檔案信息化建設與檔案管理分析

李閆

摘 要：檔案信息化管理是檔案管理發展的必然趨勢，是現代檔案管理非常重要的一張形式。檔案信息化管理具有明顯的優勢，不僅可以對檔案資料進行長期的保存，還可以實現檔案更高效的利用，使得檔案資源實現融合與共享。因此檔案信息環設與檔案管理水平需要不斷提升。然而當前在檔案信息化建設與檔案管理過程中還存在的一些問題。本文主要分析檔案信息化建設與檔案管理現階段存在的問題，并提出有效的應對策略。

關鍵詞：檔案信息化;建設;檔案管理

1 檔案信息化建設方面存在的問題分析

1.1檔案管理的數據組織結構存在問題

不同的檔案在來源途徑與格式上有著不同的表現，這就使得檔案在管理過程中不能按照統一的格式進行管理，很多檔案數據存在的差異性，這對檔案的管理造成不利的影響。檔案管理數據組織結構存在的問題主要表現在信息性質、傳輸方式和信息內部結構，這樣很容易造成信息的缺失，增加檔案的復雜性，使得檔案在管理過程中科學性會受到影響，導致檔案管理的效果不佳。

1.2檔案信息比較分散

在實際的檔案管理過程中，檔案信息過度分散也是主要的問題，主要表現在一下幾個方面：首先，企業單位的人力資源管理部門沒有重視檔案的管理，對檔案管理過于松散，沒有嚴格的管理制度，這會造成檔案遺失或者檔案信息不準確的情況，對檔案管理工作造成麻煩。其次，在檔案管理過程中還存在的嚴重的重復現象，這種問題主要由于同一個檔案由不同的部門同事保存，這就使得同一個檔案在不同的部門重復保存，使得檔案信息分散，影響到檔案的信息化建設和管理。

1.3檔案管理信息化水平較差

當前，在檔案管理中很多企業還采用的是傳統的管理方式，沒有在檔案管理中采用信息化技術，沒有重視檔案的信息化管理，與時代脫節比較嚴重。有的企業采用信息化管理，但是信息化管理水平非常差，不能有效的實現檔案的信息化建設和管理。不僅如此，很多檔案的管理人員專業素質不夠，信息化管理水平較低，沒有辦法投入到檔案的信息化建設中，對檔案的信息化建設不利。

1.4遠程利用存在瓶頸

檔案信息遠程是檔案管理和發展的方向。首先，檔案的信息和保密管理中存在難度，檔案信息的來源非常多，這些信息資源可能會被不法分子竊取謀利。檔案信息要在一定范圍內進行公開和限制，根據信息的保密程度來確定。其次，檔案信息遠程查詢會出現格式不正確的情況，對使用者造成不便。最后，檔案信息遠程利用體系尚未建立。要想使用檔案就必須到相應的檔案管理室中查詢，還不能實現跨城遠程使用，與檔案管理的信息化建設不符。

2 檔案信息化建設與檔案管理的有效途徑及策略

2.1完善檔案管理工作機制

在檔案管理工作過程中，完善檔案管理工作機制可以有效的提升檔案的信息化管理水平，可以促進檔案信息化的進程。檔案管理部門要制定一定的制度，科學的對檔案進行管理，并在不斷的實踐中總結經驗，不斷的完善這種管理制度，這樣才可以加速檔案的信息化管理。不僅要重視檔案的信息化建設，還要將檔案的組織結構不斷的完善，使得檔案的組織結構可以達到統一，使得檔案在管理過程中更加方便，為檔案信息化建設和檔案的管理水平的提升打下堅實的基礎。

2.2提升檔案信息化意識

檔案信息化是一種觀念上的信息化，需要集中檔案管理人員的力量，提升他們的積極性，讓他們對檔案管理信息化有著正確的認識，從而在心理建立起這種信息化的意識，不斷的提升自己的信息化水平、責任感和對檔案信息化管理的重視。在信息化管理中，要不斷提升這種意識，推動檔案信息化建設和管理。在管理過程中還要提升檔案管理的效率，主要有兩種方式：一種是將檔案管理制度建立并完善，使得檔案在管理中有法可依，將這種制度不斷落實，提升工作效率;第二是要轉變管理的方式，就是要在思想和觀念上意識到傳統檔案管理方式已經不能滿足現代檔案管理的要求，因此要不斷的優化檔案管理模式，提高檔案管理水平。

2.3建立網絡檔案

建立網絡檔案可以有效的提升檔案管理的效率，在建立網絡檔案過程中需要滿足兩個條件。第一，建立檔案網站，發揮網站的作用和效果，搭建公眾平臺，使得檔案的利用和服務可以得到提升，網絡檔案成為人們服務和利用的資源，對檔案資源的使用更加高效。第二，要有合適的計算機硬件支持，要采購相應的硬件設備，這樣在網絡信息檔案共享和交換過程中可以提供可靠的硬件支持，保證檔案建設的安全可靠性。

2.4建立遠程查閱體系

首先，讓檔案信息可以實現遠程查詢功能。在檔案共享查詢過程中，設置不同的公開級別，使得網絡檔案信息可以實現禹城查詢。對公開的檔案信息可以按照一定的格式進行發布，發布過程要規范化、標準化。檔案管理部門將資源信息進行整合使得檔案信息可以更加完善。其次，提升查閱能力。對于一部門不能公開的檔案信息應該設置查詢權限，可在檔案館進行遠程訪問。最后，建立檔案館異地出具檔案證明機制，設置試點進行實踐，穩步推進，使得檔案的利用更高效。

2.5檔案管理人員的素質

檔案管理人員是直接參與檔案的管理，因此對檔案的管理效率和檔案的信息化影響非常大，提高檔案管理人員的素質是檔案管理過程中非常關鍵的。第一，要選擇有專業能力的檔案管理人員，檔案管理不是簡單的存檔，期間還要涉及到存儲、接收、修改，在信息化管理中還要使用計算機進行文件的處理，因此要專業素質較強的檔案管理人員。第二，定期對檔案管理人員進行培訓，由于科學技術的不斷更新和發展，檔案管理也在不斷變化，檔案管理人員要不斷的學習最新的檔案管理知識，還要學習計算機技術，通過定期的組織培訓來提升自己的專業水平，提升管理的能力，這樣才能符合檔案管理的要求。

結束語

總而言之，企事業單位要重視檔案的信息化建設和管理水平的提升，使得檔案資源可以被更好的利用。檔案管理人員要加強檔案管理的意識，不斷的提升自己的專業水平，積極投入到檔案信息化建設中，切實落實檔案信息化管理制度。檔案管理信息化使得檔案的價值可以更好的發揮出來，有利于企業的發展。

參考文獻

[1]李釗.檔案信息化建設與檔案管理分析[J].科技經濟導刊，2019，27（28）：27.

[2]孟曉鵬.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2019（28）：221.

（作者單位：吉林省四平市鐵西區住房保障服務中心）