新時期政府機關檔案管理工作實踐研究

秦衛東

摘 要：機關檔案管理工作是政府機關單位各項工作的重要基礎，機關檔案管理工作的有效開展可以提升政府機關單位各個部門工作的工作效率，因此，政府機關應該提升對于機關檔案管理工作的重視程度。在新時期的背景下，各項制度都開始改革創新，檔案管理工作也應該緊跟制度改革創新的潮流，這樣才能更加符合政府機關單位的要求，促進行政機關和事業單位的發展。

關鍵詞：新時期;政府機關;檔案管理工作

機關工作的重要組成內容就是檔案管理工作，檔案管理工作可以有效提升各級政府的工作效率，對于機關工作的連續性以及整體運轉水平具有重要作用，因此，政府機關單位應該十分注重檔案管理工作的規范化開展，檔案管理工作的規范性開展是政府機關單位工作的必要性條件。目前，我國政府機關單位逐漸提高了對于檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作在政府單位工作的效果也逐漸顯現，對于政府機關單位其他工作具有明顯的幫助，但是，隨著時代的發展，社會經濟的進步，檔案管理工作也應該結合實際情況進一步完善和優化，這樣才能符合時代發展的潮流。將機關檔案管理工作更好地運用到政府機關單位，充分發揮檔案管理工作在政府機關單位中的作用，有效提升政府機關單位工作的效率以及質量。

一、新時期機關檔案管理應提高管理人員的專業水平與專業素養

檔案管理人員對于我國政府機關單位檔案整理工作具有重要的作用。目前我國政府機關單位中的檔案管理工作取得了一定進步，但是在基層的工作單位中，大多數檔案管理人員都是非專業人員，缺乏相應的管理工作經驗。因此，檔案管理人員的專業水平還沒有完全達到政府機關單位要求，檔案管理人員的專業水平以及專業素養在一定程度上限制了政府機關檔案管理工作的有效開展。因此，為了可以更好地發揮檔案管理工作在政府機關單位中的作用，需要拓寬政府機關檔案管理人員的招聘途徑，適當地調整檔案管理人員的結構布局，招聘一些符合檔案管理人員要求的人才。政府機關在開展檔案管理人才招聘的過程中，對于檔案管理人員人才的人選拔任用應該進行多方式的篩選。另外，還要做好梯隊結構建設，一些新員工在入職以后對于檔案管理工作的運行方式以及運行狀況不太了解，對于檔案管理工作可能無從下手。這時應該安排一個經驗豐富的工作人員去帶領新員工去熟悉這一工作，帶領新員工逐漸熟悉檔案管理工作的流程，提升管理人員的工作效率，使管理隊伍更加的年輕化，為人才成長創造一個良好的工作環境。此外，政府機關還應該重視對新員工的培訓方式，提升培訓方式的多樣性，以及培訓內容的完整性。之前政府機關的新員工培訓和崗位培訓都采用講授和解答的方式進行，既缺乏溝通互動，又枯燥乏味。實際上完全可以針對不同工作方式選擇案例討論、情景模擬等多種方式開展培訓活動，既能調動員工參與的熱情，又提高了培訓效果。現行培訓項目的內容更新緩慢，缺少針對性和實用性，使得員工成長主要依靠自己的摸索，造成效率低下，新員工成為合格員工的磨合期過長。另外政府機關目前的培訓不僅著眼于員工的知識和基本崗位技能，還應對于員工的理念、態度以及行為進行培訓。

二、新時期機關檔案管理應構建檔案數據庫平臺

伴隨著大數據時代的到來，對于機關檔案數據庫平臺不僅帶來了機遇也帶來了挑戰，互聯網技術的應用逐漸提升了機關檔案工作的工作效率，而且提升了政府機關的檔案數據庫平臺完整性和精準性。數字信息技術是建設機關檔案數據庫平臺的必備條件，是推動檔案管理向現代信息化轉型的重要手段，數字信息技術不僅可以提升機關檔案管理水平還可以實現檔案資料數字化、信息傳遞網絡化和信息資源共享化。

在建設檔案信息數字化的過程中，將檔案中的信息化為可對計算機識別的二進制代碼，這樣就可以用音頻文件格式、視頻文件格式將這些數字代碼進行轉換。然后，數據庫就會接受這些經過轉換的數字信息，使其成為機讀形式的數據，在數據庫接受這些數據信息的時候，操作人員為了保證這些數據信息準確地被計算充分識別。應該在數據信息錄入到數據庫的過程中認真的校對和審核，這樣才能保證構建檔案數據庫平臺的規范性以及數據信息的準確性，有效提高機關單位工作人員的工作效率和工作質量。

三、新時期機關檔案管理應逐步建立科學化、規范化的管理制度

針對當前政府機關檔案管理存在的問題，如檔案管理保管不完全、數據存在不完整、檔案利用效率低等問題。因此，為了完善的檔案和管理制度，應該對政府機關檔案的管理實行統一標準化管理。在開展制定檔案管理制度的過程中，一定要確保檔案管理制度的完整性以及科學性，將檔案管理制度充分地落實在政府機關檔案管理工作的各個環節中，制定檔案管理制度應該結合檔案管理工作特點以及相關機關文檔管理標準，制定一系列的規章制度，利用檔案制度去約束檔案管理工作內容，實現檔案管理工作的標準化以及規范化。在政府機關單位中，不同部門具有不同的檔案類型，檔案管理人員在進行檔案管理工作中嚴格按照檔案管理制度將不同部門的不同檔案類型去歸檔，這樣才能保證檔案管理范圍以及工作流程都符合規范性要求，實現政府機關單位檔案管理數據平臺的可持續發展以及檔案案卷質量的提升。

四、結束語

政府機關工作的基礎以及機關各項工作開展的前提和保障就是檔案管理工作，因此，政府機關單位應該提升對于檔案管理工作的重視程度，這樣才能有效發揮檔案管理工作在政府機關工作中的優勢，促進政府機關單位的發展，提升政府機關工作的工作效率。在新時期的背景下，信息技術和計算機技術在人們日常生活中也得到了廣泛的應用，尤其是一些數據管理量較大的企業、機關、單位，我國已經進入信息時代，政府機關檔案管理工作應該不斷創新和完善，這樣才能推動政府機關單位的額可持續發展。

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