法院訴訟檔案數(shù)字化項(xiàng)目中監(jiān)理服務(wù)的作用

■ 魏會(huì)玲

關(guān)鍵字：法院 訴訟檔案 數(shù)字化 監(jiān)理作用

法院訴訟檔案作為國(guó)家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判執(zhí)行活動(dòng)的真實(shí)、客觀記錄，是法院做好各項(xiàng)工作的必要基礎(chǔ)。由于近年來(lái)法院受理案件的數(shù)量不斷增加，訴訟檔案的數(shù)量也在不斷增長(zhǎng)，卷宗的利用率也在不斷提高，這樣也對(duì)訴訟檔案的管理工作提出了更高的要求。在當(dāng)前檔案建設(shè)數(shù)字化的大背景下，法院訴訟檔案的數(shù)字化也成為法院檔案工作的必然趨勢(shì)。

檔案數(shù)字化監(jiān)理是受檔案部門委托，具有相關(guān)資質(zhì)、獨(dú)立的第三方機(jī)構(gòu)，其對(duì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程進(jìn)行專業(yè)化監(jiān)督、檢查、控制和評(píng)價(jià)等相關(guān)服務(wù)[1]。為保證訴訟檔案掃描的成效，山東省淄博市中級(jí)人民法院于2017年分包招標(biāo)采購(gòu)了數(shù)字化加工服務(wù)和監(jiān)理服務(wù)項(xiàng)目，成功引入監(jiān)理服務(wù)，最終歷時(shí)10個(gè)月順利完成146710卷，8716246頁(yè)（1948—2011年）庫(kù)存卷宗的數(shù)字化任務(wù)，隨著法院訴訟檔案數(shù)字化的持續(xù)推進(jìn)，數(shù)字化加工流程、制度規(guī)范、運(yùn)行模式等都日漸完善，監(jiān)理公司在數(shù)字化過(guò)程中所起的重要作用也日漸明顯。

一、利用專業(yè)優(yōu)勢(shì)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，把好審核關(guān)

大多數(shù)法院檔案部門人員之前沒(méi)有接觸過(guò)專業(yè)的數(shù)字化工作，對(duì)具體要求了解得比較抽象，缺少實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。委托的監(jiān)理公司利用其豐富的檔案數(shù)字化作業(yè)經(jīng)驗(yàn)和一定的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，在熟悉委托方項(xiàng)目實(shí)施合同的前提下，對(duì)施工方的工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、加工流程方案、實(shí)施方案、進(jìn)度計(jì)劃、軟硬件設(shè)備、質(zhì)量保障措施、安全保密措施等進(jìn)行仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍恕＠纾綎|省淄博市中級(jí)人民法院數(shù)字化監(jiān)理項(xiàng)目中要求對(duì)人員配備情況和加工場(chǎng)所的改造審核如下：

內(nèi)容 要求人員配備需固定一名項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和加工軟件系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)人員項(xiàng)目配置人員均須為加工方單位員工，其中有三年以上類似工作經(jīng)驗(yàn)者不低于本項(xiàng)目配置人員的25%，項(xiàng)目工作人員需具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案整理操作能力和檔案數(shù)字化加工的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)加工場(chǎng)所加工方須在現(xiàn)場(chǎng)配置監(jiān)控系統(tǒng)，安裝攝像頭，配置監(jiān)控服務(wù)器，監(jiān)控設(shè)備數(shù)量和位置確保工作現(xiàn)場(chǎng)無(wú)死角符合“防盜、防火、防塵、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染”等安全管理要求

監(jiān)理公司檢查施工方制度措施的合理性和可操作性，對(duì)工作流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化和規(guī)范，將不符合要求的部分客觀、及時(shí)、有效地提出建議和解決方案，并反饋給施工方進(jìn)行整改，督促施工方健全、完善相關(guān)制度措施，確保數(shù)字化工作的順利實(shí)施。

二、保證全時(shí)段、全方位的跟進(jìn)，把好監(jiān)督管理關(guān)

法院訴訟檔案數(shù)字化項(xiàng)目工作量大、加工周期長(zhǎng)，加之檔案本身都是孤本，具有不可再生性的特點(diǎn)，所以對(duì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的總體管理提出了較高要求。而法院檔案部門本身普遍存在工作人員不足的問(wèn)題，由于內(nèi)部庭室每月歸檔卷宗數(shù)量多，檔案工作人員需對(duì)新歸檔的卷宗進(jìn)行一系列的交接、登記、錄入、檢查、蓋章、入庫(kù)、上架等瑣碎工作，對(duì)外借閱利用率又高，根本無(wú)法抽出足夠的人手監(jiān)督所委托的數(shù)字化公司，第三方監(jiān)理公司可以協(xié)助檔案管理部門全時(shí)段、全方位的監(jiān)督管理數(shù)字化公司。

監(jiān)理方的監(jiān)督管理強(qiáng)度決定著檔案數(shù)字化項(xiàng)目的總體水平。在數(shù)字化實(shí)踐中，由于缺少控制，造成質(zhì)量不佳的案例比比皆是[2]。法院檔案數(shù)字化工作量大，以淄博市中級(jí)人民法院數(shù)字化加工項(xiàng)目為例，需要完成146710 卷，8716246頁(yè)（1948—2011年）庫(kù)存卷宗的數(shù)字化任務(wù)，按照每天每人掃描數(shù)量平均2500頁(yè)計(jì)算，如果掃描時(shí)間定為6個(gè)月，則至少需要掃描人員20人，再加上檔案前處理、拆卷、裝訂、檢查、著錄等流程中的人員，一個(gè)項(xiàng)目需要約35人左右參與，人員相對(duì)較多，所以加工現(xiàn)場(chǎng)的管理就變得尤為重要。監(jiān)理公司以不少于數(shù)字化加工公司30%的人員比例，保證了每個(gè)環(huán)節(jié)都有人員監(jiān)督，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、定期和不定期巡檢的方式對(duì)場(chǎng)所、人員、設(shè)備等方面進(jìn)行監(jiān)督管理，確保檔案數(shù)字化工作所有環(huán)節(jié)的良好、順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)

在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于加工人員素質(zhì)局限，流動(dòng)性強(qiáng)、培訓(xùn)不到位、管理不嚴(yán)格等因素會(huì)造成項(xiàng)目質(zhì)量得不到保障。檔案數(shù)字化的質(zhì)量直接影響著提供利用的效果,確保質(zhì)量是監(jiān)理工作的根本。檔案數(shù)字化工作是一個(gè)系統(tǒng)的工程，環(huán)節(jié)工序多，淄博中院數(shù)字化工作由卷宗下架、核對(duì)、前處理、拆卷、出庫(kù)、運(yùn)輸、著錄、校對(duì)、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、備份、掛接、裝訂、入庫(kù)、上架16個(gè)環(huán)節(jié)組成，每個(gè)環(huán)節(jié)又由多個(gè)工序組成。這就決定了檔案數(shù)字化工作的誤差源多，如果缺少監(jiān)理公司的控制，每一個(gè)工序都可能由于人員問(wèn)題、設(shè)備問(wèn)題、方法問(wèn)題影響檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，導(dǎo)致返工[3]。如果返工不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，還存在對(duì)紙質(zhì)卷宗造成二次損壞的可能性。

監(jiān)理方對(duì)照委托方每個(gè)環(huán)節(jié)中的具體標(biāo)準(zhǔn)要求，根據(jù)每個(gè)環(huán)節(jié)的不同特點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施與手段，環(huán)環(huán)緊扣，條條落實(shí)，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)檢的主要做法有：在一批次檔案掃描處理完成后，監(jiān)理人員對(duì)照紙質(zhì)卷宗采取100%的檢查，逐卷逐頁(yè)核對(duì)登記，分析數(shù)字化掃描的質(zhì)量情況，對(duì)數(shù)字化掃描加工過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)向委托方報(bào)送處理方案，并督促施工方即時(shí)整改；掃描完成經(jīng)質(zhì)檢合格后實(shí)行批量掛接，掛接完成后，監(jiān)理公司仍采取100%質(zhì)檢的方式，對(duì)掛接的準(zhǔn)確性和有無(wú)漏掛情況進(jìn)行檢查。數(shù)據(jù)驗(yàn)收通過(guò)后，監(jiān)理人員填寫(xiě)《檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表》，經(jīng)雙方簽字后，報(bào)委托方審核。

四、確保檔案實(shí)體與信息安全，把好保密關(guān)

保證檔案實(shí)體和信息的安全是檔案數(shù)字化工作最基本的要求，如果失于防范，數(shù)字化的整體工作無(wú)疑本末倒置，全盤崩潰。法院在審理、執(zhí)行的每個(gè)案件中形成的訴訟文書(shū)材料，大部分都是第一手的，而且往往只有一份，都是不可替代的，還有部分卷宗涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和可能造成不良社會(huì)影響后果的，機(jī)密性較強(qiáng)，也應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，不宜對(duì)外公開(kāi)，如果在數(shù)字化過(guò)程中管理不善出現(xiàn)泄漏，損毀或發(fā)生丟失，就會(huì)給以后的利用工作造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。所以說(shuō)，在訴訟檔案數(shù)字化加工過(guò)程中安全管理是重中之重。

監(jiān)理公司在施工前對(duì)數(shù)字化加工方的安全管理體系的建設(shè)和制度的訂立進(jìn)行了審核把關(guān)，在具體實(shí)施中再對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)檢查：一是對(duì)紙質(zhì)卷宗的安全保護(hù)，采取分批調(diào)檔的方式，逐冊(cè)對(duì)卷宗進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，加工和質(zhì)檢過(guò)程中流程單與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)，拆卷時(shí)盡可能地保持檔案原貌，專人專柜保管，加工完畢及時(shí)入庫(kù)；二是工作人員必須通過(guò)政審面試、操作考試合格，簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)防火安全和保密教育；三是對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)按環(huán)節(jié)劃分好區(qū)域，工作人員出入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行登記，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員入內(nèi)，現(xiàn)場(chǎng)門口設(shè)置員工儲(chǔ)物柜，所有物不得帶入加工現(xiàn)場(chǎng)；四是對(duì)設(shè)備和數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保密檢查，重點(diǎn)監(jiān)督設(shè)備網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、監(jiān)控設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)的安全管理。

五、適時(shí)總結(jié)調(diào)度施工情況，做好溝通協(xié)調(diào)工作

檔案數(shù)字化監(jiān)理服務(wù)是施工方與委托方的橋梁，協(xié)調(diào)兩者的關(guān)系也是監(jiān)理方專業(yè)化服務(wù)的重要內(nèi)容[4]。一個(gè)好的監(jiān)理公司對(duì)協(xié)調(diào)委托方和施工方兩方的關(guān)系，促進(jìn)三方的工作密切配合，有著積極的作用。數(shù)字化加工流程較多，加工質(zhì)量、安全要求、進(jìn)度等諸多問(wèn)題亟待監(jiān)理公司協(xié)調(diào)處理，監(jiān)理公司在熟悉項(xiàng)目合同中的工作內(nèi)容、操作流程和施工進(jìn)度條款后，全方位監(jiān)督管理數(shù)字化實(shí)施過(guò)程和計(jì)劃的執(zhí)行情況，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督情況隨時(shí)記錄，規(guī)范整理各環(huán)節(jié)的文檔資料，及時(shí)向委托方匯報(bào)溝通。

為及時(shí)掌握檔案數(shù)字化開(kāi)展、進(jìn)展的情況，淄博中院檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)行每周例會(huì)和專題例會(huì)制度，每周一上午十點(diǎn)召開(kāi)委托方、施工方和監(jiān)理方三方會(huì)議，周例會(huì)的主要內(nèi)容主要有兩部分：一是調(diào)度項(xiàng)目進(jìn)展情況，監(jiān)理方根據(jù)項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃、季進(jìn)度計(jì)劃和月進(jìn)度計(jì)劃情況，對(duì)實(shí)際完成量與計(jì)劃完成量進(jìn)行比較、分析，當(dāng)實(shí)際進(jìn)度符合計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，施工方編制下一周進(jìn)度計(jì)劃，當(dāng)實(shí)際進(jìn)度滯后于計(jì)劃任務(wù)時(shí)，施工方匯報(bào)原因和處理方法，監(jiān)理方監(jiān)督實(shí)施；二是檢查數(shù)字化工作在管理、質(zhì)量、技術(shù)方面存在的問(wèn)題，及時(shí)總結(jié)上次例會(huì)決定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完成事項(xiàng)的原因，檢查數(shù)字化質(zhì)量和技術(shù)方面存在的問(wèn)題，明確改進(jìn)措施，提出下一周進(jìn)度目標(biāo)和落實(shí)措施。另外，監(jiān)理方根據(jù)需要及時(shí)組織專題會(huì)議，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化過(guò)程中的各種專項(xiàng)問(wèn)題。

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)量大周期長(zhǎng)的復(fù)雜工程，僅僅依靠檔案管理人員，是很難妥善完成項(xiàng)目安全監(jiān)管、數(shù)據(jù)驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)的[5]。監(jiān)理公司介入后，嚴(yán)格制度把關(guān)、全程有效監(jiān)控、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、防止操作失誤、杜絕安全隱患、嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，能從全局上把控，充分考慮法院訴訟檔案的特點(diǎn)、工期、人力、設(shè)備等多方面因素，為整個(gè)項(xiàng)目的順利完成做出保障。