建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施

王軍祥 高麗萍

摘要：我們都很清楚地知道，對于建筑行業來說，檔案管理工作的規范化是關系到整個工程的施工狀態和進展的，進而也影響著建筑企業的利益問題。同時，工程的檔案也是施工過程中的記錄，其中文件的有效性、完整性都對于工程完工后的驗收和升級部門的審查等有著強有力的依據。所以，檔案管理在建筑工程中是非常重要的，管理檔案的工作人員也需要明確自身的職責，確保檔案的完整和有效，才可以順利地推動工程檔案管理工作的有序進行。本文主要針對建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施進行簡要分析。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;重要性;科學化;管理措施

1 建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程的檔案中通常都包含了以文字、表格、圖片等各種形式呈現出來的資料，這些都是具有他們的價值的。但是建筑企業的工程隨著時間的推移越來越多，關于工程的資料也就不斷增加。在施工之前的資料就包括任務書、上級文件、招標文件、施工合同等;在實際的施工過程中還可能會有施工的材料文件、驗收后的文件、質量監督文件等;在工程結束后，還有工程竣工的圖紙、材料結算等。通常來說，這些資料都對施工的進程有著非常詳細的描述，是最真實、最全面的進程內容，它們都對這個過程的質量有著重要的影響。雖然這些只是一些資料，但是檔案管理是具有一定社會屬性的，而且在國家中也有著關于檔案管理的一些制度標準。無論是從企業的發展角度來講，還是從個人的工作角度來講，檔案管理都是有益的，有良好的社會價值。所以，我們需要對于檔案管理的工作給予重視，相關的工作人員也要做好這份工作。

2 現階段建筑工程資料管理工作中存在阻礙其發展的問題

2.1 施工檔案整理缺乏時效性

建筑工程項目需要整理的資料比較多，同時工程資料需要記錄和保留的信息資源也比較廣，如果不能及時將前期設計圖紙資料、施工過程中當天的施工技術資料等進行記錄，就會造成資料的缺失、混淆，因此施工檔案整理工作缺乏時效性。

2.2 資料管理制度存在疏漏問題

建筑工程資料管理制度是在建設過程中約束資料管理人員進行精準記錄、真實反映的保障，更是考核管理人員對自身工作職責是否明確的標準。現階段大部分施工企業都沒有建立完善的資料管理制度和監督部門，在實際運用過程中缺乏具體執行力度，導致實踐效果不理想。同時資料管理制度存在疏漏問題也表明了管理人員缺乏管理意識、不能明確自身工作崗位的重要性，嚴重影響建筑工程施工建設工作的順利進行。

2.3 記錄工程資料喪失后期利用價值

大部分建筑企業沒有意識到建筑工程資料管理的實踐作用，完全借鑒或獨創不完善的資料管理條例，導致不能精準收集、記錄、整理工程資料，同時資料員因資料整理不及時導致資料存在疏漏或錯誤，失去工程資料的真實性、準確性、完整性，進而喪失了后期繼續使用或參考的利用價值。例如：質量檢查及驗收工作中資料報告存在錯誤，就容易導致后期出現質量事故，追究原因時填寫的資料報告都是最有力的證據。

3 解決建筑工程檔案資料管理中存在問題的具體策略

3.1 設計、編訂、實行完整的檔案管理制度方案

要想保證檔案管理工作的實效性，首先施工企業高層領導必須要大力支持和配合檔案管理人員工作，要適當借鑒西方國家的檔案資料管理制度，根據實際施工情況來設計并編訂完整的、系統的檔案資料管理制度。其次建筑工程建設過程中，管理人員必須將檔案資料收集、檢查、整理等工作內容進行精準、細致劃分，保證檔案管理工作人員組織能深入到整個施工流程中，以此提高工程資料的真實性、準確性、完整性。最后，管理人員要有愛崗敬業、持之以恒、認真負責的工作態度，以此提高管理人員工作質量和效率。

3.2 構建一支高素質高水平的檔案管理團隊

構建一支高素質高水平的檔案管理人員組織的前提是施工企業必須要在項目施工前對管理人員進行相關實用性理論知識和實踐技能培訓，尤其是計算機財務軟件、辦公報表等軟件的實操能力。同時希望軟件開發企業能早日研發出一體化的網絡資料管理軟件，得以實現快速傳遞資料信息、提高填寫資料的真實性和精準性、更好的儲存和保留工程資料。在網絡軟件尚未研發運用之前，企業高層決策者必須要加強資料管理人員的隊伍建設工作，為網絡軟件運用做好前期人員預備工作，保證不會因為人為因素導致出現資料保管不當、記錄錯誤問題。

3.3 強化和各方溝通交流，做好組織協調工作

保證工程技術資料的完整性、真實性、精準性的前提就是施工企業在項目施工前就需要加大和企業外部的第三方監管人員、小區業主、設計師等相關人員的溝通交流，合理完成組織協調工作。同時企業高層決策者要在企業內部明確告知各部門要一致配合管理部門的工作，提高資源管理人員收集和整理工作的效率。同時項目施工管理人員要結合實際施工流程和施工環節合理安排施工人員，并記錄好施工環節或施工內容提前或延后的原因，以免出現記錄工程資料與實際施工情況不統一，造成工程資料填寫錯誤。

3.4 檔案整合分類歸檔，完整保留工程資料

大部分施工流程圖紙和施工技術資料都在相關技術人員和各環節負責人手中，因此資料員必須先將設計圖紙和施工技術資料進行回收并做好整理和分類工作。其次資料管理人員必須要精準記錄、真實反映施工問題并讓負責人進行簽字，進而保證建筑質量管理和監督工作的實效性，確保編輯檔案在后期使用過程中具有使用性價值。建筑工程檔案管理應該按照年份進行保管，將不同工程項目、不同施工環節資料進行嚴格劃分，并在工程結束前做好工程資料的檢查、審核、完善、整理、分類工作，并在竣工結束后將驗收情況進行整理并歸檔，完成妥善保留、移交工程資料。

3.5 改善及優化設備條件，妥善保管技術資料

檔案室空氣環境、檔案儲存設備、防霉防潮工具性能等等都會直接影響工程資料的保存效果，檔案室是否有具備完善的借閱、歸還制度也是影響工程資料保管工作的主要原因之一。

例如：一間比較陰暗潮濕的儲藏室長時間就會導致工程資料檔案發霉、發污、落灰現象發生。為了杜絕上述事故的發生幾率，企業決策者就必須要加大檔案室設備、環境的管理力度，加大對檔案室資金扶持力度，重視檔案室相關設備的采購，提高技術資料的儲存管理效果。

3.6 加強檔案管理工作人員的培訓

現在的企業都注重人才的培養，在檔案管理工作中需要很多技巧方面的能力，所以工作人員必須要提高他們的綜合素質，才可以使得工作順利開展。企業可以定期安排工作人員進行集中培訓，也可以聘請專業人士進行檔案管理的演講，還可以加強與其他企業之間的交流合作，促進檔案管理工作的提升。

3.7 確保措施的落實

如何保證企業的措施真正落實到位是最重要也是最關鍵的。因此，企業需要創立一個特殊的監管部門，對于措施落實進行監督。還可以成立一些資料考核小組，定期收集檔案管理部門的每個階段都予以監督，保證措施的真正落實和執行效果。根據最終的檢查結果制定一些獎懲制度，這樣員工的工作積極性也會有所提高，措施也會準確地落實，對于企業來說是最有利的。

4 結語：

綜上所述，在建筑工程實施時，檔案管理的工作是對施工的每個階段都進行記錄和監測，它滲透到項目的始終，也是工程的核心內容。因此，檔案管理對于資源的利用和管理都是非常重要的，對于項目的進展也是很關鍵的。在檔案管理工作時，必須加強工作人員的綜合能力和素質建設，完善相關體系，充分實現各部門之間的交流，使得資料有效、完整、全面，工程才可以順利進行。

參考文獻：

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