新時代對檔案信息化建設(shè)的思考

宋延輝

隨著時代的發(fā)展進步，社會信息化建設(shè)飛速猛進。過去傳統(tǒng)被動的的檔案管理服務(wù)模式己經(jīng)不適應(yīng)如今的形勢要求，如今信息化建沒已經(jīng)成為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當今社會發(fā)展進程承擔著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化建設(shè)工作處于發(fā)展的起始階段，各單位普遍意識到檔案信息化管理的重要性，著手開始檔案信息化建設(shè)，由于基礎(chǔ)薄弱，起步較晚，缺少人才支撐、技術(shù)保障，設(shè)備武裝，所以仍面臨著許多問題亟待解決。

1 檔案管理工作現(xiàn)存和問題

開展檔案管理工作，通過信息存檔和整理分類，保障檔案信息的完備性，獲取即時性等特性;構(gòu)建運行一套完備的檔案管理模式，可以將人員管理井井有條，為人事變動和招聘等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對于未來發(fā)展而言至關(guān)重要。如今各單位開始逐漸實施全方位的檔案管理信息化建設(shè)工作，這種全新的檔案管理模式是社會發(fā)展變革的需要。

1.1不重視檔案管理工作

首先是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，有的檔案管理人員學習能力和對于新鮮事物思想的接受能力受到限制，加之很多中高層管理者的思想觀念較為落后，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣。其次是，不論從資金支持還是領(lǐng)導(dǎo)層面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作被動應(yīng)付，艱難維持，管理不規(guī)范，另一方面，對檔案管理的重要性和必要性認識不足，認為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用，因此檔案管理工作從業(yè)人員并沒有很好地專業(yè)管理素質(zhì)和信息化操作基礎(chǔ)。

1.2管理不規(guī)范

檔案實體整理不規(guī)范，目錄、檔號填寫標注不規(guī)范，而檔案實體的標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的前提基礎(chǔ);加之很多單位的檔案信息化管理的具體流程沒有進行規(guī)范，信息化建設(shè)進展緩慢，不利于信息化建設(shè)工作的開展。在單位檔案管理中，對于檔案信息沒有確切的分類和實時更新，由于沒有進行云端處理和信息統(tǒng)計，因此信息存檔工作出現(xiàn)斷檔和后期補充的現(xiàn)象發(fā)生，檔案信息查詢困難，信息查準很難。

1.3技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱

檔案信息化建設(shè)是一個長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合各行各業(yè)的實際情況，需要在保障整體模式的前提下，進行專項研究，但是如今市場中嚴重缺乏先進的信息技術(shù)和軟件研發(fā)能力。檔案信息化建設(shè)由于缺乏資金支持和政策支持，技術(shù)較為落后，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建進度緩慢，人崗不匹配，技術(shù)虧空現(xiàn)象普遍存在。

1.4缺乏專業(yè)的技術(shù)團隊

檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支撐依靠信息管理團隊，但檔案管理人員由于年齡和精力原因，認為檔案管理是一個閑職，沒有了學習和更新管理模式的激情和熱忱，對檔案信息化建設(shè)工作被動應(yīng)付。單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設(shè)進程。導(dǎo)致出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒有一定嚴謹?shù)膱?zhí)行力。

2 檔案管理完善措施

2.1領(lǐng)導(dǎo)高度重視

首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數(shù)據(jù)時代特色進行檔案管理工作，而檔案本身就是大數(shù)據(jù)的范疇，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部門，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費和技術(shù)投入;以中高層管理者為代表，呼吁有利于新時代檔案管理者共同掌握檔案管理的實質(zhì)內(nèi)涵，將事務(wù)性工作與管理實踐充分結(jié)合，突破傳統(tǒng)管理模式，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓，到檔案管理信息化比較先進的單位進行學習和經(jīng)驗交流，高薪優(yōu)待聘請專業(yè)管理人才，推進檔案信息化建設(shè)規(guī)范有序進行。

2.2實行標準化管理

國家有關(guān)標準政策和信息化建設(shè)規(guī)范標準的出臺實施，從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，為檔案信息化建設(shè)提供了政策標準依據(jù);另一方面，結(jié)合單位自身發(fā)展情況，制定針對性有特色的信息化建設(shè)規(guī)章。提高檔案管理和存儲的規(guī)范化，通過對于檔案進行重要層次分級設(shè)置，對于政策類型文件進行實時更新，逐步形成單位自身檔案管理特色。

2.3提高檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，加大資金投入力度，完善設(shè)施設(shè)備，全力支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開展;另一方面，提高信息技術(shù)技能，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息的安全性;綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進先進的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲機構(gòu)的信息保密度。提高信息分析能力，進行合理篩選和評估，幫助中高層管理者進行合理預(yù)測可科學決策。

2.4加強人才梯隊建設(shè)強度

檔案管理信息化建設(shè)人才是關(guān)鍵，加快檔案信息化建設(shè)進程，建立檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊建設(shè)，可以通過針對學歷、專業(yè)、經(jīng)歷等多項指標進行選拔專業(yè)人才，提高優(yōu)選層次，進而提升檔案管理人員的綜合素質(zhì);組織開展業(yè)務(wù)技能學習培訓、進行相互交流等管理技能提升模式，提高在職人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng)，以為人們服務(wù)為宗旨，提高服務(wù)意識;實施考核指標管理，促進團隊內(nèi)人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性。

在當今社會，信息化時代背景下，檔案管理工作要注重如何借助信息網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開展科學合理的檔案建設(shè)管理，對于提升檔案管理現(xiàn)代化水平和未來發(fā)展意義重大。本文通過從管理技術(shù)提升、人才隊伍建設(shè)、服務(wù)理念創(chuàng)新等角度出發(fā)，提高單位檔案整體的信息化建設(shè)程度，使得有效的信息得以更好的開發(fā)利用。

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（作者單位：濰坊市坊子區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）