淺議公立醫院采購內部控制制度建設

徐凌

[摘? ? 要] 為確保經濟活動合法合規，控制業務風險和經營風險，提高醫院運營效率，公立醫院應按照建立現代醫院管理制度和行政事業單位內部控制的要求，加強采購內部控制制度建設，通過開展規范、高效的采購活動，采購到符合需求、性價比高的貨物與服務，獲得水平高、能力強、服務優的供應商。文章從內部控制建設的角度，對醫院采購管理工作提出建議。

[關鍵詞] 公立醫院;內部控制;采購管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 15. 017

[中圖分類號] R197.32? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2020）15- 0038- 03

0? ? ? 前? ? 言

面對日益復雜的市場環境、日新月異的技術發展和不斷完善的監管環境，一旦醫院采購活動內部控制制度設計不合理、執行不規范，不僅會導致采購成本上升，而且容易引發違紀違規違法行為。為確保經濟活動合法合規，控制業務風險和經營風險，提高醫院運營效率，公立醫院應按照建立現代醫院管理制度和行政事業單位內部控制的要求，加強采購內部控制制度建設，通過開展規范、高效的采購活動，采購到符合需求、性價比高的貨物、服務，獲得水平高、能力強、服務優的供應商。由于藥品、醫用耗材通常納入地區集中采購管理，與一般貨物、服務采購方式不同，本文僅討論公立醫院除藥品、醫用耗材之外的采購項目的內部控制。

1? ? ? 當前醫院采購活動存在的主要問題

1.1? ?采購管理體系不健全

醫院采購范圍包括醫院設備、信息、低值易耗品、物業服務、零星維修、基本建設等方面，是保障醫院安全有序運行的基礎。而醫院采購權限往往分散在藥學、醫學工程、總務后勤、基本建設、信息等管理部門，管理部門既當“裁判員”，又當“運動員”，難以實現不相容崗位相分離。

1.2? ?采購管理預期不合理

一方面，需求部門對采購事項希望盡快到位、產生效益，而規范的采購程序需要一定的工作周期，往往達不到效率要求，因此對采購時間多有詬病;另一方面，采購部門對價格因素關注過多，低價成為采購決策的首要選擇，忽視采購需求對應的品質要求，看似節約成本，實則可能無法滿足工作需要，反而影響業務開展。

1.3? ?采購事項決策不科學

以設備采購為例，在事前需求提請和設備論證中，臨床科室往往站在科室角度，側重短期效益多，著眼長遠規劃少，有的設備檔次定位不準，有的新技術應用尚未成熟就匆忙上馬，由于專業較復雜，管理部門無法面面俱到，論證不充分，參數編制不合理，決策的科學性不高，影響采購進度和采購效果。

1.4? ?采購程序不規范

由于采購專業化程度較高，臨床科室和管理部門難以對采購需求進行規范描述，往往選擇較熟悉的供應商代為編制采購需求計劃，為采購需求出現傾向性埋下隱患。

采購代理機構出于經濟利益考慮，在招標文件制作中往往摻雜采購人或其他利益因素，采購文件制作不規范，供應商資質審核不嚴，采購過程執行不力，采購檔案制作不善，引發質疑、投訴。

采購方式選用不當，未合理選擇采購方式，也是造成采購效率低下的原因之一。

1.5? ?采購專業化程度不高

由于采購類別多，采購人員很難全面掌握采購項目的市場動態、價格信息等要素。

對內部各部門采購項目管理、財務管理、運行管理的要求不高，往往就采購而采購，缺乏采購實施與采購后運行管理相結合的系統思維，造成采購后運行管理中的困難。例如：在食堂食材采購中，對食材價格結算標準是按照市場采集價還是固定價格確定，取決于食堂運行管理要求，在采購需求文件中應與結算方案一并考慮后予以明確。

1.6? ?采購監管不到位

對采購代理機構的監管不到位，由于代理機構準入門檻降低，醫院對代理機構專業化程度缺乏事前考核。

對供應商監管不到位，由于采購人、采購代理機構不得將供應商的注冊資本、資產總額、營業收入、從業人員、利潤、納稅額等規模條件作為資格要求或者評審因素，對投標人實行差別待遇或者歧視待遇[1]，供應商準入門檻降低，供應商服務能力、信譽等評判難度加大。

1.7? ?采購信息化建設滯后

由于采購涉及范圍廣、參與科室多、需求沖突多，在信息系統建設中主要考慮采購流程設計，與其他管理系統整合較少，難以有效利用其他系統數據。

2? ? ? 醫院采購內部控制制度建設

單位內部控制的目標主要包括：合理保證單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果[2]。作為內部控制的重要組成部分，采購管理的目標與醫院內部控制目標一致。

2.1? ?設立集中統一的采購機構

在醫院成立采購工作領導小組，由院領導、部門負責人作為成員，負責統一領導和管理醫院采購工作，確保醫院采購工作遵守國家法律、法規，遵循公開透明、公平競爭、公正原則和誠實信用原則。

設立采購管理辦公室，將原由各部門分散管理的采購權限，集中統一至采購管理辦公室，負責醫院采購執行以及日常組織協調工作。

原分散采購部門改為采購歸口管理部門，負責采購項目的立項論證、預算審核、技術標準確定、技術性文件和合同擬訂等工作，實現采購環節不相容崗位相互分離。

財務、審計和監察部門組成監督部門，負責對采購全過程進行監督，包括預算編制、內部審計、調查處理、參與驗收等。

設置集中采購機構，有利于實現管采分離、相互監督，有效防止舞弊行為，防范廉政風險;有利于明確科室職責，有效提升采購質量和采購效率，降低采購風險;有利于將分散的采購權力進行整合，形成采購合力，統一采購制度和流程，加強風險管控，節約采購成本;有利于建立一支熟悉法律知識、業務知識和采購規律的專業化采購招標隊伍。

2.2? ?制定統一規范的采購制度

結合《政府采購法》《招標投標法》以及地方政府、行業部門相關采購招標目錄和限額標準，制定符合醫院實際的采購管理制度，做到“應采盡采”“凡進必采”。

為提高采購效率，應在合規的前提下，實行授權審批制，將醫院采購權限合理劃分。對年度預算金額較低的項目，由歸口管理部門內部議價，確定供應商;對金額超過地方或行業部門標準的，由集中采購機構組織采購;對介于兩者之間的，由醫院自行采購或委托招標代理機構采購。

2.3? ?完善采購預算編制方法

加強采購預算和計劃管理，提高編報與執行采購預算、實施計劃的系統性、準確性、及時性和嚴肅性[3]，集中匯總采購，壓縮采購批次，降低采購成本。

各采購歸口部門根據醫院年度預算（含年初預算安排、年度預算追加、調整）計劃批復的采購預算，組織采購申請部門做好采購執行工作。未納入年度采購預算的采購項目原則上不予受理。

加強對采購結果的績效評價，有利于分析采購中存在不足之處，提出改進建議及措施，不斷完善采購工作，提高采購水平。

2.4? ?嚴格執行規范的采購程序

采購歸口部門負責準備招標文件，采購管理辦公室負責招標文件的復核，重點審核采購文件是否存在以下問題：以特有企業資質、技術商務條款或專業授權證明作為投標適合條件;指定品牌或供應商;以單一品牌產品特有的技術指標或專有技術作為重要的技術要求;不利于公平競爭的區域限制或者行業限制等。

建立采購代理機構遴選制度。對具備相應資質的采購代理機構采取抽簽或其他方式進行遴選，避免長期指定某家采購代理機構代理采購，也有利于采購代理機構開展專業服務競爭。

選擇合適的采購方式。按照采購資金性質、類別和預算金額，針對不同項目選擇不同方式，提高采購效率。

2.5? ?加強專業化采購隊伍建設

通過查詢資產管理系統數據、委托第三方開展市場價格采集、行業協會發布報告、政策文件、同行交流等形式，分項目類別建立健全項目信息庫。

完善集中采購部門采購人員與需求和管理部門的“業采融合”，即臨床科室、職能部門了解采購的有關基本要求、基礎規則，采購人員了解臨床科室、職能部門對采購項目的管理要求，將其納入采購文件中，在采購同時確定后續管理方式，保證采購結果可使用，提高管理效率，降低管理風險。

以醫院常見的總務服務采購為例，在日常維修服務采購時，常以服務清單作為需求，但由于難以涵蓋全部服務，可考慮按照“服務清單+工時”的方式報價，便于清單外項目管理。

加強采購人員專業培訓，培養專業采購人才，提高對采購過程的管控能力，通過采購發現合格供應商。

2.6? ?完善采購招標監管制度

完善采購代理機構評價制度。從采購文件質量、組織管理、檔案制作、響應時間、質疑投訴等維度進行綜合評分，對綜合評分靠后的機構予以暫停乃至除名。

完善經濟合同管理制度。與供應商在規定時限內按照采購文件主要條款簽訂經濟合同。對超期簽訂的合同，應嚴格審核合同事項是否與采購文件一致。

完善采購項目驗收制度。驗收人員對中標或者成交供應商提供的貨物、工程或服務按照采購文件、投標文件、采購合同進行核對、驗查，并在驗收報告上簽署驗收意見。對未能通過驗收的，按合同約定及相關規定處理。

完善供應商評價制度。與供應商簽訂廉政風險承諾書，建立供應商“黑名單”制，對在采購、合同履行等過程中，存在惡意競爭、低價沖標，提供虛假文件等資料，或采用勾結、賄賂工作人員等不法手段侵害醫院權益的，納入“黑名單”管理，及時依法解除合同，不再合作。

完善內部審計制度。以風險為導向、以控制為主線、以增值為目標，對采購事項內部控制制度的設計和運行情況進行審查和評價，監督采購流程與結果。

2.7? ?建設采購招標信息系統

將采購招標功能嵌入HRP系統中，并與預算管理、供應商管理、庫存物資管理、合同管理、往來管理等模塊進行關聯，及時掌握采購進度，建立供應商信息數據庫，強化供應商管理。

3? ? ? 結? ? 語

醫院采購是醫院的一項重要經濟活動，管理風險與廉政風險較高，易引發不良事件，影響醫院經營和安全。醫院應建立健全醫院采購內部控制制度，嚴格保障制度有效執行，保障采購規范化、專業化管理，確保醫院采購目標的實現。

主要參考文獻

[1]財政部.政府采購貨物和服務招標投標管理辦法[S].2004.

[2]財政部.行政事業單位內部控制規范（試行）[S].2014.

[3]財政部.財政部關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見[Z].2016.