關于提高事業單位檔案管理工作效率

陳杰

摘 ?要：檔案管理效率高低將直接影響其他工作質量，但是隨著經濟的發展和事業單位規模的擴大，日常工作中所產生的檔案資料成倍增長，會檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對檔案管理重視度不高、人員管理能力不強、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問題日益顯露。基于此，以下對關于提高事業單位檔案管理工作效率進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作效率

引言

近年來，人們生活質量逐步提高，事業單位承擔了更多社會發展責任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學性，才能保證事業單位未來穩定和諧發展。事業單位要充分認識到檔案管理工作的意義，結合當前檔案管理過程中出現的問題，既要增加資金投入，完善各項基礎設施，也要引進人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。

1實施事業單位檔案管理的意義

社會主義新時期已經到來，各事業單位在此形勢下均面臨改革挑戰，傳統的檔案管理方式逐漸暴露弊端，不能有效促進其他工作順利進行，甚至為其他工作的進展帶來阻礙。信息技術的廣泛應用為事業單位各項工作帶來了新的機遇，檔案管理工作同樣如此。事業單位中，負責檔案管理的人員應順應時代發展需求，將信息技術充分應用于工作，利用大數據技術推進檔案管理工作的形勢創新和效率提升。事業單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內容，以此為例，若將現代大數據技術應用于檔案管理工作，則單位內部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學歷及特點，進而有效匯總事業單位內部人員檔案，更好實現人事任免考核或者晉升，也可科學解決員工的調動，福利以及工資的調整等問題。因此，事業單位檔案管理至關重要，提升檔案管理工作效率也具有極強的現實意義。不僅如此，傳統檔案管理模式下，人力對于紙質檔案的管理成為主要形式，而內容繁雜、工作量大使得人工較易出現差錯。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性。現代化管理模式的實現一方面可以讓使用者在最短時間內精準查找所需文檔，另外將紙質檔案進行數字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時間和地域束縛，在減少誤差的同時極大提升整體檔案利用效率。

2事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1組織管理方面

首先，單位檔案管理部門在進行檔案管理工作的過程中，崗位職責不明確，并且一些工作崗位職責不具體，沒有對檔案管理工作的具體內容進行明確。其次，檔案管理工作制度缺乏完善性，致使一些工作很難有效落實，主要表現在以下兩個方面：一是檔案基礎管理制度有待完善，沒有覆蓋到檔案工作收集、歸檔、保管等方面。二是雖然構建了檔案工作制度，但是與實際工作內容有較大偏差，在落實的過程中缺乏時效性。

2.2工作認識不到位，檔案管理理念落后

部分事業單位負責人對檔案管理工作缺乏足夠重視，檔案管理設施滯后、管理制度機制缺失，歸檔工作不規范，造成部分檔案缺失嚴重。同時導致檔案管理資金、人員投入力度不足，檔案工作設施老舊、管理手段落后，使檔案工作處在低層次徘徊。

2.3設備設施方面

隨著單位的不斷發展，檔案管理工作質量有不同程度的提高，而且資金投入有所增加，能夠有效完善安全防護設施，比如辦公設備、防爆燈以及防盜門等。但也有一些企業由于投入經費較少，導致必要的設備設施不完善，這對檔案工作質量的提高會產生不同程度的影響。因資金投入有限，會使庫房設施不完善，這就無法對檔案采用有效的“八防”措施，這將不利于檔案管理質量的提高。

3事業單位檔案規范化管理的措施

3.1轉變思想觀念，提高重視程度

要想保證事業單位檔案管理工作的順利開展，須保證檔案管理的規范化，檔案管理人員必須樹立新的理念，對各項檔案資料的價值有充分的認識，才能積極履行自身職責，保證檔案管理工作的規范開展。當前事業單位檔案管理工作量逐步增加，且工作內容與方式也有了很大轉變，若是仍然實施傳統手工管理檔案的模式，不僅工作效率不高，且難度也很大，需要主動引進國內外先進的檔案管理經驗，結合當前檔案管理工作中出現的不足與問題，盡快作出改進與調整。事業單位各級領導也要提高對檔案管理工作的重視程度，在人力、物力和財力上增加投入，并實施相應的政策，保證檔案管理工作能夠規范、有序開展。

3.2隊伍建設規范化

檔案規范化管理需要高素質管理人員具體實施，這就要求管理隊伍建設要走向規范化，注重專業技術、注重思想道德、注重職業品質。首先，吸引和選聘專業人員，提升管理隊伍的專業水平;其次，做好檔案管理專業化培訓計劃，對管理人員進行定期輪流培訓，使其掌握和應用信息管理系統，提升檔案規范化管理的能力和意識，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強橫向交流，吸收先進的檔案規范化管理方法和經驗，培養創新意識，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內容，從而保證檔案更好地服務于單位職能和業務發展。

3.3增加資金投入，完善基礎設施

長期以來，事業單位在檔案管理工作中主要為紙質文件，并通過人工方式對檔案進行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務。為了解決這個問題，事業單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設備配置齊全，讓檔案管理可以有效進行。同時，事業單位要加快信息化建設步伐，跟上時代發展的腳步，讓檔案管理的規范性與保密性得到提升，消除檔案管理過程中出現的各種風險。事業單位要大力建設檔案管理多媒體平臺，發揮多媒體網絡平臺的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數據信息，便于檔案管理人員輕松、高效開展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

3.4存檔保管規范化

首先，檔案保存要做好分類和密級，并進行規范化編號存放。在應用、回顧、調取、審核時，才能條理清晰，高效快捷。第二，對于保密性檔案，要嚴格遵守保密制度，按照保密要求實施保密保存，確保密級有效。同時，管理人員要增強責任心和職業素質，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規范化管理流程，運用信息化技術進行信息化管理。對檔案的管理全程進行監控錄像，確保檔案安全和管理的規范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發生。

3.5引入現代管理，提高檔案管理工作效率

互聯網、大數據、云共享等技術手段已經覆蓋到工作、生活的方方面面，因此各級事業單位要在確保檔案保密管理的基礎上，加大先進檔案管理手段的引進力度，利用先進計算機設備，實現多種檔案形式的有效收集、存儲和查閱，提高檔案管理的針對性、保密性、高效性。推進數字檔案館、智慧檔案館建設，結合智慧城市建設，加快館藏重要文書檔案數字化進程，完成存量數據上傳、掛接與存儲備份工作。

結束語

事業單位檔案管理工作量大而繁雜，只有牢固樹立科學化、規范化管理理念，不斷將檔案管理意識融入管理制度、隊伍建設、收集保管、設施系統建設等工作中去，并且持續不斷地推進檔案管理工作的改革與優化，才能夠真正實現檔案管理服務與利用的價值，進而提升事業單位的工作效率與工作質量，以其良好的信譽與工作狀態，博得社會各界的歡迎與好評。

參考文獻

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