事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

李庚新

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題也漸漸引起了人們的重視。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案進(jìn)行管理十分重要，對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存十分重要，因?yàn)檫@些信息涉及到事業(yè)單位發(fā)展的機(jī)密，在很大程度上影響著事業(yè)單位下一步的發(fā)展情況，所以提升檔案管理信息化水平較為必要。據(jù)此，本文分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題，希望能夠?qū)ΜF(xiàn)實(shí)有所裨益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

前言

我國(guó)經(jīng)濟(jì)之所以能夠快速發(fā)展，主要就是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)水平在現(xiàn)實(shí)中得到了快速的提升，如今計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)內(nèi)都得到了應(yīng)用，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其有必要將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)引入到檔案管理的進(jìn)程當(dāng)中。傳統(tǒng)檔案管理工作的效率較低，不僅僅需要投入一定的人力，同時(shí)還無(wú)法取得較為明顯的管理效果，而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)則可以對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行解決。在信息化進(jìn)程不斷深化的背景下，事業(yè)單位管理人員應(yīng)將信息化技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，以此來(lái)對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平進(jìn)行提升。據(jù)此，本文對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究，具有一定程度上的現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息化建設(shè)的重要意義

想要對(duì)整體問(wèn)題進(jìn)行研究，就必須要明確信息化建設(shè)的重要意義。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要依靠人為的方式進(jìn)行管理，整體環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，工作量較大，稍有不慎就可能會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量。另外，由于檔案管理具備一定難度，對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平存在較高的要求，所以事業(yè)單位還需要在對(duì)工作人員的培訓(xùn)方面付出一定的成本，間接制約了檔案管理工作效率的提升。

信息化技術(shù)作為一種在各行各業(yè)都得到應(yīng)用的創(chuàng)新式管理手段，可以幫助工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)高效率的完成工作，因此，將其應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中具有必要性。檔案管理信息化的意義在于通過(guò)信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏的情況，如此就可以為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展打下理論基礎(chǔ)。以上所述，基本就是信息化建設(shè)的重要意義。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的普遍問(wèn)題

2.1工作人員專(zhuān)業(yè)技能水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在著一定程度上的問(wèn)題，其中工作人員專(zhuān)業(yè)技能水平較低的情況是不能不提地。在人們傳統(tǒng)的印象中，檔案管理是一門(mén)機(jī)械性的工作，只需要按部就班就可以完成任務(wù)，實(shí)際上這是對(duì)檔案管理工作的誤解。在事業(yè)單位中，檔案包含的信息很多都具有機(jī)密性，一旦泄露很可能給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)極大的阻礙，因此加強(qiáng)檔案管理本身就具有一定難度。另外，在現(xiàn)實(shí)情況中，由于工作人員的專(zhuān)業(yè)技能水平較低，所以其往往就會(huì)在實(shí)際工作過(guò)程中導(dǎo)致檔案序號(hào)錯(cuò)誤、檔案目錄缺失、檔案標(biāo)題不完整等問(wèn)題的發(fā)生，之所以會(huì)如此主要就是因?yàn)楣ぷ魅藛T的專(zhuān)業(yè)技能水平較低，檔案管理理念落后，尤其是對(duì)于部分年齡較大的工作人員來(lái)說(shuō)，他們基本不了解何為現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)知，導(dǎo)致信息化建設(shè)無(wú)法在現(xiàn)實(shí)情況中開(kāi)展，間接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2管理制度不夠完善

在信息化的背景下，事業(yè)單位對(duì)檔案的管理應(yīng)以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)進(jìn)行操作，同時(shí)還需要在工作實(shí)踐中對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行引入，提升檔案檢索的效率，但是對(duì)于部分事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，很多檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，不具備運(yùn)用信息化技術(shù)的能力，甚至不知道信息化技術(shù)的概念，這也導(dǎo)致他們始終在工作時(shí)堅(jiān)持傳統(tǒng)的方式，通過(guò)人力對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅僅效率較低，同時(shí)還很容易會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

除此之外，對(duì)于不同的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其發(fā)展的情況也有所不同，所以檔案管理的信息化建設(shè)工作也往往會(huì)受到很多方面的影響。部分事業(yè)單位的檔案管理信息化水平較高，部分事業(yè)單位的檔案管理信息化水平較低，這就形成了差異，而從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作中對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)間都不夠長(zhǎng)，雖然信息化技術(shù)相比較于人力操作具有較大的優(yōu)勢(shì)，但是其畢竟是一種新生事物，還存在著不夠穩(wěn)定的情況，這種情況也會(huì)直接對(duì)事業(yè)單位的檔案信息管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。

2.3管理技術(shù)水平不強(qiáng)

在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，無(wú)論是管理技術(shù)還是管理水平都十分重要，其中管理技術(shù)是保證檔案管理質(zhì)量的必要因素。從目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，事業(yè)單位自身所具備的特殊性使得其在管理機(jī)制方面還存在著不完善的問(wèn)題，同時(shí)檔案管理的責(zé)任機(jī)制也沒(méi)能夠在現(xiàn)實(shí)中進(jìn)行落實(shí)。與其他類(lèi)型的企業(yè)、單位相比，事業(yè)單位開(kāi)展信息化建設(shè)的速度較慢，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用也不夠熟練，即便是在檔案管理的思想上也存在著落后的情況。除此之外，由于事業(yè)單位管理技術(shù)不合理，因此檔案管理工作往往會(huì)在現(xiàn)實(shí)情況中出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，這種情況直接制約了事業(yè)單位檔案管理水平的發(fā)展，如果不對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行重視，就會(huì)對(duì)事業(yè)單位的整體發(fā)展產(chǎn)生影響。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1提升檔案工作人員綜合素質(zhì)

在這一部分，提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施，其中，提升檔案工作人員綜合素質(zhì)較為重要，較為必要。只有在現(xiàn)實(shí)情況中對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平進(jìn)行提升，使工作人員具備綜合素質(zhì)，才可以真正的將檔案管理信息化建設(shè)工作落實(shí)到實(shí)踐當(dāng)中，而想要真正的做到這一點(diǎn)，事業(yè)單位需要合理錄用檔案人員，不僅僅要提高錄用門(mén)檻，同時(shí)還應(yīng)該考察前來(lái)應(yīng)聘的工作人員是否具備較強(qiáng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與理論知識(shí)水平，通過(guò)這種方式能提升后續(xù)工作人員的工作能力，間接保證檔案管理信息化建設(shè)的效果。而對(duì)于那些已經(jīng)在職的檔案管理人員，事業(yè)單位則需要對(duì)其進(jìn)行積極的培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)測(cè)試進(jìn)行組織，不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，在業(yè)余時(shí)間內(nèi)檔案管理人員也需要樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，將理論知識(shí)融入到實(shí)踐工作當(dāng)中，掌握信息化技術(shù)的運(yùn)用方法，注意檔案管理工作當(dāng)中的各類(lèi)細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)問(wèn)題。

3.2對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善

事業(yè)單位與政府部門(mén)的聯(lián)系較為緊密，因此事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題也在一定程度上引起了政府部門(mén)的重視，政府部門(mén)在實(shí)際情況中頒布了部分規(guī)章制度，目的在于對(duì)事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，但是很多事業(yè)單位并沒(méi)有結(jié)合政府部門(mén)頒布的規(guī)章制度對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作的開(kāi)展不夠全面。無(wú)論是在檔案信息的準(zhǔn)確性方面還是在檔案內(nèi)容的完整度方面都不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)這種情況，事業(yè)單位必須要結(jié)合實(shí)際情況完善管理機(jī)制，落實(shí)政府部門(mén)的規(guī)章制度，注意檔案管理工作中的細(xì)節(jié)，如果檔案狀況出現(xiàn)問(wèn)題，就應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行解決，而不是選擇性無(wú)視。另外，在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，相關(guān)人士還需要對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行充分的利用，對(duì)理論內(nèi)容進(jìn)行完善，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)論

綜上所述，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案進(jìn)行管理十分重要，對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存十分重要，因?yàn)檫@些信息涉及到事業(yè)單位發(fā)展的機(jī)密，在很大程度上影響著事業(yè)單位下一步的發(fā)展情況。然而，傳統(tǒng)檔案管理工作的效率較低，不僅僅需要投入一定的人力，同時(shí)還無(wú)法取得較為明顯的管理效果，而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)則可以對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行解決。

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（作者單位：中山市自然資源檔案館）