīng)抓住這一難得的機(jī)遇，建設(shè)高規(guī)范、高配置的企業(yè)檔案室，而不能囿于庫房等，以進(jìn)一步提升煙草企業(yè)檔案室的地位，同時充分利用高科技手段，進(jìn)行新一輪的技術(shù)改造，把檔案中心變成傳播企業(yè)文化的窗口、企業(yè)文化建設(shè)的陣地。

2.完善企業(yè)檔案歸類，夯實文化建設(shè)資源基礎(chǔ)。根據(jù)我國《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，企業(yè)文件材料應(yīng)包括日常活動及企業(yè)本身演化過程活動。目前，我國煙草企業(yè)正在大力提升生產(chǎn)制造能力。為此，為了防止組織結(jié)構(gòu)重組企業(yè)檔案管理分散與集中兩種形態(tài)并存的現(xiàn)象，同時為了夯實文化建設(shè)資源基礎(chǔ)，煙草企業(yè)應(yīng)以貫徹落實《規(guī)定》為契機(jī)，全面掌握各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有文件材料的內(nèi)容與成分，并提高文件材料歸檔范圍和檔案保管期表的可實施性。

3.挖掘檔案現(xiàn)存資源，進(jìn)行深層次的文化主題編研。煙草企業(yè)還要結(jié)合煙草行業(yè)企業(yè)文化建設(shè)的主題和重點，通過專題編研材料，進(jìn)一步豐富企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容，如挖掘企業(yè)重大事件和重點人物，編纂“企業(yè)大事記”、“企業(yè)經(jīng)營史”、“企業(yè)榮譽(yù)榜”等。與此同時，還要把處于靜止?fàn)顟B(tài)的室藏檔案變成活信息，增強(qiáng)員工歷史意識，激發(fā)員工為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量的熱情與愿望。

4.推進(jìn)檔案利用工作，服務(wù)企業(yè)民主化管理需求。豐富布展的內(nèi)容，形成立體化的展示形態(tài)，同時加強(qiáng)民主化管理，是塑造和諧煙草的企業(yè)文化內(nèi)容之一。作為傳統(tǒng)的國有企業(yè)，煙草企業(yè)可以通過建立和完善電子檔案查詢信息系統(tǒng)，以充分利用好檔案資源，增強(qiáng)企業(yè)決策的透明度，如特別是涉及企業(yè)發(fā)展及與員工利益密切相關(guān)的決定等，更應(yīng)尊重員工，充分獲取員工的知情與支持，形成企業(yè)發(fā)展的合力。與此同時，還可以通過及時歸類歸檔，開放權(quán)限，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化步伐。

5.開發(fā)企業(yè)信用檔案，發(fā)揮其在誠信文化建設(shè)中的作用。企業(yè)良好聲譽(yù)是一個企業(yè)永葆青春的活力。由于煙草企業(yè)的特殊性，造成建設(shè)責(zé)任煙草、誠信煙草是企業(yè)文化的重要內(nèi)容。因此在檔案管理上，要注重收集與企業(yè)信用資質(zhì)有關(guān)的資料，如質(zhì)保、環(huán)保體系認(rèn)證書等，以維護(hù)企業(yè)誠信經(jīng)營、規(guī)范經(jīng)營的良好聲譽(yù)，促進(jìn)誠信企業(yè)文化的建設(shè)。

五、結(jié)語

綜上所述，任何企業(yè)都需要有良好的企業(yè)文化作為支撐，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)已經(jīng)成為衡量現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。煙草企業(yè)為了適應(yīng)新時期市場環(huán)境，進(jìn)一步提高企業(yè)的核心競爭力，尤其應(yīng)注重加強(qiáng)檔案管理，使帶有文化特性的煙草檔案真正成為企業(yè)文化建設(shè)的重要部分，從而促進(jìn)企業(yè)的健康、持久、良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]喬 英.信息時代企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化[J].企業(yè)文化（下旬刊），2016

[2]吳丹岫.試論煙草檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用[J].蘭臺世界，2014

（作者單位：遼寧省煙草專賣局（中國煙草總公司遼寧省公司））