信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對策淺析

肖燕

摘 要：水利工程是我國的重點項目工程，其不僅能夠有效消除水害，而且利用得當(dāng)，其還能夠變害為利，比如灌溉農(nóng)田、水力發(fā)電等均是水利工程建設(shè)良好的情況下所能發(fā)揮的良性效用。在水利工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種檔案文件，其對水利工程后期維養(yǎng)、升級改造以及為后世提供實踐經(jīng)驗等均具有重大意義。但是，當(dāng)前信息化背景下水利工程檔案管理工作存在思想認識不足、信息化建設(shè)水平不足以及專業(yè)人才缺失等諸多問題，本文即是在分析水利工程檔案管理面臨問題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：信息化;水利工程;檔案管理;問題;對策

水利工程檔案指的是水利工程從設(shè)計、建設(shè)到投入使用的整體過程中，各相關(guān)負責(zé)單位對水利工程各階段所形成的圖紙、文字、聲像、數(shù)據(jù)等原始資料的記載、儲存和保護。水利工程檔案管理既是工程建設(shè)過程的真實記錄，同時又是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證和水利工程后期運行維護、工程檢修和各項管理工作開展的重要依據(jù)，甚至可能會影響到防洪抗災(zāi)工作的有序開展。因此，水利工程檔案管理工作的重要性不言而喻。但是，在水利工程檔案管理工作的具體開展過程中，其卻存在的諸多問題和不足，其中既包括對水利工程檔案管理不夠重視、管理方式不夠規(guī)范等人為思想、觀念、操作等方面的主觀性問題，同時也包括信息化檔案管理中所存在的管理設(shè)備及軟件缺失等技術(shù)方案存在的客觀問題。雖然，信息技術(shù)與水利工程檔案管理工作的結(jié)合能夠有效提高檔案管理工作的效率，但是其必須建立在先進科學(xué)硬件設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人才齊全的基礎(chǔ)上，而這也正是水利工程檔案管理所面臨的現(xiàn)狀問題。

一、信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題

1.思想認識不足

正所謂：心之所向，素履所往，思想認識是有效開展水利工程檔案管理工作的前提。然而，當(dāng)前許多的水利工程單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，甚至認為水利工程檔案管理就是幾張紙，并不具有實際意義。這種錯誤的認識不僅會嚴重影響水利工程檔案管理工作的開展，同時還會引起下屬工作人員的效仿，進一步加重水利工程檔案管理的不規(guī)范性操作，比如檔案內(nèi)容粗制濫造、手續(xù)缺失、內(nèi)容不足等問題嚴重。其次，思想認識不足除了原始檔案資料的收集與整理方面存在問題之外，其還體現(xiàn)在水利工程檔案管理的信息化建設(shè)方面?；谒こ填I(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認識不到位，使得其對水利工程檔案的信息化建設(shè)同樣缺乏認識，甚至認為這是“多此一舉”，即已經(jīng)存檔紙質(zhì)文件，沒有必要再次浪費人力輸入電腦進行二次存檔，這種對檔案管理和信息化建設(shè)的錯誤認識是阻礙信息化背景下水利工程檔案管理有序開展的最大絆腳石。

2.信息化建設(shè)水平不足

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式也在逐漸被無紙化的信息技術(shù)所取代，各種便捷辦公硬件設(shè)備和軟件技術(shù)的使用不僅大大提高了水利工程圖紙、圖表的制作效率，而且也極大地提高了圖紙、圖表的創(chuàng)作精度，為水利工程檔案管理工作的開展帶來了較大的便利。但是由于相關(guān)水利單位對信息化軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備的缺失，由此使得其僅能制作部分基礎(chǔ)性的水利工程文字檔案，或者完全是將紙質(zhì)檔案拍照之后上傳至電腦，這種落后的信息化檔案管理模式不僅略顯笨拙，而且也喪失了信息化檔案管理與建設(shè)的本質(zhì)意義。其次，信息化建設(shè)水平不足還體現(xiàn)在信息軟件的更新?lián)Q代方面，部分水利工程單位雖然已經(jīng)完成了信息化檔案管理建設(shè)，但是后續(xù)缺乏持續(xù)的投入與開發(fā)，由此使得其信息化建設(shè)水平還處于初級階段，不能發(fā)揮出信息化建設(shè)的領(lǐng)先優(yōu)勢。

3.檔案管理人才方面不足

水利工程檔案管理人才方面存在的問題主要體現(xiàn)在三個方面，首先是檔案管理人員的缺失。由于領(lǐng)導(dǎo)對水利工程檔案管理工作的不重視，由此使得其在人員安排方面投入的人力相對較少，這就使得水利工程檔案管理工作難以得到全面和規(guī)范。其次，管理人員缺乏相應(yīng)的水利工程檔案管理專業(yè)知識，這里的專業(yè)知識分為水利工程專業(yè)知識、檔案管理專業(yè)知識兩個方面，缺乏水利工程專業(yè)知識容易造成檔案管理的混亂，而缺乏檔案管理專業(yè)知識則容易造成檔案管理項的缺失和遺漏，其三，檔案管理人員信息化技術(shù)不足。為了順應(yīng)信息化時代的發(fā)展，水利工程檔案管理需要能夠熟練操作電子信息管理系統(tǒng)軟件、制圖軟件，但是許多水利工程檔案管理單位缺乏相應(yīng)的人才培養(yǎng)與建設(shè)，故而使得檔案管理工作難以高效開展。

二、信息化背景下水利工程檔案管理面臨問題的解決對策

1.提高相關(guān)工作人員對水利工程檔案管理工作的認識

“態(tài)度決定一切”，在開展水利工程檔案管理的工作時，各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員應(yīng)當(dāng)提高其對水利工程檔案管理工作的認識。因為只有從思想層面對水利工程檔案管理建立起高度的認知，其才能夠切實承擔(dān)起檔案管理工作的職責(zé)，否則無休止的客觀問題會始終存在。然而，對水利工程檔案管理工作的重視并不是僅通過開會、喊口號、貼標(biāo)語等簡單形式就能夠?qū)崿F(xiàn)的，其不停留在口頭上，也不完全是要讓領(lǐng)導(dǎo)和工作人員明白水利工程檔案管理工作的重要性，而是應(yīng)當(dāng)落實到行動中。

首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)通過學(xué)習(xí)、考察等方式對信息化背景下的水利工程檔案管理建立明確而清晰的認識，切實領(lǐng)悟到水利工程檔案管理工作的實際意義和應(yīng)用價值。然后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)則要針對檔案管理部門工作人員及其他相關(guān)工作人員進行思想培訓(xùn)，讓全體工作人員分別對水利工程檔案管理工作樹立起高度的認知。其三，在全體工作人員提高對水利工程檔案管理工作的思想認識之后，領(lǐng)導(dǎo)層則可通過開會討論、自主學(xué)習(xí)等方式引導(dǎo)大家對水利工程檔案管理工作提出意見或者建議，這既是為了進一步加深工作人員對水利工程檔案管理工作的認識，同時也是為了集合大家的智慧，為水利工程檔案管理工作的有效開展獻策獻力。其四，在引進成熟水利工程檔案管理模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作人員提出的意見和建議，建立與自身單位相契合的檔案管理工作操作規(guī)范和流程，這不僅是為了以標(biāo)準化的工作模式指導(dǎo)水利工程檔案管理工作的有序開展，而且其也是將工作人員對水利工程檔案管理工作的思想認識落到實處的具體表現(xiàn)。

2.提高水利工程檔案管理信息化建設(shè)水平

人靠衣裝馬靠鞍，水利工程檔案管理工作不是僅依靠工作人員的重視和規(guī)范的操作流程就能夠?qū)崿F(xiàn)的，在信息化時代的背景之下，其還需要相應(yīng)的信息化硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。因此，工作人員要根據(jù)水利工程檔案管理工作的切實需要，采購所欠缺的軟硬件設(shè)施，以提高檔案管理信息化水平。具體而言，檔案管理部門首先應(yīng)當(dāng)采購用于信息化管理的服務(wù)器、終端設(shè)備、打印復(fù)印設(shè)備以及成熟的檔案信息管理系統(tǒng)等軟件，這既是為了滿足當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)需要，同時也是為了后期水利工程檔案管理信息的便利應(yīng)用做好鋪墊。其次，工作人員在實現(xiàn)水利工程檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，要不斷提高自身的檔案管理信息化水平，提高自身檔案管理工作的效率和效果。該項工作具體可通過兩種方式實現(xiàn)，一是提高自主研發(fā)能力，二是學(xué)習(xí)其他相關(guān)單位的信息化建設(shè)相關(guān)經(jīng)驗。其三，水利工程檔案管理工作的信息化建設(shè)并不完全是為了自身單位的應(yīng)用，而且還應(yīng)當(dāng)將自身管理數(shù)據(jù)和圖文信息進行共享，以便于任何有需求的工作人員進行查閱和借鑒。

3.加大水利工程檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)力度

人才是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力。所以信息化背景下水利工程檔案管理工作的開展需要培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才。正如上文所述，水利工程檔案管理工作需要三方面的專業(yè)人才，其一是水利工程專業(yè)人才，其二是檔案管理專業(yè)人才，其三是信息化技術(shù)專業(yè)人才。然而，雖然水利工程、檔案管理和信息化技術(shù)三方面專業(yè)人才不可或缺，但卻可以統(tǒng)一，即打造水利工程、檔案管理和信息技術(shù)三者結(jié)合的復(fù)合型人才，這不僅在一定程度上降低了信息化背景下檔案管理工作人員的成本投入，而且還能夠極大提高水利工程檔案管理的效率和水平。首先是對檔案管理部門的工作人員進行集體專業(yè)培訓(xùn)，該培訓(xùn)內(nèi)容主要為基礎(chǔ)內(nèi)容，比如檔案管理的分類、電子檔案管理、目錄索引等基礎(chǔ)檔案管理知識和操作方法。之所以要面向檔案管理部門全體人員進行培訓(xùn)，則是為了提高檔案管理部門工作人員的集體專業(yè)技術(shù)水平，同時也是為了從中選拔種子選手。其次，對于學(xué)習(xí)能力強而且愿意承擔(dān)更大責(zé)任的工作人員，領(lǐng)導(dǎo)層要重點培養(yǎng)，使其掌握更精深的水利工程知識、檔案管理知識和信息化技術(shù)知識，以使其能夠承擔(dān)起水利工程檔案管理工作的重任。當(dāng)然，除了從檔案管理部門內(nèi)部培養(yǎng)之外，也可以通過外部招聘的方式從社會挖掘人才，但是由于既懂水利工程又懂檔案管理的復(fù)合型人才相對較少，因此還是應(yīng)當(dāng)以內(nèi)部人才培養(yǎng)為主。關(guān)于水利工程檔案管理部門人員的缺失，其根本還是在于缺乏專業(yè)性的技術(shù)人才，因此其可通過提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，提高檔案管理效率的方式予以彌補。

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（作者單位：鄠邑區(qū)水務(wù)局）