大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理研究

夏玉梅

摘 要：隨著互聯網信息技術的迅猛發展，信息化程度的不斷加深，大數據時代到來已經成為一種不可阻擋的趨勢。大數據主要是指對一種或者多種事物的全部信息展開專業性的數據統計，同時將這些數據給保存下來，這樣人們不但能夠非常容易得到想要的大數據信息，并且獲得信息的成本費用也進一步降低，所以大數據信息技術受到了社會的認可。事業單位電子檔案的管理對于單位員工的發展有著非常關鍵的作用，本文通過對大數據背景下的事業單位電子檔案信息管理發展的實際情況的剖析，進一步發展其中存在的問題，同時針對這些問題提出了有效的解決對策。

關鍵詞：大數據;事業單位;電子檔案信息化管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）10-0085-02

1 數據背景下事業單位電子檔案信息化管理現狀

事業單位主要是指由我國政府直接性進行領導管理的單位，這些單位的人事命令跟一般企業的人事命令有著明顯的差異，他們的流程更加嚴格，尤其對于人員的檔案重視程度越來越高。并且，各個事業單位彼此還構建了局域網，大大加深了各個部門之間的溝通與合作，使得事業單位的工作質量得到很大的提高。目前階段，盡管事業單位檔案管理部門當前階段已經應用一些檔案信息處理技術，相關的大數據信息設備已經初步具備，并且能夠實現初級的信息共享以及信息管理[1]。不過，目前國內事業單位的電子檔案信息化管理并沒有滿足當前單位實際發展的需要，管理方面也存在著一些問題，比如信息整合的效果比較差等等。想要做好單位內部員工的檔案管理工作，一定要充分利用大數據等信息化技術，重視電子檔案的信息化建設工作，確保該工作有一定的技術支撐。對于一些人員復雜的單位，難以進行跟蹤管理，因此可以考慮收取一定的檔案資料保證金。在項目動工前，單位向政府部門繳納保證金，并開具收款單，直到項目完工后，單位向部門提交完整的檔案資料，并且經過部門核查正確無誤之后，才可以退回保證金。在進行存檔時，最好是紙質版和電子版同時收取，對于涉及項目中的施工圖紙，不僅要收曬制的圖紙，還要征收高清的掃描電子版文件。為了避免電子版數據被改動，可以將圖片文件轉換成PDF文件進行保存。為了能夠更真實安全地保護檔案數據安全，應當在管理觀念上做出改變。在檔案數據采集階段，就必須做到真實可靠，不允許絲毫誤差，在條件允許的狀況下，多次采集，選取最優數據進行保存[2]。

2 事業單位電子檔案信息化管理中存在的問題

由于互聯網、大數據等技術的優化，事業單位的電子檔案信息化管理工作盡管也取得了一定的發展，不過因為發展的時間還不是很長，在發展的過程當中還是存在著問題，主要表現在以下幾個方面：

2.1 事業單位領導對電子檔案信息化管理缺乏重視

盡管國內事業單位電子檔案信息化管理獲得了不小的發展，不過在發展過程當中，還是出現了一些阻礙，主要是因為事業單位領導對電子檔案信息化管理缺乏一定的重視，認為其無關緊要。大多數事業單位領導都認為檔案管理只是一項簡單的工作，就是對職工的檔案進行保存，所以在平常的工作當中，對檔案管理人員的培訓工作自然也沒有做到位，這就造成檔案的管理僅僅只是單一的文字輸入和保存，并沒有將職工檔案的作用充分發揮出來。再加上因為領導對該工作的不重視，使得職工在執行電子檔案信息化管理工作當中，無法順利進行現代化，不管是資金的支持還是人員的支持都有所欠缺，這樣就沒有辦法跟上大數據時代的發展步伐[3]。

2.2 事業單位電子檔案信息化管理缺乏統籌規劃

因為事業單位跟一般企業不一樣，是由我國的政府進行直接性的管理，因此這些職工在工作當中不會出現因為市場不景氣等原因造成的失業。再加上這種事業單位本身的獎懲機制并沒有健全，這就造成職工在工作當中，會逐漸形成一種安于現狀、懶散的思想，這就會對單位的發展造成很大的阻礙[4]。之所以說事業單位電子檔案信息化管理缺乏統籌規劃，主要是表現在以下三個方面：第一，因為在事業單位當中工作，就相當于“鐵飯碗”，并不會有業績的壓力，他們的壓力往往是源自于上級領導，這就造成他們在進行工作的時候，責任心相對缺失，對于工作的態度并不積極。負責電子檔案的管理職工，也會安于現狀，缺少大數據背景下先進的檔案管理理念，也不求創新發展;第二，因為事業單位本身對檔案管理工作缺乏一定的重視，這就造成他們在對外招聘的時候，并不會選擇去花費精力聘請專業的電子檔案管理人才，人才支持不足;最后，當前階段事業單位中的電子檔案信息化管理缺乏專業性，檔案管理職員在進行管理的時候，檔案管理的效率沒有辦法得到顯著性的提升，發展比較滯后。

2.3 檔案管理職工缺乏專業素質

對于事業單位的電子檔案信息管理工作來講，想要提高工作效率，使得管理工作進一步優化，就一定需要專業的管理人才。從當前的事業管理職工情況來講，大多數失業單位檔案管理員工的素質并不是特別的高。一部分是快要退休的職工，被分配到了檔案崗位上，還有一部分職工本身的素質難以勝任事業單位的其他崗位，因此他們被安排到了該崗位上，主要的職責就是將紙質數據通過人工操作全部輸入到計算機當中，進行電子化的保存。隨著社會信息化的發展，電子檔案管理工作的發展要求也進一步的提高，因此事業單位領導一定要重視提高檔案管理人員的專業素質，這樣才能夠推動檔案管理的現代化發展。

2.4 檔案信息知識庫不健全

大數據背景下的電子檔案信息化管理工作，不但打破了原來傳統的紙質檔案保存和管理，并且對檔案的管理也逐漸體系化。原來單一的檔案錄入已經難以滿足當前階段檔案管理的需求，還需要構建系統的檔案信息知識庫，這樣需在查找職員檔案數據的時候，才能夠迅速找到，并且還能夠對各個職員的檔案進行歸類管理。不過，當前階段國內事業單位的檔案信息庫數據并沒有完全建立起來，缺失很多數據，因此沒有辦法進行很好檔案管理工作，在需要相關數據的時候，沒有辦法及時獲取[5]。

3 提升事業單位電子檔案管理信息化建設的對策

3.1 提高事業單位領導的電子檔案信息化意識

在事業單位當中，單位領導擁有絕對的單位控制權跟決定權，因此想要提升事業單位電子檔案管理的信息化建設，事業單位領導人一定要改變傳統的檔案管理觀念，認識信息化管理的重要性，懂得信息化管理能夠為單位的發展帶來巨大的推力。這樣才能夠讓下屬職員也能夠建立相應的電子檔案信息化管理觀念[6]。同時在平常的工作當中，領導者也需要建立一定的考核獎懲機制，這樣才能夠激發職工對工作的熱情，更加重視信息化管理建設工作。

3.2 提高檔案管理相關科學文化知識，做好統籌規劃

事業單位檔案管理其實就是對知識資料的管理，由于事業單位隨著時代的發展，組織結構等也在不斷變化，相應的對職員檔案管理的標準也在提高。目前，事業單位對職員檔案的管理，不但需要檔案沒有缺失，同時檔案當中的信息也需要進行分門別類的歸納與管理。因此在進行檔案管理工作當中，一定要重視檔案管理的實質就是知識管理，隨著事業單位的不斷發展，其對檔案管理的要求也越來越嚴格。現階段，事業單位對檔案管理的要求不僅局限于確保檔案的完整性，更重要的是對其中所包含的信息進行管理。先進的科學文化知識的培養離不開單位和職工的共同努力，作為單位而言，需要為員工提供學習的機會，作為職工而言，需要在日常工作中多加學習，利用先進的科學文化知識來進行檔案管理工作[7]。

3.3 加強人才培養

事業單位想要做好檔案管理工作，就一定要有專業的人才支撐，加強電子檔案信息管理人才的培養。第一，利用內部競聘的方式，從單位內部選拔出一些責任心比較強，同時本身具備計算機專業技術能力的人才，專門負責檔案的管理。第二，在對外招聘的時候，對招聘人才的技術能力更加側重，招進來一些更加優秀的信息技術人員，并且在平常的工作當中還要重視員工的培訓，讓他們通過崗前培訓工作，可以更好地適應檔案管理的工作。也可以從外部邀請一些這方面的專業人員，為單位職工普及檔案管理走向電子信息化建設道路保駕護航。

4 加強檔案信息化建設，健全檔案信息知識庫

為了能夠健全檔案信息知識庫，就一定要把原來傳統的檔案管理跟知識融合在一塊，這樣就能夠更好地推動檔案的信息化建設工作。將原來紙質的檔案進行電子化的轉變，充實事業單位的檔案信息知識庫，并且還需要把單位原本的數據進行一定的整合，擴大信息數據的來源，這樣才能夠保證事業單位的檔案信息知識庫能夠逐漸建立起來。

5 結語

由于現代化科學技術的持續推進，國內各個行業領域都在逐漸信息化，在大數據背景之下，事業單位電子檔案信息化管理已經成為一種必然的發展趨勢。這種管理模式可以原來管理中存在的不足得到彌補，進一步提高檔案管理的工作效率和工作質量。對于當前事業單位的發展來說，事業單位電子檔案信息化管理是十分有必要的，是提升事業單位工作質量和效率的重要方式。電子檔案信息化管理能夠更加穩定和安全，是整個事業單位發展過程中的重點。因此，加強事業單位電子檔案信息化管理，靈活應用信息化管理模式，解決當前存在的問題，才能真正提高事業單位的工作質量，推動我國事業單位的發展。

參考文獻

[1] 劉洋.試析事業單位檔案管理信息化發展[J].黑龍江交通科技，2017，40（5）：212+214.

[2] 盧少華.事業單位檔案管理信息化建設與發展探討[J].湖北農機化，2019（13）：41.

[3] 薩日娜.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].中國保健營養，2019（6）：302.

[4] 陳冰源，史俊利.淺析基層事業單位檔案管理信息化實現探索[J].西部資源，2019（5）：194-195.

[5] 吳欣茵.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].卷宗，2019（1）：98.

[6] 王麗霞，蔣冰琦.事業單位檔案管理信息化建設的問題與優化措施[J].大眾投資指南，2019（17）：98.

[7] 蔣勝楠.信息化時代如何加強事業單位檔案管理[J].信息記錄材料，2019，20（6）：99-100.