探討如何做好事業(yè)單位檔案管理

侯成占 侯曉亞

摘要：檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為各部門工作的順利開展提供了諸多便捷服務(wù)。但是，受到歷史遺留、人為操作、管理機(jī)制等因素的影響，事業(yè)單位檔案管理工作也顯露出諸多亟需解決的問題。因此，本文將結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，針對(duì)提升檔案管理績效而采取的有效策略予以闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;有效策略

事業(yè)單位檔案不僅記錄了單位的成長史、發(fā)展史，同時(shí)，也涵蓋了單位在開展各項(xiàng)工作進(jìn)程中產(chǎn)生的重要資料信息。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，近年來，事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)也日趨完善，這就給檔案管理工作提供了便利條件，檔案利用率得到大幅提升，檔案的實(shí)用價(jià)值也日漸突顯。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）監(jiān)督機(jī)制不健全，工作態(tài)度不積極

事業(yè)單位的檔案管理人員在日常工作當(dāng)中，對(duì)檔案管理工作存在許多誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理既不出成績，也不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致部分檔案員在工作當(dāng)中態(tài)度不積極、觀念不轉(zhuǎn)變、工作不進(jìn)取、方法不創(chuàng)新，對(duì)即時(shí)發(fā)生的檔案資料，不能及時(shí)歸檔，當(dāng)檔案需求部門在查找檔案時(shí)，也不能積極配合部門工作，以至于嚴(yán)重影響了工作進(jìn)度。另外，雖然單位內(nèi)部制訂了相關(guān)的檔案管理制度，但是，對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，始終處于空白或者薄弱環(huán)節(jié)，甚至在日常監(jiān)督管理工作中，管理人員只是走走過場，對(duì)檔案管理工作存在的問題往往睜一只眼閉一眼，擺出一副事不關(guān)己的架勢。

（二）信息化應(yīng)用受限，保密性工作缺失

雖然事業(yè)單位已經(jīng)建立了較為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，但是，由于檔案管理員的年齡結(jié)構(gòu)、文化程度、責(zé)任意識(shí)良莠不齊，尤其對(duì)于一些資格老、年齡大的管理干部而言，依然沿用傳統(tǒng)的管理方法，在資料歸檔時(shí)，大部分工作完全借助于人工，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)視而不見。與此同時(shí)，在實(shí)際工作當(dāng)中，管理人員保密意識(shí)淡薄，隨意透露信息操作系統(tǒng)的登錄密碼，導(dǎo)致任何上機(jī)操作人員都能夠?yàn)g覽單位檔案資料，檔案的安全性無法得到可靠保障[1]。

（三）缺乏專業(yè)管理人才，培訓(xùn)機(jī)制亟待完善

事業(yè)單位檔案涉及范圍廣、涵蓋內(nèi)容多、存儲(chǔ)形式多樣，這就給檔案管理工作加大了難度，對(duì)檔案管理員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)提出更高的要求，在這一形勢之下，事業(yè)單位的原有的檔案管理人員隊(duì)伍與實(shí)際工作相脫節(jié)，進(jìn)而出現(xiàn)管理人員專業(yè)不對(duì)口、管理能力差、綜合素質(zhì)低的情況，這對(duì)檔案管理工作也帶來了巨大挑戰(zhàn)。此外，單位針對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)工作也缺乏具體的執(zhí)行方案，尤其對(duì)新上崗的管理人員，并未制訂針對(duì)性強(qiáng)的培訓(xùn)計(jì)劃，以至于在實(shí)際工作當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)管理漏洞，使檔案管理工作雪上添霜。

二、做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

（一）完善管理機(jī)制，樹立責(zé)任意識(shí)

檔案管理工作內(nèi)容繁雜，涉及到的細(xì)節(jié)工作較多，這就需要單位結(jié)合檔案管理員的崗位職責(zé)權(quán)限，進(jìn)一步完善各項(xiàng)內(nèi)部管理機(jī)制。比如《檔案管理制度》、《工作監(jiān)督制度》、《檔案保密制度》等，并將檔案管理的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作納入到管理制度當(dāng)中，使檔案管理員在開展工作時(shí)能夠有法可依、有章可循、有規(guī)可守。同時(shí)，借助于完善的管理機(jī)制來激發(fā)檔案員的工作熱情，使其樹立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)，摒棄錯(cuò)誤想法，將檔案管理工作做扎實(shí)、做精細(xì)。

（二）加大監(jiān)督力度，增強(qiáng)保密意識(shí)

事業(yè)單位檔案資料與單位聲譽(yù)及對(duì)外形象息息相關(guān)，涉及到的保密信息相對(duì)較多，因此，為了提高檔案資料的安全性，單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理工作的監(jiān)督崗位，指派專業(yè)能力強(qiáng)、執(zhí)業(yè)素養(yǎng)高的管理人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全程監(jiān)督。尤其對(duì)電子檔案的保管與使用，檔案管理員應(yīng)予以高度重視，并與技術(shù)人員共同商議檔案信息系統(tǒng)的保密措施。比如指紋識(shí)別登錄、人臉識(shí)別登錄、復(fù)雜密碼登錄等，同時(shí)，在檔案信息管理系統(tǒng)端設(shè)置防火墻，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒處理，以降低檔案信息的泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加大硬件投入，培養(yǎng)信息意識(shí)

電子檔案作為檔案的一項(xiàng)重要組成內(nèi)容，在檔案管理工作當(dāng)中始終占據(jù)著主導(dǎo)位置，而計(jì)算機(jī)作為電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，在檔案歸檔、立卷、查詢、保管等方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大檔案信息系統(tǒng)的硬件投入力度，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備等。另外，為了培養(yǎng)管理人員的信息意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，單位可以不定期開展檔案管理工作崗位的技能競賽以及信息系統(tǒng)的應(yīng)用操作大賽，通過這種方法，讓更多的管理干部熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作方法與技巧。比如在應(yīng)用操作大賽中，可以將“檔案查詢與搜索引擎服務(wù)”作為考題，讓管理人員親自傳授正確的上機(jī)操作方法，保證單位內(nèi)部人人會(huì)操作、人人懂方法，為推進(jìn)單位檔案信息化管理進(jìn)程做好鋪墊，打好基礎(chǔ)[2]。

（四）完善培訓(xùn)體系，樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

為了與時(shí)代發(fā)展相同步，使檔案管理工作逐步向規(guī)范化、信息化、科學(xué)化方向邁進(jìn)，事業(yè)單位的人事部門根據(jù)檔案管理員的崗位職責(zé)與主要工作內(nèi)容，制訂科學(xué)合理的內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)劃，每年至少開展一次集中培訓(xùn)，并將管理人員的綜合素養(yǎng)與執(zhí)業(yè)能力等內(nèi)容納入到培訓(xùn)計(jì)劃當(dāng)中。也可以邀請(qǐng)檔案管理的專業(yè)人士，為檔案管理員提供遠(yuǎn)程線上教學(xué)的機(jī)會(huì)，不斷充實(shí)管理人員的管理知識(shí)體系。此外，為了驗(yàn)證培訓(xùn)效果，事業(yè)單位的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理員進(jìn)行崗位技能考核、管理技能考核，比如檔案分類是否明確、檔案借閱手續(xù)是否齊全、信息系統(tǒng)操作流程是否清晰、檔案保管工作是否到位等。通過考核，對(duì)成績不合格的管理人員根據(jù)單位內(nèi)部的獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，使管理人員能夠樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)與執(zhí)業(yè)危機(jī)感，進(jìn)而開辟事業(yè)單位檔案管理工作的嶄新格局。

三、結(jié)束語：

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)持續(xù)性的基礎(chǔ)工作，它貫穿于事業(yè)單位各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，因此，單位主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，正確引導(dǎo)檔案管理員樹立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、保密意識(shí)，積極借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化管理流程，夯實(shí)檔案管理工作根基，以促進(jìn)檔案管理績效的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]張莉.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2020（8）：117.

[2]王金亮.如何做好事業(yè)單位檔案管理[J].科技風(fēng)，2020 （9）：199.